Effectieve e-mail pitch: Hoe krijg je de aandacht van de media op een professionele manier?

Email Pitch is nog steeds de koning van de communicatie in het bedrijfsleven. Maar je inhoud voor de media en beïnvloeders krijgen is moeilijk. Niet alleen moet het bij uw doelgroep overkomen, een bepaald kwaliteitsniveau hebben en op het juiste moment klaar zijn, maar het moet ook door de juiste persoon worden opgepikt. Bij het pitchen van uw inhoud via e-mail aan journalisten is er een directe afhankelijkheid tussen de autoriteit van een journalist waarmee u hoopt samen te werken en het aantal e-mails dat zij dagelijks in hun inbox krijgen. Met dat in gedachten is het zeker de moeite waard om te leren hoe u uw e-mail kunt onderscheiden van de massa. Dus laten we deze eenvoudige tips voor het schrijven van een effectieve e-mail pitch.

Heb je ooit nagedacht over speciale trucs om verslaggevers je nieuwsberichten te laten lezen en publiceren?
Iedereen weet dat het nogal moeilijk is om je persbericht door de media te laten opvallen en door de muur van veronachtzaming heen te breken. Maar als u een aantal haken en ogen kent, kunt u het tij keren. In ons eerder gepubliceerde bericht hebben we de meest voorkomende manieren besproken om de e-mails van journalisten te vinden en je persbericht naar de juiste handen te sturen.

In het blogbericht van vandaag gaan we dieper in op de meest effectieve pitches suggesties om de aandacht van de media te trekken en enige zekerheid te krijgen dat je persbericht uitkomt.

Wat zit er achter een e-mail pitch?

Een “pitch e-mail” is een persoonlijke brief met korte informatie over een product of bedrijf om aandacht te trekken en verdere publicatie van het materiaal.

Een merk e-mail pitch is een e-mail die je naar iemand stuurt met het doel om samen te werken.

Het belangrijkste doel van deze e-mail is om je bedrijf voor te stellen, een gesprek te beginnen en je content te verspreiden. De media pitches worden per e-mail naar de journalisten of de redacteuren van een media outlet, krant, tijdschrift, blog gestuurd om interesse te wekken voor de inhoud van het bedrijf, met de vraag of ze er een artikel over willen schrijven. U hoeft geen uitgebreide, gedetailleerde, complexe e-mail te schrijven. Je hoeft alleen maar de belangrijkste informatie over je evenement, de lancering van het nieuwe project of de update van het bedrijf te plaatsen.

Uw e-mail pitches moeten:

• kort en overtuigend zijn;
• zijn persoonlijk;
• de interesse opgeven.

Deze e-mail heeft een lokfunctie. Een pitch e-mail is een van de beste manieren om met de media te communiceren.

Wat is het doel van het gebruik van Pitch E-mail?

Het belangrijkste doel is om mensen te interesseren voor het bedrijf en het merk. Een pitch e-mail is geweldig om in contact te komen met een potentiële klant. Onder andere om nieuws te brengen, het vertrouwen tussen jou en de ontvanger te vergroten, direct te communiceren, je plannen te realiseren en klanten naar je bedrijf te trekken.

Het belangrijkste kenmerk is het aantrekken van de interesse van de doelgroep en in de eerste plaats de journalisten voor het merk en de goederen. Het resultaat van deze actie is een verkoop.

Pitch e-mail heeft invloedrijke, provocatieve, communicatieve en regulerende functies.

Een adequaat samengestelde e-mail geeft informatie over het product, persoonlijkheid en redenen waarom iemand geïnteresseerd zou moeten zijn in de boodschap. Dat gezegd hebbende, er is geen enkel voorbeeld voor creatie.

Wat markeert de effectiviteit van een Pitch Brief?

Mass targeting. Het is het richten van de boodschap op een massa ontvanger. Dit zijn uitgevers, journalisten en andere doelgroepen.

Relevantie. Het is het tijdig aanpakken van belangrijke, zinvolle en relevante kwesties. 

Responsiviteit. Het is de tijdigheid van de ontvangen informatie. Het omvat ook de verwerking ervan door de overeenkomstige personen en kanalen.

Concisie. Een kleine hoeveelheid gegevens, eenvoudige zinnen en gemakkelijke constructies spelen een belangrijke rol.

Goedkeuring. Het is een verwijzing naar officiële informatiebronnen om een positief beeld van het merk/bedrijf etc.te creëren.

10 belangrijke tips voor het schrijven van een effectieve e-mail pitch

Het belangrijkste is om de aandacht van de journalist te trekken door een persoonlijke e-mail pitch te maken die op een ineffectieve en professionele PR manier geschreven moet worden.

Het schrijven van een hoogwaardige e-mail is essentieel om effectief contact op te nemen met de ontvanger. De standaardstructuur is de onderwerpregel, het welkomstgedeelte, de hoofdtekst van de e-mail en de oproep tot actie. Houd u aan deze tips om het gewenste resultaat te bereiken:

Schrijf een uitstekende onderwerpregel

Klinkt stressvol, toch?

Publicatieredacteuren en journalisten ontvangen zoveel content pitches per dag dat als ze je naam niet herkennen en je geen pakkende onderwerpregel maakt, je e-mail misschien helemaal niet gezien en geopend wordt.

Denk hier even over na: wat zou ervoor zorgen dat je aandacht besteedt aan een e-mail van iemand die je niet kent? Een aandachttrekkende onderwerpregel is een must. Een onderwerpregel die opvalt tussen de andere ongeopende e-mails. Uw onderwerpregel moet direct ter zake komen en een persoonlijke boodschap bieden aan de ontvanger. Duidelijk en beknopt voor wat u vraagt. Het mag er niet uitzien als spam.

Groeten is belangrijk

Het is elementaire etiquette en een blijk van respect voor de persoon. Het creëert een vriendelijke sfeer en ontwikkelt een relatie met de potentiële klant. Noem een paar interessante feiten. Misschien kennen jullie elkaar al en hebben jullie iets gemeen. Het belangrijkste in dit onderdeel is het creëren van een warme relatie met de klant. En als dat lukt, heb je al een goede houding en interesse voordat je ze kennis laat maken met je diensten of goederen.

Voeg een waardepropositie toe

Het is de basis van elk succesvol bedrijf. Uw waardepropositie bepaalt of u meer klanten kunt krijgen en concurrerend kunt blijven. Met een goed gevormde waardepropositie begrijpen uw potentiële klanten hoe u anders bent dan uw concurrenten. Het is een samenvatting van het belangrijkste voordeel dat de klant heeft bij het gebruik van uw product of dienst. De reden waarom de klant bij u terugkomt. De waardepropositie laat de potentiële klant zien wie je bent, wat je doet en wat jouw verschil is met andere merken.

Oproep uw doelgroep tot actie

Plaats deze aan het einde van uw e-mail. Oproepen tot actie kunnen een krachtig instrument zijn in pitching e-mails. Ze dienen vaak het enige doel van de e-mail – de ontvanger een bepaalde actie laten ondernemen. Een goede oproep moet overtuigend en motiverend zijn. Zo’n hulpmiddel moedigt mensen aan een aankoop te doen, zich te abonneren, u te bellen, enz.

Gevoeligheid is de ziel van het verstand

Uw e-mails moeten kort en informatief zijn. Hoe meer tekst je verstuurt, hoe saaier het is voor de ontvanger om te lezen. Maak uw aanbod kort en waardevol. Vermeld de belangrijkste informatie over het bedrijf, het product of de dienst.

In drie tot vier zinnen leg je uit wat je hen wilt bieden en hoe je dit kunt doen. Bied prijsdetails (laag tot hoog) en waarom jouw content het schrijven waard is. Maak dit zo persoonlijk mogelijk zodat het niet uitgebreid en onflatteus overkomt.

Aantrekkelijke visuals

Het is ook een essentieel onderdeel. Kijk voor kant-en-klare e-mail pitch templates, die je gewoon hoeft te vullen met informatie en bewerken voor jouw behoeften. Ook is het geweldig om afbeeldingen en video’s toe te voegen. Zichtbaarheid zet toekomstige klanten aan tot actie.

Controleer uw grammatica

Het is een eenvoudige regel, maar vaak onderschat. Fouten in woorden en zinnen verpesten de relatie en de indruk van je. Proeflees de tekst en gebruik grammaticacontrole.

Pitch je verhaal en missie

Laten we realistisch zijn: uw bedrijf is niet zo interessant voor de lezer aan de andere kant van uw e-mail, althans niet in het begin van uw zakelijke weg. Journalisten of influencers krijgen waarschijnlijk nog honderd e-mails van een bedrijf dat hun product/dienst aanprijst, sommige vergelijkbaar met het jouwe. Dus wat is uw unieke eigenschap? Niet het verhaal van je bedrijf. Wat is de missie achter je merk en waarom doe je dit? Zorg voor persoonlijke feiten en persoonlijke verhalen in je pitch e-mail waar de lezer zich in kan vinden. Wees eerlijk en transparant over je plannen en wens om leverancier te worden voor dit bedrijf en welke voordelen jullie beiden zullen hebben.

Maak het persoonlijk, maar wees niet té

Een waarschuwing: als je honderden bedrijven mailt met dezelfde template van e-mail, ga je geen resultaten krijgen.

In uw onderzoek van de publicatie moet u de naam van de sectieredacteur vinden aan wie u uw nieuwsbericht pitchen. Niet adresseren zonder de naam van de redacteur is onbeleefd, en het geeft aan dat je deze e-mail blindelings naar elke redacteur of publicatie had kunnen sturen.

De focus bij personalisatie is je doelwit te laten begrijpen dat je zijn werk hebt gelezen en dat je deze e-mail met een reden verstuurt, niet alleen omdat zijn e-mailadres in de betaalde database is opgenomen.

Je moet niet verwijzen naar hun persoonlijke Facebook-profielen om te zien waar ze graag eten en dat te vermelden. Ten slotte is dit een zakelijke e-mail, dus tenzij ze over de kat schrijven, noem de kat niet.

Geef sociaal bewijs

Er zijn twee mogelijkheden om sociaal bewijs in je pitch te gebruiken, de ene wat directer dan de andere.

Het eerste, mildere, en zeker sterk aanbevolen ding om te doen is het vermelden van een link naar je meest gebruikte en meest relevante sociale netwerk in je handtekening. Als je Twitter alleen voor persoonlijke doeleinden gebruikt, kun je het weglaten en in plaats daarvan LinkedIn gebruiken.

Een andere goede stap zou zijn om contact op te nemen en te communiceren met een journalist op social voordat je je pitch verstuurt. Zo kunnen ze zien dat je hun werk echt kent en geïnteresseerd bent in wat ze te zeggen hebben. Volg alleen niet de follow-up met een pitch binnen enkele seconden.

Als tweede manier om sociaal bewijs te gebruiken: je kunt ervoor kiezen om een recent resultaat te noemen dat je hebt behaald met een post of mijlpaal, maar voor sommigen zal dit overkomen als te opdringerig en onaangenaam, dus wees voorzichtig hoe je het gebruikt.

Weet wanneer u uw e-mail moet versturen

Wanneer is het perfecte moment om de e-mail te versturen die uw project kan promoten? Hoewel er geen precies tijdstip is, zou het beste tijdstip om een antwoord te ontvangen zijn om uw e-mails te versturen op een dinsdag, woensdag of donderdag, tussen 10.00 en 15.00 uur. Deze regel werkt het beste als u bedrijven aantrekt op 9-tot-5-werktijden. Mensen checken e-mails voordat ze aan hun lunch beginnen en wanneer ze terugkomen om te zien wat ze gemist hebben.

Enkele voorbeelden van Pitch E-mails

Kijk eens naar enkele voorbeelden van hoe je pitch e-mails kunt schrijven. Zoals gezegd kun je ze afzwakken met plaatjes, GIF’s, etc.

Verder kun je een link naar je persbericht opnemen voor het geval een journalist het hele verhaal wil lezen. Vergeet niet om hem/haar te voorzien van social media links naar de accounts van je bedrijf, zodat een journalist meer te weten kan komen over je bedrijf. 

Bereik het doel – Persberichten mailen naar journalisten

U kunt urenlang nadenken over nieuwswaardige informatie, een pakkende kop of de juiste structuur voor uw persbericht, maar als uw nieuws niet in de juiste handen terechtkomt, zijn al uw inspanningen voor niets geweest. De publicatie van uw persbericht is het belangrijkste punt in uw werkproces. Nadat het persbericht is geschreven, is de volgende stap te bepalen hoe je de nodige e-mails van journalisten vindt voor een succesvolle publicatie. Om eerlijk te zijn, het is een nogal tijdrovende taak, maar je kunt niet verder zonder.

Laten we de volgende manieren opsporen die je helpen om e-mails van journalisten te krijgen:

Begrijp uw doelgroep 

Denk na over de mogelijke partners en journalisten voor uw product en dienst. Begin met het opstellen van een lijst van 10 tot 20 bedrijven en mensen die je e-mail kunnen lezen. Hoe graag u ook wilt dat beroemdheden op de lijst staan, laten we realistisch zijn: zelfs als u zijn/haar e-mail heeft, gelooft u dat zij/hij uw cold-call bericht leest en u gaat antwoorden? Tijd is de sleutel; verspil die niet. Laten we beroemdheden uitstellen tot het doel van 12 tot 18 maanden en teruggaan naar het bereiken van journalisten die daadwerkelijk hun e-mails checken.

Contact opnemen met journalisten

Het zou geweldig zijn als u de e-mail kunt sturen met de verwijzing naar een persoon die de journalist kent. Op die manier wordt je e-mail nooit genegeerd. Of bel de redacteur die je misschien kent. Probeer attente relaties op te bouwen met mensen in de media; dat werkt altijd in je voordeel.

Vind een blog van een journalist

U kunt de contacten van journalisten vinden door hun profielpagina’s te bekijken, maar ook door een uitnodiging te sturen om te verbinden op LinkedIn of een ander sociaal netwerk. Controleer de commentaarsectie, waar u misschien ook het e-mailadres vindt. Of je vindt iemand die bereid is je het e-mailadres van de journalist te geven.

Google gebruiken

Als je niet zelf directories gaat kopen, kun je via Google zoeken door “medialijsten” in te typen en de nodige namen te vinden.

Werken met je contacten

Eén van de beste resultaten van een goede e-mail pitch is kunnen zeggen: “Ik weet dat je hebt gewerkt…”. Mensen en hun achtergrond kennen kan het resultaat van je e-mail snel veranderen – van een koud gesprek naar een warm gesprek.

Natuurlijk is dit niet altijd het geval, dus voordat u deze persoon mailt, probeer zoek openbare informatie over hen te vinden en zoek ze online op. Gebruik de “Ik las uw artikel online” kaart, of “Ik ben een volger van u op Twitter en hou van de post over…”. Alles wat zijn/haar aandacht kan trekken en het ijs kan breken van een complete vreemdeling in zijn/haar inbox.

PRNEWS.io

Als u uw tijd en geld wilt besparen, dan is PRNEWS.io de beste optie om deze uitdaging aan te gaan. Als het meest betrouwbare en gebruiksvriendelijke platform, biedt PRNEWS.io u de mogelijkheid om uw persberichten te creëren, publiceren en distribueren in slechts een paar klikken. Daarnaast kunt u kwaliteit nieuws media websites kiezen voor het plaatsen van alle benodigde PR-materialen. Onze service helpt om die specifieke websites te selecteren die voortdurend worden bekeken door uw potentiële klanten, partners/partners en investeerders. Op deze manier kunt u gemakkelijk uw persbericht publiceren en uw doelgroep bereiken.

Zoals je ziet zijn er veel manieren om e-mails van journalisten te vinden. Welke voor u het meest nuttig en geschikt is, hangt af van uw budget, PR en marketingvereisten.

Zorg voor opvolging

Denk niet dat de meeste e-mails ongelezen of onopgemerkt blijven. Ze zouden snel gelezen kunnen worden en gemarkeerd voor opvolging, maar mensen hebben het vaak druk en vergeten terug te komen op uw brief. Dit is waar je komt met een korte herinnering dat je graag wilt chatten over je eerste e-mail.

Follow-ups zijn de sleutel in het pitchproces. Houd het simpel en ter zake. Vermeld in uw follow-up e-mail dat u graag de kans krijgt om met hen te chatten tijdens een kort gesprek van 10 tot 15 minuten om eventuele vragen of problemen te bespreken. Net als bij onderwerpregels moet u testen en een e-mailreeks vinden die het beste werkt. Volg nooit binnen 48 uur op. Geef uw prospect de tijd om contact met u op te nemen. Gewoonlijk geeft ongeveer 50% van de redacteuren de voorkeur aan een follow-up e-mail na een week.

“Nee” betekent niet “Nee” 

Dit zal vaker gebeuren dan we verwachten. Maar dat geeft niet; het hoort bij het leerproces van promotie en PR. Niet iedereen zal akkoord gaan of zelfs maar reageren. Als je een e-mail ziet van iemand die zegt dat hij niet geïnteresseerd is, reageer dan door hem te bedanken voor zijn antwoord en hem te vragen je in gedachten te houden als er iets zou veranderen. Het is mogelijk dat veel journalisten die antwoorden een lichte interesse hebben, maar met een ander merk werken of een budget hebben. Dat ze reageren geeft je een kans en opent de deur voor toekomstige correspondentie. Onderschat de kracht van een nee niet. Soms kan “nee” nu ja betekenen voor later.

Maar als het ingewikkeld voor je is om afgewezen te worden, kun je het pitchen van media delegeren. Gebruik een geloofwaardige alles-in-één dienst PRnews, die voor een vaste prijs uw verhalen schrijft, media outlets pitcht en distribueert voor publicatie. Met hun enorme ervaring en grote team, weten ze hoe ze e-mail pitches moeten maken om aantrekkelijk, pakkend en boeiend te zijn met het resultaat dat je wilt.

Inpakken

Het krijgen van grote media-aandacht is geweldig voor het genereren van aandacht, en verkeer leads voor uw bedrijf. Voordat je begint, weet dat er een effectief systeem is in plaats van het versturen van willekeurige e-mails; je kunt winst maken in ruil voor het schrijven van een effectieve e-mail pitch.

Het geheim om een reactie te krijgen op een koude e-mail, en een positieve en geïnteresseerde, is de juiste persoon bereiken, op precies het juiste moment, met inhoud waarin zij bijzonder geïnteresseerd zijn of samenwerken met de juiste partner om dit alles voor u te doen. Je hebt veel kansen, maar dit zal niet altijd gebeuren, en dat mag je ook niet verwachten.

Streef ernaar uw prospects waarde te bieden – u hebt ze tenslotte niet voor niets geselecteerd: ze willen misschien wat u hebt. Het enige wat u nu nog moet doen, is hen in de juiste vorm bewust maken van dit feit. Tijd om te Pitchen (of te delegeren)!

De meest relevante middelen zijn reclame, persberichten en nieuwsbrieven. PRNEWS.io dienst kost je slechts een paar momenten om al je spullen te organiseren om klaar te zijn voor het succesvol publiceren van je persberichten.