Aux États-Unis, le premier communiqué de presse a été publié il y a un peu plus d’un siècle. Même si, aujourd’hui, Facebook et Twitter remplacent souvent les publications d’information, la presse traditionnelle peut encore avoir un impact significatif sur la société. L’envoi de communiqués de presse pour des événements reste le meilleur moyen de transmettre des messages aux médias et d’avoir accès à un large public.
Qu’est-ce qu’un communiqué de presse pour un événement ?
Un communiqué de presse relatif à un événement doit expliquer brièvement et clairement aux journalistes pourquoi eux et le public doivent assister à votre événement. Un communiqué de presse doit répondre à la question « Pourquoi devrais-je venir ici ? » Le communiqué contient également des informations sur l’événement, telles que l’heure à laquelle il commence, le lieu où il se déroulera, l’itinéraire pour s’y rendre et les coordonnées d’un expert en relations publiques ou d’une autre personne responsable qui peut répondre aux questions sur l’événement.
Les trois piliers sur lesquels repose tout communiqué de presse sont la nouveauté, la pertinence et l’informativité. Pour publier un communiqué de presse sur notre site web, vous devez remplir le formulaire qui se trouve sur ce lien :
Principaux éléments du communiqué de presse d’un événement
Lorsque vous rédigez un communiqué de presse sur un événement, vous pouvez ajouter des informations ici et là ou mettre l’accent sur certaines parties. Toutefois, nous vous recommandons de suivre le modèle standard suivant pour un communiqué de presse relatif à un événement :
- Titre. Le titre est la première chose qu’une personne verra dans votre communiqué de presse. Il doit être accrocheur pour attirer l’attention et expliquer clairement en quoi consiste votre événement. Il doit inclure le nom de l’événement dont il sera question dans le texte.
- L’introduction. L’introduction est la base d’information du texte. Vous devez expliquer en quelques phrases l’idée principale de votre événement dans cette section. L’introduction répond en une ou deux phrases à la question suivante : « De quoi parle ce communiqué de presse ? »
- Le corps du texte. Le corps du texte ou l’essentiel du communiqué de presse révèle tous les détails de l’événement et toutes les informations qui s’y rapportent. Le corps du texte peut contenir des chiffres, des faits, des statistiques et d’autres détails intrigants. N’oubliez pas que les informations les plus importantes doivent être communiquées dans le premier paragraphe, l’introduction.
- Citation. L’ajout d’un commentaire ou d’un avis d’expert est un excellent moyen de rendre le contenu de votre communiqué de presse plus brillant et plus vivant. Et lorsque cela est nécessaire, la citation permet de mettre en évidence l’auteur de la nouvelle, en signalant un personnage clé associé à l’événement.
- Aide à l’information. Avec l’aide à l’information, le communiqué de presse doit contenir des informations brèves et claires décrivant l’événement. Vous pouvez inclure l’historique de l’événement et les principales réalisations de la marque, ainsi que des éléments d’identité – par exemple, le logo.
- Images visuelles et liens. Ajoutez des éléments médiatiques associés à l’événement. Il peut s’agir d’un reportage photo ou de l’affiche de l’événement, d’infographies, de bannières, de photos promotionnelles, etc.
- Contact média / personne de contact pour la presse. Un communiqué de presse doit inclure les contacts de l’événement – un représentant ou un organisateur auprès duquel un journaliste peut obtenir des informations ou des documents supplémentaires pour la publication. Vous pouvez ajouter ici des liens vers les ressources Internet de l’entreprise : site web, page d’accueil et réseaux sociaux.
Exemple de communiqué de presse pour un événement
Gardez à l’esprit que lorsqu’il s’agit d’un communiqué de presse sur un événement, vous devez créer un document informatif. Les représentants des médias doivent apprendre rapidement un certain nombre de choses : ce qui s’est passé, pourquoi cela s’est passé, où cela s’est passé et quels sont les résultats de l’événement. Ou encore l’heure à laquelle l’événement aura lieu et le sujet de l’événement.
Essayez de rédiger toutes les parties d’un communiqué de presse relatif à un événement (du titre aux contacts) de manière simple.
A quoi servent les communiqués de presse ?
Les communiqués de presse servent principalement à 4 choses :
Parler de l’actualité à un large public et accroître la notoriété de la marque. L’histoire racontée par les médias suscite l’intérêt et la confiance d’un large public. Les publications de presse contribuent à attirer l’attention sur votre marque, peuvent provoquer un tollé et accroître la notoriété de votre marque.
Construire une relation durable et fructueuse avec les médias. Les journalistes sont à la recherche d’informations et d’histoires intéressantes. C’est pourquoi l’envoi de communiqués de presse est mutuellement bénéfique. En aidant la presse à trouver des informations pertinentes, vous serez en mesure d’établir une coopération fructueuse avec vos partenaires médiatiques.
Contrôler l’image et la perception de votre marque ou de votre produit. Un communiqué de presse n’est pas seulement une histoire sur votre marque ; c’est aussi l’occasion de façonner l’image de votre marque et de contrôler la perception qu’en a le public. L’envoi d’un communiqué de presse est un moyen de protéger le produit, l’événement ou la position contre toute interprétation erronée.
Apporter des clients et augmenter les ventes. Une nouvelle ligne de vêtements, une promotion unique sur une compagnie aérienne ou le lancement d’un projet éducatif nécessitent tous une publicité et une image de marque pour attirer les clients.
Les communiqués de presse aident à accomplir ces tâches. Il est à noter que les textes contenant de la publicité directe ne sont souvent pas pris en considération par les services éditoriaux des publications, mais sont envoyés au service de publicité et de marketing.
Règles de rédaction des communiqués de presse pour les événements
Il existe des règles simples pour rédiger un communiqué de presse. Si vous les suivez, vous réduirez les risques que votre communiqué se retrouve dans le dossier spam de quelqu’un ou qu’il soit ignoré…
Le premier paragraphe d’un communiqué de presse, l’introduction, est court mais son contenu est le plus important. Il répond à des questions et fournit des informations clés, telles que
- quel est le nom de l’événement
- le format de l’événement
- en quoi consistera l’événement
- la date, l’adresse et l’heure de l’événement
- des noms ou des faits liés à l’événement qui sont susceptibles d’attirer l’attention
Vous disposez de quelques secondes pour que le rédacteur en chef lise les premières lignes de votre communiqué et décide de poursuivre sa lecture. Ne parlez pas du caractère unique de l’événement ou du fait qu’il est sans précédent. Donnez les faits. Croyez-moi : il est tout aussi important pour vos destinataires de publier des annonces intéressantes, pertinentes et utiles. Lorsque vous fournissez ces informations, vous pouvez voir les informations relatives à votre événement publiées. Mais ne cachez pas l’essentiel sous un amas d’informations distrayantes et de détails non pertinents, car le rédacteur a un énorme flux d’informations à examiner. Dans votre premier paragraphe, aidez le rédacteur à comprendre que votre événement mérite son attention.
Dans le deuxième paragraphe, vous donnez plus de détails sur l’événement, par exemple le nombre de personnes attendues et qui sont ces personnes, ainsi que le caractère unique de l’événement. Quel sera le programme et quels sont les détails les plus intéressants ?
Vous pouvez consacrer un paragraphe aux commentaires d’un leader d’opinion sur les organisateurs ou sur l’événement. Bien entendu, ce commentaire ne doit pas être falsifié. Vous ne devez pas non plus citer des personnes qui ne sont pas des figures reconnaissables. Il est préférable de raccourcir le communiqué de presse plutôt que de le truffer d’informations superficielles ou erronées.
Le dernier paragraphe du communiqué de presse doit contenir l’adresse du site web de l’événement, les coordonnées de la personne chargée des relations publiques et de l’interaction avec les médias dans le cadre du projet, ainsi que le téléphone, l’adresse électronique et les liens vers les réseaux sociaux de l’événement.
Au final, vous devriez obtenir un communiqué de presse d’une page maximum, dans lequel les informations ne sont pas répétées, qui est logique et structuré de manière cohérente, qui ne comporte pas la moindre erreur et qui ne manque pas d’informations spécifiques ou ne les déforme pas.
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Les principales nuances sont les suivantes :
- Un communiqué de presse doit être rédigé au format texte. Il n’est pas nécessaire de le rédiger en format pdf, que personne n’ouvrira, ne chargera et ne copiera. Faites en sorte que le chemin entre la lecture et la publication soit aussi court et pratique que possible pour le destinataire.
- Il est préférable de ne pas appeler la lettre « front » – « Communiqué de presse de la conférence sur la rédaction de communiqués de presse ». Chaque rédacteur de ces lettres presque identiques en a des centaines à trier chaque jour. Rédigez un titre intéressant et informatif qui attirera votre attention.
- Lorsque vous envoyez un communiqué de presse, après les salutations, copiez le premier paragraphe dans le corps de la lettre. Le premier paragraphe doit contenir les informations les plus importantes et les plus vitales concernant votre événement. Incluez un lien permettant à quelqu’un d’accéder à l’événement et d’en savoir plus. (et donnez un lien vers le GoogleDoc où vous avez prudemment copié le texte de votre communiqué de presse). Toutes vos coordonnées doivent figurer dans le communiqué.
- Outre le texte du communiqué de presse, la pièce jointe doit contenir 2 à 4 photos d’événements passés ou similaires que vous avez organisés, ou des images tirées de l’internet qui vous semblent les plus appropriées, ou encore une affiche de l’événement. Parfois, s’il n’y a pas de photos, les rédacteurs peuvent joindre à votre communiqué quelque chose qui ne reflète pas du tout vos attentes.
Préparation et diffusion
Avant d’envoyer un communiqué de presse pour publication, suivez les étapes suivantes :
- Évitez les phrases difficiles à lire, les tournures partielles et impliquées, les phrases au vitriol, le vocabulaire spécial, les abréviations, à l’exception de celles qui sont couramment utilisées. Rédigez dans un langage compréhensible et vivant.
- Évitez les jugements évaluatifs.
- Essayez de ne pas utiliser de mots de liaison, qui sont perçus comme une contrainte : « en conséquence », « ainsi », « par la suite ».
- Vérifiez l’orthographe et la ponctuation.
- Essayez de faire tenir le communiqué de presse sur une page, deux au maximum.
- Faites une brève annonce du communiqué de presse et placez-la dans le corps de la lettre que vous adressez aux différents médias. Vous augmenterez ainsi les chances qu’un journaliste le lise. Il est important qu’un rédacteur en chef saisisse instantanément l’essence de votre événement dans le corps de la lettre elle-même.
- Formulez brièvement l’objet de la lettre.
J’espère que vous savez maintenant comment rédiger un communiqué de presse pour un événement. Les communiqués de presse sont toujours d’actualité. Toutefois, il n’est pas nécessaire d’être un professionnel pour rédiger un bon communiqué de presse. Toute personne suffisamment alphabétisée et comprenant la structure et les nuances de ce genre de texte peut rédiger un bon communiqué de presse.
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FAQ : Comment rédiger un communiqué de presse pour un événement
Comment rédiger un communiqué de presse pour un événement ?
Il s’agit d’un texte qui s’adresse avant tout à un journaliste. Dans le meilleur des cas, il doit aider l’auteur à créer le matériel. Le communiqué de presse doit répondre aux principales questions : que va-t-il se passer, où cela va-t-il se passer, quel jour cela va-t-il se passer et qui va y participer. Dans le communiqué, vous devez également divulguer le sujet principal de l’occasion d’information. Le texte doit être simple pour qu’un élève de cinquième année puisse le comprendre.
Qu’est-ce qui fait un bon communiqué de presse ?
Le matériel qualitatif comprend les éléments suivants :
- Il doit contenir des informations spécifiques qui peuvent être utiles aux lecteurs d’un média particulier.
- Le communiqué n’est pas une publicité. Les informations sur les nouveaux produits, les événements de parrainage intéressants – sont immédiatement envoyées au panier, et leur auteur est invité à écrire au département du marketing et de la publicité.
- L’événement lui-même doit être l’occasion d’entendre quelque chose de nouveau. Par exemple, je n’irai pas pour écouter pour la centième fois les perspectives de la saison touristique en Crimée, mais pour apprendre quelque chose sur des initiatives spécifiques visant à améliorer l’infrastructure touristique – pourquoi pas.
Quand envoyer un communiqué de presse pour un événement ?
Il est préférable d’envoyer les communiqués de presse le matin. Les journalistes auront alors plus de temps pour éditer votre texte et le publier sur le site web (ou l’imprimer). En outre, il y a de fortes chances qu’il inscrive votre événement sur le calendrier et qu’il s’y rende.
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