CRM Public Relations: 7 voordelen van het gebruik van CRM voor journalisten & PR

Customer Relationship Management of CRM, zoals het algemeen bekend is, heeft de wereld stormenderhand veroverd. CRM-tools hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we werken; ze worden uitgebreid gebruikt voor onder meer verkoop, klantenservice, werving van talent en marketing. CRM biedt zijn gebruikers vele voordelen, zoals het gebruik van verschillende communicatiekanalen, zoals messengers, waaronder WhatsApp for Business, om de productiviteit en samenwerking tussen teams te bevorderen.

Veel PR-professionals zijn echter achtergebleven en gebruiken nog steeds archaïsche oplossingen met onsamenhangende workflows en spreadsheets om informatie van verslaggevers te beheren, mediapitches te versturen en de voortgang in het algemeen te volgen. Interessant is dat volgens recente studies meer dan 60% van de PR-professionals nog steeds spreadsheets gebruiken als een belangrijk instrument van het vak.

Maar hoe kan CRM PR-professionals precies helpen met bovenstaande problemen? Dit is hoe.

Wat zit er achter CRM voor Public Relations?

De essentie van Customer Relationship Management (CRM) blijkt duidelijk uit de decodering ervan. Het is een systeem dat helpt klanten en bestellingen bij te houden, de productiviteit van het bedrijf te analyseren, personeel te beheren en de financiën van het bedrijf te controleren, verzoeken van kopers bij te houden en toegang te hebben tot hun persoonlijke informatie. Al deze functies zijn nodig om de conversies te verhogen en een hoogwaardige klantenservice te bieden.

Het is een softwareprogramma waarmee ondernemers communiceren met klanten. Het is eigenlijk de enige klantendatabase die gedetailleerde informatie geeft over elke persoon die interactie heeft met uw bedrijf.

Stelt u zich eens voor hoe gemakkelijk het is: medewerkers kunnen op elk moment informatie over een klant opvragen. Bovendien kunt u het systeem zelf beheren en indien nodig de toegang openen of beperken.

CRM heeft deze functies:

communicatie met klanten,
analyse van de resultaten,
het maken van rapporten enz.

Afhankelijk van de gekozen PR CRM-software beschikt u over bepaalde specifieke functies, waarmee u het werk met klanten gemakkelijker kunt organiseren.

Customer Relationship Management (CRM) is een technologie en een strategie. Met CRM-systemen kunnen organisaties zich uitsluitend richten op hun relaties met individuele mensen – dat kunnen klanten, collega’s, gebruikers van diensten of leveranciers zijn. Ook al wordt CRM als instrument veel gebruikt voor de verkoop, de toepassingen ervan zijn niet beperkt en kunnen worden gebruikt in uiteenlopende sectoren zoals HR, klantendiensten, beheer van de toeleveringsketen en PR.

Waarom is PR CRM essentieel en onmisbaar?

CRM helpt het verkoopproces te automatiseren, een klantenbestand op te bouwen en de communicatie te beheren. Software vereenvoudigt het werk van het bedrijf en maakt het handiger door routinetaken uit te voeren. Managers hoeven veel standaardtaken niet te onthouden en in hun notitieboekjes te schrijven. Het systeem herinnert hen daaraan. Ook vermindert CRM de kans op fouten door nalatigheid en geeft het meer tijd om andere taken uit te voeren.

Deze software is nodig in elk bedrijf en dat geldt in het bijzonder voor internethandel. De belangrijkste voordelen van CRM zijn als volgt:

het verzamelen van een klantenbestand,
het aanmaken van het profiel van de klant,
interactie met de koper en opslaan van de communicatiegeschiedenis,
het versturen van e-mails,
analyse van de werkzaamheden van het bedrijf,
verwerkingstijd versnelt,
het aantal verkopen neemt toe,
het verhogen van de klantentrouw,
de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren,
het vergemakkelijken van de processen waar managers mee te maken hebben.

Voordelen van het gebruik van CRM voor journalisten/PR

Een CRM voor mediarelaties of public relations, ook wel PRM (Public Relations Management) genoemd, maakt het gebruik van Post-it Notes, spreadsheets en andere hulpmiddelen die traditioneel gebruikt worden om journalisten georganiseerd te houden overbodig.

Hier zijn zeven manieren waarop een journalist of PR-professional kan profiteren van het gebruik van een CRM:

Mediacontacten opslaan en beheren

Met een CRM-systeem kunt u al uw mediacontacten in één database opslaan en beheren. Met een dergelijk systeem bent u niet langer afhankelijk van meerdere Excel spreadsheets en andere tools om informatie zoals e-mailcorrespondentie, social media handles, gespreksgeschiedenis, documenten, betalingen en facturen, follow-up herinneringen en al het andere dat betrekking heeft op een bepaalde journalist of influencer onder één dak op te slaan.

De meeste CRM’s bieden ook een functie voor het organiseren van uw mediacontacten met aangepaste tags. Dit maakt het makkelijker voor gebruikers om contacten te filteren op basis van hun behoeften.

volg mediacontacten voor follow-ups

De follow-up van journalisten en beïnvloeders is een belangrijke maar tijdrovende taak. Met CRM kunnen gebruikers de meeste alledaagse taken van het plannen van follow-ups of het versturen van follow-up e-mails automatiseren. Dit elimineert de lange keten van e-mails tussen u en uw contactpersoon en maakt volledig gebruik van het potentieel van het CRM-platform om relevante mediasamenwerkingen te pitchen.

Volg belangrijke gegevens en KPI’s

Een datagestuurde PR is niet nieuw.

Elk bedrijf heeft altijd vertrouwd op gegevens om de markt te begrijpen, statistieken bij te houden en resultaten te genereren. Het gebruik van een CRM-systeem levert een schat aan informatie op bij het analyseren van de gegevens. Het helpt u alle belangrijke statistieken en KPI’s te onthullen en bij te houden om de correspondentie voortdurend te verbeteren en relevante beïnvloeders te vinden die geïnteresseerd zijn in uw bedrijf of dienst. U kunt bijvoorbeeld bijhouden of iemand uw e-mail heeft gelezen, of iemand via de campagne uw website heeft bezocht, of het bouncepercentage van uw e-mailcampagne. Hierdoor kunt u uw campagnes en outreach verbeteren voordat de volgende e-mail de deur uitgaat.

CRM’s bieden ook dashboards met krachtige inzichten over campagneprestaties, betrokkenheid van de verslaggever en effectiviteit van outreach, die gemakkelijk als rapporten kunnen worden gedeeld met uw team en klanten.

Integreer meerdere tools met één systeem

Sales CRM-systemen hebben vaak integraties met meerdere tools om verkoopactiviteiten op verschillende platforms te volgen. Op dezelfde manier bieden PR CRM’s integraties met tools als Google Analytics en Gmail om PR-activiteiten te volgen en te correleren met bedrijfsresultaten. Dit betekent dat gebruikers geen statistieken op verschillende platforms hoeven bij te houden, maar deze op één dashboard kunnen zien om datagestuurde beslissingen te nemen.

Makkelijk samenwerken met teams

Als u meerdere PR-teams hebt die nauw samenwerken onder een bedrijf, weet u misschien niet altijd wie bij welke verslaggever mediaverzoeken indient of hebben mensen al twee keer dezelfde persoon bereikt. Met continue en onsamenhangende campagnes die moeten worden beheerd, wordt dit een PR-nachtmerrie.

CRM’s stellen gebruikers in staat al hun gesprekken met hun mediacontacten eenvoudig te organiseren in één software. U kunt samenwerken met teams en integreren met communicatiesoftware om uw team op de hoogte te houden van de laatste updates.

Mogelijkheid om nieuws te volgen

Sociaal luisteren is belangrijk om nieuwe PR-kansen te vinden. PR CRM’s kunnen nu sociaal nieuws, conversaties en vermeldingen over uw bedrijf of over uw concurrenten volgen en monitoren om relevante PR-kansen te identificeren. Dit helpt bij het opbouwen van zinvolle en productieve relaties met journalisten en beïnvloeders in de branche.

Ontwikkel betere persoonlijke relaties met inzichten

PR-professionals meten hun succes op basis van de succesvolle en zinvolle relaties die ze opbouwen met hun contacten. Dit kunnen hun collega’s, klanten, andere mediavertegenwoordigers en beïnvloeders zijn. Een CRM-systeem voor public relations toont meer persoonlijke gegevens over uw mediacontacten, zoals hun interesses in films, hun favoriete muziekgenre en nog veel meer. Dit soort persoonlijke informatie is belangrijk bij het versturen van relevante mediapitches en stelt u in staat om op een persoonlijk niveau met hen in contact te komen. Dit vermindert over- of onderpitchen.

Content Marketing Platform

100,000+ media publications;
get backlinks to your product;
scale work with content distribution.

CRM Public Relations: Basistypen

Operationeel. Dit zijn systemen die de taken van interactie met klanten oplossen. Het programma verzamelt informatie over de gebruikers, systematiseert deze en verstrekt ze in een handige vorm aan de medewerkers. Regelmatige operationele CRM tilt de kwaliteit van de dienstverlening naar een hoger niveau.

Dergelijke PR CRM-software werkt direct tijdens het contact met de klant. Ze:

de geschiedenis van de communicatie met de klant vastleggen en opslaan,
registreer inkomende klantverzoeken,
automatiseer het werken met documenten,
taken instellen en de belasting van de medewerkers verdelen,
de medewerkers herinneren aan geplande taken.

Analytisch. Zij verzamelen gegevens over klanten en gebruiken die om rapporten op te stellen. Met hun hulp weet u hoe succesvol uw verkopen zijn, wat de winstgevendheid van promotie is en wat u moet doen om de inkomsten te verhogen.

Analytische CRM’s optimaliseren het verkoopproces en de interne bedrijfsmechanismen. Ze identificeren ook het meest loyale publiek:

Verdeel het contactenbestand per type,
bepaal de kosten en de waarde van het verzoek,
voorspel de kans dat de verkoop uitmondt in een deal.

Collaborative. Dit CRM-type is zeldzaam, omdat het nodig is voor bedrijven met meerdere afdelingen. De belangrijkste functie is het bieden en vereenvoudigen van het communicatieproces met de klant. Ze stellen u in staat feedback te ontvangen. Deze informatie helpt bij het vormen en aanpassen van het aanbod.

Gecombineerd. Zo’n CRM public relations vervult de functies van meerdere CRM-types tegelijk. Meestal is het een mix van operationele en analytische systemen. Met dergelijke programma’s kan men een gedetailleerd klantenbestand bijhouden en daarover eenvoudige rapporten opstellen zonder diepgaande analyse.

Waarom heeft een bedrijf een PR CRM nodig?

Hoe langer uw bedrijf bestaat en een hoger groeipercentage heeft, des te waarschijnlijker is het dat u CRM-software nodig heeft. Een bedrijf moet een geautomatiseerd systeem implementeren als:

U verliest potentiële klanten,
je vindt het moeilijk om de effectiviteit van je werk te evalueren en te controleren,
het is moeilijk om de effectiviteit van je bedrijf te analyseren,
je hebt een gemeenschappelijke gegevensbron nodig over alle klanten,
uw klantenservice is inefficiënt,
je wilt de communicatie met kopers verbeteren,
u wilt langdurige relaties opbouwen met klanten, medewerkers en andere deelnemers aan het werkproces.

Hoe kiest u een effectieve PR CRM-software?

Er zijn veel goede CRM’s op de markt, maar het zou een vergissing zijn om de eerste de beste te kiezen. Begrijp welk type je nodig hebt, hun functies, en wat zijn de voordelen van elke software. Wanneer u zeker bent van uw keuze, start een CRM-installatie.

Laten we uitzoeken waar je je op moet richten bij de keuze. Dus, als je in een specifieke niche werkt, zoals de toeristische sector, dan moet het programma een specifieke set functies hebben. Het gaat om elke sfeer, dus overweeg de specifieke kenmerken. Beslis ook op welke manier u het CRM gaat gebruiken.

Focus op het volgende:

Gemak van installatie en bediening. Kies voor een overzichtelijk systeem zonder complexe functies als u de software zelf beheert. Neem contact op met support of bekijk video reviews voor meer details.
Integratie met andere apps. Het systeem moet kunnen integreren met de programma’s die in het werk worden gebruikt. Het kan gaan om een bezorgdienst, een mailinglijst enzovoort.
Features. Hier moet je vooruit denken. Het systeem moet niet alleen nu werken, maar ook over zes maanden of een jaar. En na verloop van tijd zal de lijst met vereisten toenemen. Evalueer of u ze kunt implementeren, zodat u er niet aan hoeft te denken om binnenkort een nieuw CRM te implementeren.

Prijs. Bezuinig niet op het systeem. Beperkte opties leveren je niets op. De keuze op de markt is zo groot dat je de beste balans tussen functies en kosten kunt vinden.

Inpakken

Wederom kan een PR CRM veel meer dan wat hierboven is beschreven. Het is een robuust platform waarmee je PR-pitches kunt verbeteren, mediacontacten kunt monitoren, social listening kunt bijhouden en relatiebeheer kunt verbeteren, allemaal in één systeem.

Het moderne bedrijfsleven vereist de automatisering van verschillende processen, wat het werk sterk vereenvoudigt. Het is al moeilijk om zich een actief ontwikkelend bedrijf voor te stellen zonder geconfigureerde opslag- of boekhoudsystemen, evenals het gebruik van speciale software. Zo’n tool helpt bij PR omdat het een brug is tussen het aantrekken van klanten en uw bedrijf. Nu moet u de nodige PR CRM-software kiezen en in uw bedrijf implementeren.