Efektívne e-mailové oznámenie: Ako profesionálne upútať pozornosť médií

Email Pitch je stále kráľom komunikácie v podnikaní. Dostať svoj obsah pred médiá a influencerov je však náročné. Nielenže sa musí páčiť vašej cieľovej skupine, musí mať určitú úroveň kvality a musí byť pripravený v správnom čase, ale musí ho tiež zachytiť správna osoba. Pokiaľ ide o predkladanie obsahu prostredníctvom e-mailu novinárom, existuje priama závislosť medzi autoritou novinára, s ktorým dúfate, že budete spolupracovať, a počtom e-mailov, ktoré každý deň dostane do svojej schránky. Vzhľadom na to sa určite oplatí naučiť sa, ako svoj e-mail vyčleniť z davu. Poďme sa teda dozvedieť tieto jednoduché tipy na napísanie efektívneho e-mailového pitchingu.

Premýšľali ste niekedy nad špeciálnymi trikmi, ako prinútiť novinárov, aby si prečítali a uverejnili vaše správy?
Každý vie, že je pomerne ťažké dosiahnuť, aby si médiá všimli vašu tlačovú správu a prerazili múr nevšímavosti. Ak však poznáte niekoľko vnútorných háčikov, môžete to zvrátiť. V našom skôr uverejnenom príspevku sme si prebrali najbežnejšie spôsoby, ako zistiť e-mailové adresy novinárov a poslať svoju tlačovú správu do správnych rúk.

V dnešnom príspevku na blogu si konkretizujeme návrhy na najefektívnejšie podania, ktoré prilákajú pozornosť médií a získajú istotu, že vaša tlačová správa vyjde.

Čo sa skrýva za e-mailovou výzvou?

„Pitch email“ je osobný list obsahujúci stručné informácie o výrobku alebo spoločnosti s cieľom upútať pozornosť a ďalšie zverejnenie materiálu.

Pitch email značky je email, ktorý posielate niekomu s cieľom spolupracovať.

Hlavným cieľom tohto e-mailu je predstaviť vašu spoločnosť, začať konverzáciu a distribuovať váš obsah. Media pitches sa posielajú novinárom alebo redaktorom médií, novín, časopisov, blogov prostredníctvom e-mailu s cieľom vzbudiť záujem o obsah spoločnosti a spýtať sa, či by o nej nechceli napísať článok. Nemusíte písať zdĺhavý, podrobný a zložitý e-mail. Stačí, ak doň uvediete kľúčové informácie o vašom podujatí, spustení nového projektu alebo aktualizácii spoločnosti.

Vaša e-mailová správa musí obsahovať:

• byť stručný a presvedčivý;
• byť personalizovaný;
• zvýšiť záujem.

Tento e-mail má funkciu návnady. Pitch email je jedným z najlepších spôsobov interakcie s médiami.

Čo je cieľom používania pitch e-mailu?

Hlavným cieľom je pritiahnuť ľudí k spoločnosti a značke. Pitch email je skvelý na nadviazanie kontaktu s potenciálnym zákazníkom. Medzi účely patrí aj doručenie noviniek, zvýšenie dôvery medzi vami a príjemcom, priama komunikácia, realizácia vašich plánov a prilákanie zákazníkov k vašej firme.

Jich hlavnou funkciou je pritiahnutie záujmu cieľovej skupiny a predovšetkým novinárov k značke a tovaru. Výsledkom tejto akcie je predaj.

Pitch e-mail má vplyvovú, provokatívnu, komunikačnú a regulačnú funkciu.

Vhodne zostavený e-mail odráža informácie o produkte, osobnosti a dôvody, prečo by sa mal človek o správu zaujímať. To znamená, že neexistuje jediný vzor na tvorbu.

Čím sa vyznačuje účinnosť ponukového listu?

Masové zacielenie. Ide o zameranie správy na masového príjemcu. Ide o vydavateľov, novinárov a iné cieľové skupiny.

Relevantnosť. Je to včasné riešenie dôležitých, významných a relevantných otázok. 

Responzívnosť. Je to včasnosť prijatých informácií. Zahŕňa aj jej spracovanie príslušnými osobami a kanálmi.

Presnosť. Dôležitú úlohu zohráva malý objem údajov, jednoduché vety a jednoduché konštrukcie.

Dôveryhodnosť. Ide o odkaz na oficiálne zdroje informácií s cieľom vytvoriť pozitívny imidž značky/firmy a pod.

10 kľúčových tipov na napísanie efektívneho e-mailového oznámenia

Najdôležitejšie je upútať pozornosť novinára vytvorením personalizovaného e-mailového pitchingu, ktorý musí byť napísaný neefektívne a profesionálne PR spôsobom.

Napísanie kvalitného e-mailu je nevyhnutné na efektívne oslovenie príjemcu. Štandardná štruktúra je predmet, uvítacia časť, telo e-mailu a výzva na akciu. Ak chcete dosiahnuť požadované výsledky, držte sa týchto tipov:

Napíšte vynikajúci predmet správy

Znie to stresujúco, však?

Publikační redaktori a novinári dostávajú denne toľko ponúk na obsah, že ak nerozpoznajú vaše meno a ak nevytvoríte pútavý predmet, váš e-mail nemusia vôbec vidieť a otvoriť.

Premýšľajte chvíľu: Čo by vás prinútilo venovať pozornosť e-mailu od niekoho, koho nepoznáte? Predmet, ktorý upúta pozornosť, je nevyhnutnosťou. Predmet, ktorý sa odlišuje od ostatných neotvorených e-mailov. Váš predmet by mal byť priamo k veci a mal by príjemcovi ponúkať osobné posolstvo. Jasný a stručný vzhľadom na to, o čo žiadate. Nemal by vyzerať ako spam.

Pozdravy sú dôležité

Je to základná etiketa a prejav úcty k človeku. Vytvára priateľskú atmosféru a rozvíja vzťah s potenciálnym klientom. Spomeňte niekoľko zaujímavých faktov. Možno sa už poznáte a máte niečo spoločné. V tejto časti je najdôležitejšie vytvoriť si s klientom vrúcny vzťah. A ak sa to podarí, získate dobrý prístup a záujem ešte predtým, ako mu predstavíte svoje služby alebo tovar.

Pridanie návrhu hodnoty

Je to základ každého úspešného podnikania. Vaša hodnotová ponuka určuje, či dokážete získať viac zákazníkov a zostať konkurencieschopní. Vďaka správne vytvorenej hodnotovej ponuke vaši potenciálni klienti pochopia, čím sa líšite od konkurencie. Je to zhrnutie hlavného prínosu, ktorý zákazník získava z používania vášho výrobku alebo služby. Je dôvodom, prečo sa k vám klient vracia. Hodnotová propozícia ukazuje potenciálnemu zákazníkovi, kto ste, čo robíte a čím sa odlišujete od ostatných značiek.

Vyzvite cieľových príjemcov k akcii

Umiestnite ho na koniec e-mailu. Výzvy na akciu môžu byť silným nástrojom pri rozosielaní e-mailov. Často slúžia jedinému účelu e-mailu – prinútiť príjemcu vykonať určitú akciu. Dobrá výzva by mala byť presvedčivá a motivujúca. Takýto nástroj povzbudzuje ľudí, aby uskutočnili nákup, prihlásili sa na odber, zavolali vám atď.

Bravúrnosť je dušou dôvtipu

Vaše e-maily by mali byť krátke a informatívne. Čím viac textu pošlete, tým nudnejšie je pre príjemcu čítať. Urobte svoju ponuku krátkou a hodnotnou. Uveďte najdôležitejšie informácie o spoločnosti, výrobku alebo službe.

V troch až štyroch vetách vysvetlite, čo im chcete ponúknuť a ako to môžete urobiť. Ponúknite podrobnosti o cenách (nízke až vysoké) a prečo sa oplatí napísať váš obsah. Personalizujte to čo najviac, aby to nevyznelo komplexne a nelichotivo.

Atraktívne cisuály

Je to tiež podstatná časť. Vyhľadajte si hotové šablóny e-mailových pitchov, ktoré stačí vyplniť informáciami a upraviť pre svoje potreby. Takisto je skvelé pridať obrázky a videá. Zviditeľnenie povzbudí budúcich klientov k akcii.

Prekontrolujte si gramatiku

Je to jednoduché pravidlo, ktoré sa však často podceňuje. Chyby v slovách a vetách ničia vzťah a dojem z vás. Skontrolujte si text a používajte programy na kontrolu gramatiky.

Predložte svoj príbeh a poslanie

Buďme realisti: Vaša spoločnosť nie je pre čitateľa na druhom konci e-mailu až taká zaujímavá, aspoň na začiatku vašej obchodnej cesty. Novinári alebo influenceri pravdepodobne dostanú sto ďalších e-mailov od spoločnosti, ktorá im predstaví svoj produkt/službu, niektoré podobné tomu vášmu. Takže – aká je vaša jedinečná vlastnosť? Nie príbeh vašej spoločnosti. Aké je poslanie vašej značky a prečo to robíte? Uveďte vo svojom pitch emaile osobné fakty a osobné príbehy, s ktorými sa čitateľ môže stotožniť. Buďte úprimní a transparentní, pokiaľ ide o vaše plány a túžbu stať sa predajcom tejto spoločnosti a aké výhody budete mať obaja.

Urobte to osobné, ale nebuďte príliš

Upozornenie: ak pošlete stovkám spoločností e-mail s rovnakou šablónou, nebudete mať výsledky.

Pri prieskume publikácie by ste mali zistiť meno redaktora sekcie, ktorému predkladáte svoju novinku. Neoslovenie bez uvedenia mena redaktora je nezdvorilé a signalizuje, že ste tento e-mail mohli naslepo poslať ktorémukoľvek redaktorovi alebo publikácii.

Pri personalizácii sa zamerajte na to, aby váš cieľ pochopil, že ste si prečítali jeho prácu a že tento e-mail posielate z nejakého dôvodu, nielen preto, že jeho e-mailová adresa bola zaradená do platenej databázy.

Nemali by ste odkazovať na ich osobné profily na Facebooku, aby ste zistili, kde sa radi stravujú, a spomínať to. Napokon, ide o obchodný e-mail, takže ak nepíšu o mačke, nespomínajte mačku.

Poskytnite sociálny dôkaz

Existujú dve možnosti, ako použiť sociálny dôkaz vo vašom podaní, pričom jedna je priamejšia ako druhá.

Prvá, miernejšia a rozhodne veľmi odporúčaná vec je spomenúť odkaz na vašu najpoužívanejšiu a najrelevantnejšiu sociálnu sieť vo vašom podpise. Ak používate Twitter len na osobné účely, môžete ho vynechať a namiesto neho použiť LinkedIn.

Ďalším dobrým krokom by bolo kontaktovať novinára a komunikovať s ním na sociálnej sieti ešte pred odoslaním svojho podania. Takto uvidia, že skutočne poznáte ich prácu a zaujíma vás, čo majú na srdci. Len nenásledujte následnú komunikáciu s pitchom v priebehu niekoľkých sekúnd.

Ak ide o druhý spôsob využitia sociálneho dôkazu: môžete sa rozhodnúť spomenúť nedávny výsledok, ktorý ste dosiahli s príspevkom alebo míľnikom, avšak niektorým to bude pripadať príliš vtieravé a nepríjemné, preto si dajte pozor, ako to využijete.

Viete, kedy poslať e-mail

Kedy je ideálny čas na odoslanie e-mailu, ktorý by mohol propagovať váš projekt? Hoci neexistuje presný čas, najlepší čas na získanie odpovede by bolo odoslať e-maily v utorok, stredu alebo štvrtok medzi 10:00 a 15:00. Toto pravidlo funguje najlepšie, ak priťahujete spoločnosti v pracovnom čase od 9:00 do 17:00. Ľudia kontrolujú e-maily pred začiatkom obeda a po návrate sa pozerajú, čo zmeškali.

Niekoľko príkladov e-mailov s ponukou

Pozrite si niekoľko príkladov, ako môžete písať pitch e-maily. Ako už bolo spomenuté, môžete ich rozriediť obrázkami, GIFmi atď.

Dodatočne uveďte odkaz na tlačovú správu pre prípad, že by si novinár chcel prečítať celý článok. Nezabudnite mu poskytnúť odkazy na účty vašej spoločnosti v sociálnych médiách, aby sa novinár mohol dozvedieť viac o vašej firme. 

Zasiahnite cieľ – zasielanie tlačových správ novinárom

Môžete stráviť hodiny premýšľaním nad informáciami hodnými pozornosti, pútavým titulkom alebo vhodnou štruktúrou tlačovej správy, ale ak sa vaša správa nedostane do správnych rúk, všetko vaše úsilie vyjde nazmar. Zverejnenie vašej tlačovej správy je kľúčovým bodom v procese práce. Po dokončení písania tlačovej správy je ďalším krokom určiť, ako nájsť potrebné e-maily novinárov na jej úspešné uverejnenie. Aby sme boli spravodliví, je to pomerne časovo náročná úloha, ale bez nej sa nedostanete ďalej.

Vysledujme nasledujúce spôsoby, ktoré vám pomôžu získať e-maily novinárov:

Poznajte svoju cieľovú skupinu 

Premýšľajte o možných partneroch a novinároch pre váš produkt a službu. Začnite s prípravou zoznamu 10 až 20 spoločností a ľudí, ktorí môžu čítať váš e-mail. Aj keď si veľmi želáte, aby sa na zozname ocitli známe osobnosti, buďme realisti: Aj keď máte jeho/jej e-mail, veríte, že si prečíta vašu správu o studenom telefonáte a odpovie vám? Čas je kľúčový; neplytvajte ním. Odložme celebrity ako cieľ na 12 až 18 mesiacov a vráťme sa k oslovovaniu novinárov, ktorí si skutočne kontrolujú svoje e-maily.

Kontaktovanie novinárov

Bolo by skvelé, keby ste mohli poslať e-mail s odkazom na osobu, ktorú novinár pozná. Takto váš e-mail nikdy nebude ignorovaný. Alebo zavolajte redaktorovi, ktorého možno poznáte. Snažte sa budovať ohľaduplné vzťahy s ľuďmi v médiách; vždy to pôsobí vo váš prospech.

Najdite blog novinára

Kontakty na novinárov môžete nájsť prehliadaním ich profilových stránok, ako aj zaslaním pozvánky na spojenie na LinkedIn alebo inej sociálnej sieti. Pozrite si časť s komentármi, kde môžete nájsť aj e-mailovú adresu. Alebo môžete nájsť niekoho, kto vám bude ochotný poskytnúť e-mailovú adresu novinára.

Použite Google

Ak sa nechystáte kupovať adresáre sami, môžete použiť vyhľadávanie Google zadaním „media lists“ a nájsť potrebné názvy.

Pracujte so svojimi kontaktmi

Jedným z najlepších výsledkov skvelého e-mailového podania je možnosť povedať: „Viem, že ste pracovali…“. Poznanie ľudí a ich zázemia môže rýchlo zmeniť výsledok vášho e-mailu – zo studeného hovoru na srdečný rozhovor.

Samozrejme, nemusí to tak byť vždy, preto skôr, ako tejto osobe pošlete e-mail, skúste si o nej vyhľadať verejné informácie a pozrieť si ju na internete. Použite kartu „Čítal som váš článok online“ alebo „Som vaším sledovateľom na Twitteri a páči sa mi príspevok o…“. Čokoľvek, čo by mohlo osloviť jeho/jej pozornosť a prelomiť ľady toho, že je v jeho/jej schránke úplne cudzí človek.

PRNEWS.io

Ak chcete ušetriť svoj čas a peniaze, PRNEWS.io je najlepšou možnosťou, ako túto výzvu splniť. Ako najspoľahlivejšia a používateľsky najprívetivejšia platforma ponúka PRNEWS.io vytvorenie, publikovanie a distribúciu tlačových správ len na niekoľko kliknutí. Okrem toho si môžete vybrať kvalitné webové stránky spravodajských médií na umiestnenie všetkých potrebných PR materiálov. Naša služba pomáha vybrať tie konkrétne webové stránky, ktoré sú neustále sledované vašimi potenciálnymi zákazníkmi, partnermi/partnermi a investormi. Takto môžete jednoducho zverejniť svoju tlačovú správu a osloviť cieľovú skupinu.

Ako vidíte, existuje mnoho spôsobov, ako nájsť e-maily novinárov. Ktorý z nich je pre vás najužitočnejší a najvhodnejší, závisí od vášho rozpočtu, PR a marketingových požiadaviek.

Nezabudnite na následné kroky

Nemyslite si, že väčšina e-mailov zostane neprečítaná alebo nepovšimnutá. Mohli by byť rýchlo prečítané a označené na následné sledovanie, ale ľudia sú často zaneprázdnení a zabudnú sa k vášmu listu vrátiť. Práve tu prichádzate s krátkou pripomienkou, že by ste sa chceli porozprávať o svojom pôvodnom e-maile.

Nasledujúce kroky sú v procese pitchingu kľúčové. Udržujte ho jednoduchý a priamo k veci. V následnom e-maile uveďte, že by ste chceli mať možnosť porozprávať sa s nimi v krátkom 10 až 15-minútovom hovore, aby ste prediskutovali všetky ich otázky alebo obavy. Rovnako ako pri predmetoch by ste mali testovať a nájsť takú sekvenciu e-mailov, ktorá funguje najlepšie. Nikdy nekonajte následné kroky do 48 hodín. Dajte svojmu potenciálnemu zákazníkovi čas, aby sa vám ozval. Zvyčajne približne 50 % redaktorov uprednostňuje následný e-mail po jednom týždni.

„Nie“ neznamená „nie“ 

Toto sa stane častejšie, ako očakávame. Je to však v poriadku; je to súčasť procesu učenia sa v oblasti propagácie a PR. Nie každý bude súhlasiť alebo dokonca reagovať. Ak od niekoho uvidíte e-mail, že nemá záujem, odpovedzte mu poďakovaním za odpoveď a požiadajte ho, aby na vás pamätal, ak by sa niečo zmenilo. Je možné, že mnohí novinári, ktorí odpovedajú, majú mierny záujem, ale môžu pracovať s inou značkou alebo mať obmedzený rozpočet. To, že odpovedali, vám dáva príležitosť a otvára dvere pre budúcu korešpondenciu. Nepodceňujte silu odmietnutia. Niekedy môže „nie“ teraz znamenať „áno“ neskôr.

Ak je pre vás odmietnutie komplikované, môžete delegovať mediálny pitching. Využite dôveryhodnú službu typu „všetko v jednom“ PRnews, ktorá napíše, navrhne médiám a za pevnú cenu distribuuje vaše články na uverejnenie. Vďaka svojim obrovským skúsenostiam a veľkému tímu vedia, ako vytvoriť e-mailové pitches tak, aby boli príťažlivé, chytľavé a pútavé s výsledkom, ktorý chcete.

Záver

Získanie významného mediálneho pokrytia je skvelým prostriedkom na získanie pozornosti a vedúcich návštevníkov pre vaše podnikanie. Skôr než začnete, vedzte, že namiesto rozosielania náhodných e-mailov existuje účinný systém; za napísanie účinného e-mailového podania môžete získať zisk.

Tajomstvo získania odpovede na studený e-mail, a to pozitívnej a zainteresovanej, spočíva v oslovení správnej osoby, v presne určenom čase, s obsahom, ktorý ju mimoriadne zaujíma, alebo v spolupráci so správnym partnerom, ktorý celú túto prácu urobí za vás. Šancí máte veľa, ale nie vždy sa to podarí, a to ani nečakajte.

Snažte sa svojim potenciálnym zákazníkom ponúknuť hodnotu – napokon, vybrali ste si ich z dobrého dôvodu: mohli by chcieť to, čo máte vy. Jediné, čo teraz musíte urobiť, je upozorniť ich v správnej forme aj na túto skutočnosť. Je čas na Pitch (alebo ho delegujte)!

Najdôležitejšími nástrojmi sú reklama, tlačové správy a newslettre. PRNEWS.io služba vám zaberie len pár chvíľ na to, aby ste si usporiadali všetky veci a boli pripravení úspešne publikovať svoje tlačové správy.