Les professionnels des relations publiques doivent utiliser tous les moyens possibles pour obtenir une couverture maximale de ce qu’ils promeuvent. L’un des moyens les plus efficaces de présenter votre marque ou votre entreprise aux journalistes est d’utiliser un dossier de presse. Il vous aidera à présenter les informations les plus précises sur votre entreprise et à attirer de nouveaux clients. Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un dossier de presse, vous découvrirez d’excellents exemples et vous obtiendrez un guide détaillé sur ce que vous devez inclure dans votre dossier de presse.
Qu’est-ce qu’un dossier de presse, exactement ?
Plus précisément, un dossier de presse est un ensemble d’informations sur votre entreprise que les représentants des médias peuvent utiliser lorsqu’ils couvrent votre marque dans les médias. Un dossier de presse électronique moderne se présente sous différentes formes et tailles, notamment sous forme de fichiers PDF et de dossiers, qui sont très pratiques à partager sur votre site d’entreprise, votre blog ou votre salle de presse à l’aide de services en ligne tels que WeTransfer ou Dropbox. Le dossier de presse d’un musicien peut également être présenté sous forme de documents imprimés pour une plus grande visibilité.
Il n’y a pas si longtemps, tous les experts en relations publiques connaissaient la différence entre un dossier de presse et un dossier média. Les dossiers médias ressemblaient à des fichiers permanents qui évoluaient au fil du temps. Les dossiers de presse contenaient des informations d’actualité, principalement utilisées pour des événements sociaux, des mises à jour d’entreprise ou des campagnes de lancement de nouveaux produits ou services. Aujourd’hui, les dossiers médias et les dossiers de presse sont disponibles en ligne, et la différence entre les deux est presque inexistante.
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Principaux avantages de conserver les documents de presse dans des dossiers de presse
Est-il judicieux de conserver les documents de presse en ligne ? La réponse est oui. Vous devez faire tout votre possible pour augmenter vos chances d’obtenir une couverture médiatique. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages de conserver vos documents de presse d’entreprise en ligne dans des dossiers de presse :
- Dès que vous disposez de votre dossier de presse d’entreprise, celui-ci servira de référence pour la communication médiatique concernant votre marque. Il est efficace pour maintenir la cohérence des messages clés. Vous ne trouverez pas de meilleur moyen de fournir des informations essentielles sur votre marque et de les présenter de manière parfaitement compréhensible pour les représentants des médias et votre public cible. Personne ne dit qu’un dossier de presse peut remplacer des présentations parfaitement adaptées aux médias, mais c’est un excellent complément.
- Lorsqu’une marque dispose d’un dossier de presse professionnel, il est beaucoup plus facile de contrôler le discours. C’est un excellent outil pour suivre les placements et rester informé de ce qui est publié.
- Un dossier de presse montre aux médias que votre entreprise est une structure sérieuse et bien organisée. En traitant avec de tels experts, les journalistes ne perdent pas leur temps ni l’attention de leur public cible.
Les dossiers de presse ne sont pas évidents pour tous les journalistes et reporters professionnels. En ayant accès aux principaux faits, critiques, récompenses et témoignages de l’entreprise, vous pouvez facilement instaurer un climat de confiance auprès des clients potentiels, collègues, investisseurs, influenceurs sur les réseaux sociaux et partenaires commerciaux. Maintenant que nous connaissons tous les avantages, passons à la question suivante : que doit contenir votre modèle de dossier de presse ?
Que contient un dossier de presse professionnel ?
Si vous essayez de déterminer ce qu’il faut inclure dans un dossier de presse pour des artistes ou toute autre entreprise, vous devez garder à l’esprit que vos documents de presse officiels doivent être précis et présenter votre entreprise sous son meilleur jour. L’objectif n’est pas de surcharger les journalistes d’informations. Tenez toujours compte du manque de temps dont souffrent la plupart des journalistes. Veillez à ce que la mise en page de votre dossier de presse soit suffisamment uniforme pour aider les gens à trouver rapidement les informations et à comprendre le message clé. Vous devez faire preuve de créativité, mais sans trop en faire, afin de ne pas embrouiller davantage les journalistes. Enfin, veillez à ne pas créer un dossier de presse commercial. Vous pouvez inclure quelques détails promotionnels, mais cette section doit rester concise. Si vous consultez les meilleurs exemples de dossiers de presse, vous constaterez qu’ils contiennent généralement les éléments suivants :
- Boilerplate
Assurez-vous que votre texte standard comprend les informations essentielles sur l’historique de votre entreprise. Il doit ressembler à la célèbre section « À propos de nous », qui est intéressante et facile à comprendre pour les journalistes et les lecteurs potentiels. Examinez les informations pour voir si elles répondent aux questions fondamentales. Il est recommandé d’utiliser des titres pour mettre en évidence les points clés de votre dossier de presse.
- Biographies de l’équipe
Il est important de présenter les membres de votre équipe dans un dossier de presse. Le mieux est de mettre l’accent sur leurs principaux talents et réalisations. Veillez à indiquer aux représentants des médias qui est prêt à faire des commentaires ou qui est disponible pour des interviews. Si certains membres de votre équipe ont un parcours exceptionnel susceptible de garantir une interview intéressante, mettez toujours l’accent sur eux et leurs réalisations professionnelles/personnelles en premier lieu.
- Variantes de votre logo
L’un des éléments les plus importants de votre dossier de presse professionnel est le logo. Vous devez vérifier si la résolution est suffisante pour votre image. Il est recommandé de fournir des fichiers en deux variantes, avec un fond clair et un fond sombre. Pour plus de commodité, il est préférable de télécharger le fichier SVG, que vous pouvez redimensionner à différentes tailles sans perte de qualité. Cette astuce peut être très utile si vous devez faire l’objet d’un reportage télévisé ou d’une publication imprimée à grand tirage. La deuxième option consiste à choisir des fichiers PNG, qui ont un fond transparent. Veillez à choisir le logo le plus grand possible afin qu’il ne soit pas flou.
- Photos en haute résolution
Il est important pour une marque d’avoir une couverture médiatique. Pour y parvenir, vous devez disposer d’images en haute résolution. Plus la résolution est élevée, mieux c’est pour votre dossier de presse. N’oubliez pas que la plupart des journalistes ont des délais serrés. Si vous voulez que votre histoire soit couverte, fournissez-leur un accès rapide et facile à des images de haute qualité.
- Vidéos et contenu audio
Si vous souhaitez augmenter votre couverture médiatique, vous devez préparer du contenu vidéo/audio pour votre dossier de presse. Les gens n’apprécient pas de ne voir que du contenu textuel, qui n’est pas facile à assimiler. En incluant du contenu vidéo et audio accrocheur, vous augmentez vos chances d’être remarqué. Choisissez le contenu en fonction du public potentiel et du secteur principal dans lequel votre entreprise opère. Comme le montre la pratique, les campagnes de marketing et de relations publiques avec des éléments visuels accrocheurs attirent davantage l’attention.
- Coordonnées
Votre dossier de presse doit inclure les coordonnées essentielles. Veillez à préciser qui sont les porte-parole devant les représentants des médias. Informez les journalistes des disponibilités des porte-parole pour des interviews ou des conversations. Veuillez fournir un numéro de téléphone direct ainsi qu’une adresse e-mail valide.
- Liens vers les réseaux sociaux
Nous vivons à l’ère du numérique. Les réseaux sociaux sont devenus des canaux essentiels pour les marques en matière de relations publiques, de marketing et de communication. Lorsque vous préparez un modèle de dossier de presse, veillez à ajouter les liens vers les réseaux sociaux dans les coordonnées.
- Fiche d’information sur l’entreprise
Pour conclure votre dossier de presse, il est judicieux de résumer quelques points essentiels afin de décrire vos services et vos produits. Veillez à inclure les tarifs et les lieux où il est possible de commander vos services ou d’acheter vos produits, etc.
FAQ : Dossier de presse
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Il s’agit d’un dossier contenant des informations sur l’entreprise, ses activités et des faits destinés aux représentants des médias afin qu’ils puissent vous mettre en avant dans leurs publications. Si vous leur offrez la possibilité de collecter les données que vous jugez nécessaires à partir d’un seul endroit, cela améliorera la réputation de l’entreprise, renforcera la confiance du public à son égard et augmentera probablement le trafic sur votre site web.
Que contient un dossier de presse ?
Le dossier de presse doit contenir uniquement des informations pertinentes telles que des faits, l’historique de l’entreprise, les biographies des employés, des chiffres, des communiqués de presse, les événements récents et des photos de haute qualité.
Comment créer un dossier de presse ?
Avant de commencer à collecter toutes les données, décidez du format dans lequel elles doivent être conservées. Ensuite, en fonction de la liste des éléments à inclure, vérifiez chaque information. Excluez toutes les anciennes données et prêtez attention aux dates.
Comment créer un dossier de presse électronique ?
Si vous décidez de fournir la version électronique du dossier de presse, regroupez toutes les informations dans un seul dossier et stockez-le sur un service cloud pratique. Ajoutez ensuite tous les éléments à la section presse spéciale du site web. Ainsi, les représentants des médias vous trouveront plus rapidement grâce aux mécanismes d’indexation des moteurs de recherche.
Pour en savoir plus :
