Un professionnel des relations publiques doit utiliser tous les moyens possibles pour obtenir une couverture maximale. L’un des moyens les plus efficaces de présenter votre marque ou votre entreprise aux journalistes est d’utiliser un dossier de presse. Il vous aidera à présenter les informations les plus précises sur votre entreprise et à attirer de nouveaux clients. Nous verrons ce qu’est un dossier de presse, nous en verrons d’excellents exemples et nous obtiendrons un guide détaillé sur ce que vous devez inclure dans votre dossier de presse.
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Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Pour être plus précis, un « dossier de presse » est un ensemble d’informations sur votre entreprise que les représentants des médias peuvent utiliser lorsqu’ils couvrent votre marque dans les médias. Un dossier de presse électronique moderne se présente sous différentes formes et tailles, notamment sous la forme de fichiers PDF et de dossiers, qui sont très pratiques à partager sur le site de votre entreprise, sur votre blog ou dans votre salle de presse à l’aide de services en ligne tels que WeTransfer ou Dropbox. Le dossier de presse d’un musicien peut également être présenté sous forme de documents de presse imprimés pour une plus grande visibilité.
Il n’y a pas si longtemps, tous les experts en relations publiques faisaient la différence entre un dossier de presse et un kit média. Les dossiers de presse ressemblaient à des fichiers permanents qui évoluaient au fil du temps. Les dossiers de presse contenaient des informations d’actualité, utilisées principalement pour des événements sociaux, des mises à jour de l’entreprise ou des campagnes de lancement de nouveaux produits ou services. Aujourd’hui, les dossiers de presse et les dossiers médiatiques peuvent être consultés en ligne, et la différence entre les deux est pratiquement inexistante.
Principaux avantages de la conservation des documents de presse dans les dossiers de presse
Est-il judicieux de conserver les documents de presse en ligne ? La réponse est oui. Vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour augmenter vos chances d’obtenir une couverture médiatique. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages de conserver vos documents de presse d’entreprise dans des dossiers de presse :
- Dès que vous aurez votre dossier de presse d’entreprise, il servira de point de référence pour la communication avec les médias concernant votre marque. Il est efficace pour maintenir l’alignement sur les messages clés. Vous ne trouverez pas de meilleur moyen de fournir des informations essentielles sur votre marque et de les présenter de manière parfaitement digeste aux représentants des médias et à votre public cible. Personne ne dit qu’un dossier de presse peut remplacer des présentations parfaitement adaptées aux médias, mais il s’agit d’un excellent complément.
- Lorsqu’une marque dispose d’un dossier de presse réalisé par des professionnels, il est beaucoup plus facile de garder le contrôle de la narration. C’est un excellent outil pour suivre les placements et rester au courant de ce qui est diffusé.
- Un dossier de presse montre aux médias que votre entreprise est une structure sérieuse et bien organisée. En traitant avec de tels experts, les journalistes ne perdent pas leur temps ni l’attention de leur public cible pour n’importe quoi.
Les dossiers de presse ne sont pas évidents pour tous les reporters et journalistes professionnels. En ayant accès aux principaux faits, critiques, récompenses et témoignages de l’entreprise, vous pouvez facilement gagner la confiance de clients potentiels, de collègues, d’investisseurs, d’influenceurs des médias sociaux et de partenaires commerciaux. Connaissant tous les avantages, nous pouvons passer à la question suivante : Que doit contenir votre modèle de dossier de presse ?
Que contient un dossier de presse professionnel ?
Si vous essayez de déterminer ce qu’il faut inclure dans un dossier de presse pour les artistes ou toute autre entreprise, vous devez vous concentrer sur l’idée que votre matériel de presse officiel doit être spécifique et représenter votre entreprise sous son meilleur jour. L’objectif n’est pas de surcharger les journalistes d’informations. Tenez toujours compte du manque de temps auquel la plupart des journalistes sont confrontés. Veillez à ce que la présentation de votre dossier de presse soit suffisamment uniforme pour aider les gens à trouver les informations et à comprendre rapidement le message clé. Faites preuve de créativité pour ne pas embrouiller davantage les journalistes. Le dernier point à mentionner est la réalisation d’un dossier de presse non commercial. Vous pouvez y inclure quelques détails promotionnels, mais la section doit être courte. Si vous consultez les meilleurs exemples de dossiers de presse, vous constaterez que les éléments suivants y figurent généralement :
- Modèle de document
Veillez à ce que votre « boilerplate » contienne les informations essentielles sur l’historique de votre entreprise. Il doit ressembler à la célèbre section « À propos de nous », qui est intéressante et facile à comprendre pour les journalistes et les lecteurs potentiels. Examinez les informations pour voir si elles répondent aux questions fondamentales. Il est recommandé d’utiliser des titres pour mettre en évidence les points clés de votre dossier de presse.
- Biographies des membres de l’équipe
Il est important de présenter les membres de votre équipe dans un dossier de presse. La meilleure chose à faire est de se concentrer sur les principaux talents et réalisations. Veillez à indiquer aux représentants des médias qui est prêt à faire des commentaires ou qui est disponible pour des interviews. Si vous avez des membres de l’équipe qui ont un parcours extraordinaire qui peut rendre l’interview intéressante, mettez toujours l’accent sur eux et sur leurs réalisations professionnelles/personnelles en premier lieu.
- Variantes pour le logo de votre marque
Le logo est l’un des éléments les plus importants de votre dossier de presse professionnel. Vous devez vérifier si la résolution est suffisante. Il est recommandé de fournir des fichiers en deux variantes, avec des arrière-plans clairs et foncés. Pour plus de commodité, il est préférable de télécharger le fichier SVG, que vous pouvez adapter à différentes tailles sans perte de qualité. Cette astuce peut s’avérer très utile si vous devez faire l’objet d’un reportage télévisé ou d’une publication en gros caractères. La deuxième option consiste à choisir des fichiers PNG, dont l’arrière-plan est transparent. Veillez à choisir le logo le plus grand possible, afin qu’il ne soit pas flou.
- Photos en haute résolution
Il est important pour une marque de bénéficier d’une couverture médiatique. Pour ce faire, vous devez disposer d’images en haute résolution. Plus la résolution est élevée, mieux c’est pour votre dossier de presse. N’oubliez pas que la plupart des journalistes doivent respecter des délais serrés. Si vous voulez que votre histoire soit couverte, fournissez-leur un accès rapide et facile à des images de haute qualité.
- Vidéos et contenu audio
Si vous voulez augmenter la couverture médiatique, vous devez préparer un contenu vidéo/audio pour votre dossier de presse. Les gens n’apprécient pas de ne voir que du texte, qui n’est pas facile à assimiler. En incluant des contenus vidéo et audio accrocheurs, vous augmentez vos chances d’être remarqué. Choisissez le contenu en fonction du public potentiel et du secteur principal dans lequel votre entreprise opère. La pratique montre que les campagnes de marketing et de relations publiques comportant des éléments visuels accrocheurs retiennent davantage l’attention.
- Coordonnées
Votre dossier de presse doit contenir les coordonnées essentielles. Veillez à préciser qui sont les porte-parole devant les représentants des médias. Indiquez aux journalistes quand ils sont disponibles pour des interviews ou des conversations. Indiquez un numéro de téléphone direct ainsi qu’une adresse électronique valide.
- Liens vers les plateformes de médias sociaux
Nous vivons à l’ère du numérique. Les relations publiques, le marketing et les plateformes de médias sociaux sont devenus les principaux canaux de communication des marques. Lorsque vous préparez un modèle de dossier de presse, veillez à ajouter les liens sociaux dans les coordonnées.
- Fiche d’information sur une entreprise
En tant que point final de votre dossier de presse, il est judicieux de souligner quelques points essentiels afin de décrire vos services et vos produits. Veillez à inclure les prix, les lieux disponibles pour commander des services ou acheter des produits, etc.
FAQ : Dossier de presse
Qu’est-ce qu’un dossier de presse ?
Il s’agit d’un dossier contenant des documents sur l’entreprise, ses activités et des informations destinées aux représentants des médias pour qu’ils vous présentent dans leurs publications. Si vous leur proposez de collecter en un seul endroit les données que vous jugez nécessaires, vous améliorerez la réputation de l’entreprise, renforcerez la confiance du public et augmenterez probablement le trafic vers votre site web.
Que contient un dossier de presse ?
Le dossier de presse ne doit contenir que des données pertinentes telles que des faits, un historique, des biographies d’employés, des chiffres, des communiqués de presse, des événements récents et des photos de haute qualité.
Comment créer un dossier de presse ?
Avant de commencer à collecter toutes les données, décidez du format dans lequel elles doivent être conservées. Ensuite, selon la liste des éléments à inclure, vérifiez chaque information. Excluez toutes les données anciennes et faites attention aux dates.
Comment réaliser un dossier de presse électronique ?
Si vous avez opté pour la version électronique du dossier de presse, regroupez toutes les informations dans un dossier et stockez-le sur un service de cloud computing. Ajoutez ensuite tous les éléments à la section « presse » du site web. Les médias vous trouveront ainsi plus rapidement, grâce aux mécanismes d’indexation des moteurs de recherche.
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