Какво е ембаргово съобщение за пресата?

Да започнем с определението.

Някои прессъобщения се изпращат по-рано и се ембарговат. Що се отнася до съобщенията за пресата, ембарго означава споразумение между новинарския канал или членовете му и автора на съобщението за пресата или компанията, от която е новината, да не се публикува предварително изпратено съобщение за пресата.

Ембаргото върху прессъобщението е състояние, при което авторите на прессъобщения избират датата, на която да публикуват написаното от тях прессъобщение.

Пример за ембаргово съобщение за пресата би било копие на президентски речи, изпратено предварително на медиите, или продукти, дадени на представители на медиите за преглед преди датите на пускането им на пазара.
Услугите за писане на съобщения за пресата правят ембаргови съобщения за пресата само няколко пъти, защото ако винаги налагате ембарго на новината си, нейната привлекателност се влошава с течение на времето. Използвайте ембарго само когато имате нужда от него.

Както корабите чакат в пристанището, за да разтоварят товара си, така и ембарговите истории чакат на опашката, за да обявят новините си, когато ембаргото бъде вдигнато.

Джиджи Марино от Otter PR

Какво означава, когато съобщението за пресата е ембаргово?

Ако потърсите думата „ембарго“ в речника, ще видите, че тя означава „забрана“. Така че ембарго=забрана.

Ембаргото означава, че организацията, която е издала съобщението за пресата, не желае съдържащите се в него новини да бъдат публикувани до определена дата. Обикновено има маркетингови причини за ембаргото и за неговото времетраене. Това е често срещана практика в областта на връзките с обществеността.

Това означава, че информацията (PR съобщение, доклад, уведомление и т.н.) е била споделена с източниците, но те нямат право да я оповестяват до определена дата и час.

Какво означава „под ембарго“ в света на PR?

„Под ембарго“ означава, че вие и репортерът сте се договорили да не публикувате нова информация до определен момент. С това споразумение PR екипът и ръководството на компанията споделят предварително нова информация (като нов продукт, наемане на нов изпълнителен директор и т.н.), така че журналистът да има време да напише материала си без обичайното бързане и да може да бъде по-внимателен в репортажа си. Въпреки това, съгласието за ембарго не гарантира, че журналистът действително ще напише материал.

Съвети за писане на съобщения за пресата:

1. Избягвайте натрапчивия маркетингов език. Журналистите не го харесват.

2. Направете информативно заглавие на продукта.

3. Направете остро резюме, което да разказва за какво е полезен продуктът ви.

4. В основната част: опишете какво може да прави потребителят с вашия продукт и къде може да има предимства.

5. Опишете как потребителите могат да закупят вашия продукт и къде да получат повече информация

6. Разкажете нещо за себе си или за компанията си (основана на и кога, Цели и т.н.) в края на съобщението.

7. Не говорете прекалено много за цени и отстъпки.

8. Използвайте „Embargo“ в реда на темата, за да привлечете вниманието на репортера.

Как да напишем съобщение за пресата с ембарго?

Написвате го така, както бихте написали всяко друго съобщение за пресата, с изключение на това, че изписвате ясно отгоре датата/часа на ембаргото.

Не го изпращайте твърде дълго време предварително, но колко точно зависи от новината. Винаги предполагайте, че някой може да наруши ембаргото, затова не го изпращайте толкова рано, че това да доведе до проблеми.

Препоръчвам също така да обмислите добре необходимостта от ембарго. Имате ли нужда от него? Може би ще получите по-голямо покритие, като го изпратите по-късно. Не виждам много хора, които да го запазят за по-късно, освен ако не става въпрос за нещо разтърсващо.

Ембаргото е особено ценно, ако искате да дадете на изданието достатъчно време да подготви материал, преди да разкриете публично новината си. Повечето публикации обичат да разгласяват новините, така че с ембаргото предоставяте на изданията алтернативата да подготвят историята толкова бързо, колкото може да бъде публикувана.

Разбира се, бих искал отново да подчертая, че не всички автори спазват ембаргото. Трябва да се свържете с малцината, с които искате да работите, и да получите съгласие, преди да им изпратите информацията.

Намирам, че обсъждането с репортер за организиране на брифинг с компанията преди датата на пускане е полезно. След това изданието се изпраща с потвърждение за договореното време за ембарго, както и за времето на интервюто, кой от вашата компания ще участва в интервюто (по телефона или лично) и т.н.

Как да изпратим съобщение за пресата с наложено ембарго?

Проверете тази подробна инструкция за това как да изпратите ембаргово съобщение за пресата, предоставена от Саурав Ахуджа, специалист по маркетинг в ExcelTrick:

Надолу е представена идеална насока, за да разберете как да изпратите съобщение за пресата с ембарго. Трябва да следвате някои основни стъпки: 

Определете с кое лице искате да се свържете 

На първо място трябва да решите на кого желаете да изпратите ембарговото си съобщение за пресата.

Изберете медиите

В следващата стъпка изберете медийните канали, чрез които искате да изпращате прессъобщения в зависимост от вашата област. 

Съберете важната информация

На следващо място трябва да съберете цялата съществена информация, която е свързана с вашето ембаргово съобщение за пресата. 

Прецизирайте я

В следващата стъпка можете да въведете имейл или името на лицето, на което искате да изпратите съобщението си за пресата, за да го направите по-конкретно. 

Следете правилната структура на електронната поща

Много е важно да се съсредоточите върху точната структура на имейла, преди да изпратите ембарговото си съобщение за пресата. То трябва да включва 

• На каква позиция сте във вашата компания
• Вашите вещи

Щракнете върху опцията за изпращане

Накрая просто трябва да кликнете върху опцията за изпращане и това е всичко. 

Експерти по ПР за ембаргото върху съобщението за пресата

Матиас Родевич, основател и главен изпълнителен директор на PRLab, PR агенция, разположена в Амстердам.

Мечтата на всеки PR специалист е клиентът, когото представлява, да бъде представен в медия от първо ниво! Помислете за Forbes, Bloomberg, TechCrunch и др. Един от начините да си осигурите такъв тип отразяване е като подадете оферта единствено към мечтаното от вас издание, докато все още е под ембарго. Обичам да преследвам ексклузивност поне две седмици преди датата на вдигане на ембаргото.

Това ви дава достатъчно време за проследяване или за търсене на алтернативна ексклузивна възможност. При ексклузивна публикация обичам да предлагам на журналиста и възможност за интервю в допълнение към съобщението за пресата. Наскоро договорихме ексклузивност за един от нашите клиенти с TechCrunch, минути след публикуването – съобщението за пресата беше споделено над 135 пъти в новините!

Другият вариант е да изпратите съобщението за пресата до множество контакти поне 3 дни преди датата на вдигане на ембаргото. Това може да се направи чрез инструмент за връзки с обществеността, например Meltwater. Уверете се, че ясно е посочено нещо от рода на „Ембарго за публикуване до неделя, 7 октомври 2018 г., 14:00 ч., EDT“ – бъдете много конкретни с датите и часовете.

Джиджи Марино, Account Strategist в Otter PR:

„Ембаргото е временно задържане или престой. (Думата произхожда от испанската ембарго от XVII в., което се превежда като налагане на санкция на кораби в пристанището.)

Ембаргото представлява доверие между източника на новини и журналистите и най-често се използва при рецензирани научни списания, които обявяват революционни открития. Поставянето на ембарго върху новината гарантира, че значима новина ще бъде съобщена по едно и също време и че никой източник няма да почерпи друг.

За да наложите ембарго върху дадена новина, просто напишете Embargoed Until Date And Time (Ембарго до дата и час) в горната част на новината. Също така трябва да напишете EMBARGOED с големи букви в темата на съобщението.

Целта на ембаргото е да даде на журналистите достатъчно време да направят задълбочено проучване и да проведат интервюта за материал, който представя нова информация на света, като например даването на име на нов вид, откриването на черни дупки или наскоро разкритите снимки от телескопа Webb, показващи невиждани досега космически изображения.

Често вдигането на ембаргото съвпада с медийно събитие, на което се обявява новината. Журналистите, които присъстват на събитието, вече са имали време да си напишат домашното, тъй като са били запознати със съобщението за пресата, на което е наложено ембарго.

Особено в цифровата епоха, когато толкова много информация се разпространява свободно, спазването на ембаргото е свещен дълг на четвъртата власт.“

Ашли Уилис, вицепрезидент в FischTank PR

Стратегията за достигане на ембаргото има многобройни предимства за съобщенията на клиентите, а именно – предварителното уведомяване на журналистите, от което се нуждаят, за да прегледат новината, да проведат интервюта и да подготвят материал преди датата на официалното съобщение. Преди да изпратите прессъобщение с ембарго, най-добре е да започнете със съобщение на високо ниво, в което да подразним новината с няколко детайла на високо ниво и да помолим репортера да се съгласи с ембаргото. След като получат потвърждение, специалистите по връзки с обществеността могат да се чувстват уверени в разпространението на ембарговото съобщение. При всяко предварително разпространение на съобщението за пресата ембаргото трябва да бъде отбелязано в горната част на страницата, заедно с датата и часа на разпространението.

След като репортерът получи съобщението за пресата с наложено ембарго, започва истинската работа. Последващите действия за събиране на отзиви за новината и интерес към продължаване на историята са абсолютно необходими, за да се премине към отразяване на съобщението. През това време PR представителите могат да съберат информация от медиите, за да направят необходимите корекции в стратегията и съобщенията, за да осигурят успешен ден на обявяването.

Рон Болинг, директор „Акаунти“ в Jonathan Marder and Company:

Всеки път, когато изпращам съобщение с ембарго, използвам следните стъпки за начало.

Уверете се, че клиентът ви знае, че винаги има шанс журналистите да публикуват информацията преди датата на ембаргото. Винаги има малък риск, свързан с чувствителната към датата информация.

На първо място, обърнете се към журналисти, с които имате взаимоотношения и има вероятност да спазят ембаргото.

Нараствайте броя на контактите постепенно и в зависимост от получените приеми и откази. Винаги е рисковано да се разпростирате твърде рано, тъй като журналистите не са длъжни да спазват ембаргото, освен ако не е изрично договорено.

JJ Lee, изпълнителен директор „Дигитални връзки с обществеността“ в Digital Funnel

Най-добрият съвет за изпращане на съобщение за пресата с ембарго е просто да избягвате да изпращате съобщението твърде рано, особено когато става въпрос за много, много големи съобщения, освен ако всичко не е абсолютно потвърдено и изковано. Трябва да изпратите ембаргово съобщение само около 2-3 дни преди официалното обявяване, като по този начин давате на журналистите и изданията достатъчно време да подготвят материала си и да го подготвят за публикуване в и около същото време.

В съвременната епоха ембаргото е сравнително рисковано, такава е скоростта, с която информацията и историите могат да бъдат публикувани в интернет, че информацията ви трябва да е непробиваема и трябва да сте прекалено внимателни с ограниченията си. Например, ако съобщението ви е ембарго до петък, трябва да посочите, че то е ембарго до 7 ч. по Гринуич и датата – в противен случай ще има публикации в различни часови зони, които ще публикуват информацията преди други, а ако допълвате това съобщение с новинарска кампания, има вероятност действително да загубите покритие, тъй като историята ще стане пренаситена.

Джонатан Саейдиан, основател/изпълнителен директор на Брентън Уей

Ако искате да изпратите съобщение за пресата с ембарго, има няколко уникални начина, по които можете да го направите.

Един от вариантите е да изпратите ембарговото съобщение за пресата като прикачен файл във формат PDF с функция за защита с парола. При изпращането включете паролата в тялото на имейла, така че журналистите да имат достъп до него в деня на вдигане на ембаргото.

Използвайте онлайн услуга или инструмент като PRNEWS.IO, който ви позволява да наложите ембарго на вашето съобщение за пресата до определена дата и час. По този начин можете да контролирате кога да излезе съобщението ви и да сте сигурни, че то ще има максимален ефект.

Последващи действия след изпращането – След като изпратите съобщението за пресата с наложено ембарго, проследете с телефонно обаждане или имейл, за да се уверите, че получателят е разбрал кога може да публикува информацията.

Мишел Гарет, писател/консултант по връзки с обществеността в Garrett PR

Една от грешките, които виждам да правят пиарите с ембаргови прессъобщения, е просто да поставят думата „ембарго“ в горната част на съобщението за пресата – без първо да попитат репортера дали спазва ембаргото. Репортерът трябва първо да се съгласи, иначе ембаргото е безсмислено.

Смятам, че те работят най-добре, когато репортерът и PR специалистът имат установени отношения. Тогава PR специалистът може да предложи на репортера ембарго, за да може да започне работа по материал, който ще бъде публикуван, когато прессъобщението или новината се появи на пазара.

Кристен Шей, президент на Трибилдър Медиа

Създайте стратегията си за ембарго около отношенията, които имате с пресата.

За журналистите, с които вече имате установени отношения, споделете съобщението за пресата с уговорката, че то е под ембарго. Не забравяйте да отбележите датата и часа, в които ембаргото приключва; ще искате да се уверите, че това е форматирано така, че да се откроява (червено, подчертано, удебелено и т.н.).

За журналистите, с които тепърва ще установявате взаимоотношения, се уверете, че спазват ембаргото, преди да им го предложите. Някои места, където можете да проверите тази информация, включват социалните медии на журналиста, профилите в базата данни и отделни рубрики или страници в уебсайта на изданието. Ако те не спазват ембаргото, не им подавайте съобщението за пресата до деня на обявяването му, след като то бъде пуснато на живо.

Предложете ембаргото, преди да го споделите. В зависимост от естеството на съобщението за пресата и отношенията с журналиста, помислете дали да не го изпратите. За чувствителни материали може да е по-целесъобразно да поискате от журналиста да се съгласи с ембаргото, преди да споделите пълното съобщение за пресата.

Първоначалното предложение трябва да разкрива достатъчно, за да покаже на журналиста, че е приложимо за неговото отразяване, но и да го заинтригува достатъчно, за да се съгласи на ембаргото за получаване на съобщението.

Пример: Надявам се, че това ви намира за добре. Виждам, че наскоро отразихте [вмъкнете отразяването на съобщението за финансиране, което ви интересува], и бих искал да включа в полезрението ви още едно. Работя с компания за електронна търговия, която скоро ще обяви кръг на финансиране в размер на 50 милиона долара. Ще се радвам да споделя допълнителни подробности, ако се съгласите на ембарго до [дата/час].

Не размествайте времето за ембарго. Това е сигурен начин да разтревожите журналистите. Има обстоятелства, при които журналистът ще изисква ексклузивност, което ще се отрази на видимостта и цялостното представяне на съобщението за пресата. Изпращането на ембарго до списък с проверени журналисти означава, че репортерите могат да приемат (или да пропуснат) историята, както намерят за добре, а съобщението за пресата има по-голям шанс да бъде поместено в множество публикации и издания.

---