Análisis de las partes interesadas: cómo hacerlo para conseguir apoyo al proyecto

Si no consigues que te acepten, todo el trabajo que has hecho con tu producto habrá sido en vano. Tienes todos los recursos para hacerlo realidad, pero te falta un paso: la aprobación de las partes interesadas.

El objetivo del proceso es garantizar el éxito del proyecto. Es más probable que tenga éxito si empieza bien. Aunque tus intenciones son buenas, la aprobación suele parecer un obstáculo para avanzar. Ahí es donde el análisis de las partes interesadas te ayuda a resolver estos problemas.

Como profesional de las relaciones públicas, utilizas varias herramientas para alcanzar tus objetivos de gestión. El análisis de las partes interesadas es una de esas herramientas que hay que hacer con cuidado. Al hacerlo, identificas, evalúas y priorizas a las personas que se verán afectadas por tu plan de juego.

Entonces, ¿qué es un análisis de las partes interesadas?

Antes de pasar al análisis, conviene hacerse una idea de quién es una parte interesada. ¿Qué influencia tienen en tu proyecto? Directa.

En general, este término describe a cualquiera que se beneficie de su producto y participe activamente en él. La forma en que participen en la estrategia puede afectar a su resultado.

Cuando se pone en marcha una empresa, una organización, hay un equipo de personas tanto internas como externas que participan en ella. Se trata de identificar a todos los actores clave antes de que empiece el juego.

El siguiente paso es agruparlas en función de sus objetivos y planes, intereses o influencias. A menudo, estas personas cambian, o su interés en el juego cambia en distintas fases del proyecto. Digamos que se trata de requisitos técnicos que deben ser estables. De lo contrario, el proyecto se resentirá.

Si estás empezando, utiliza las tres preguntas siguientes para poner las cosas en marcha.

¿Quién está interesado en tu proyecto?

¿Cómo pueden influir en mi capacidad de lograr impacto?

¿A quién afecta?

Ahora, cuando vea el panorama general, sabrá quiénes son los más interesados y cómo interactuar con cada uno de ellos.

¿Por qué es importante el análisis de las partes interesadas?

Entonces, ¿por qué utilizar este método? Cualquiera que sea una empresa, tiene sus retos y sus expectativas. Para obtener las cifras, hay que evaluar el papel de cada participante. Si son perdedores o ganadores, si están implicados o excluidos de los procesos de toma de decisiones… en fin.

A menudo hay que gestionar un amplio abanico de personas con intereses variados y a menudo contrapuestos. Mantenerlos contentos es todo un reto. Sin embargo, si cada jugador está informado y participa, hará avanzar su estrategia.

En pocas palabras, se trata de los riesgos y beneficios de un proyecto.

¿Necesita más razones? He aquí cómo el método le ayuda a

• revelar los intereses de los actores clave sobre los problemas que la empresa pretende resolver o cubrir;
• obtener nuevos puntos de vista sobre un producto escuchando desde diversos ángulos y perspectivas;
• detectar conflictos/intereses entre los participantes, que influirán en la decisión y el riesgo de obtener los fondos necesarios
• reducir los riesgos;
• aprender las relaciones entre una coalición de partes interesadas (patrocinio, propiedad, cooperación);
• genera confianza con las partes interesadas (hay mucho en juego, hasta un 56% de pérdidas);
• ahorrar tiempo y dinero, mejorando las posibilidades de que la empresa sea un éxito y se ajuste al presupuesto;
• determinar el nivel de implicación de cada actor en las sucesivas fases del ciclo del plan de juego.

¿Cuándo debe hacerlo?

Hágalo al principio del proyecto. Este método se basa en el diálogo, la educación y la visibilidad, así como en la alineación estratégica. Considérelo un primer paso para la promoción que necesita cuando demuestre lo contrario.

Puede empezar como borrador y seguir trabajando en él, actualizándolo periódicamente. Está bien que la gente entre y salga de la empresa o de los programas. Para usted, eso significa llevar un registro de todos los movimientos. Analice a los recién llegados y vuelva a analizar a los demás siempre que se produzcan cambios.

Cuando este estudio se hace pronto, aumentan las posibilidades de ganarse el apoyo de estos participantes clave. Reúna a estas personas, invítelas a las reuniones de la fase inicial y compártales sus planes y objetivos.

¿Cómo realizar el análisis de las partes interesadas?

La lista de participantes implicados en su empresa varía. Difiere de un caso a otro, así que, para seleccionar la suya, realice un análisis de las partes interesadas.

Paso 1 Identificar

Para empezar, será mejor que tengas respuestas a las siguientes preguntas.

¿Quiénes son los actores clave?

¿Cuál es su interés?

¿Cómo le ayudarán a dar forma a su producto?

¿Quién es el actor más débil?

Paso 2 Analizar

Ya tienes un borrador con los nombres de las partes interesadas. Además, tienes que rellenarlo con sus requisitos, objetivos y necesidades. De este modo, dispondrás de los datos necesarios para elaborar un plan de comunicación básico. Analiza su papel en tu proyecto. Averigua qué les motiva y qué les molesta.

Paso 3 Priorizar

Profundiza en tus conocimientos para preparar un plan de compromiso o un mapa. Todos son diferentes, con distintos niveles de atención y canales de comunicación. Tu tarea es contentar a todos. A menudo, las partes interesadas se agrupan en cuatro categorías.

Divide a los jugadores por influencia e interés en tu estrategia. Obtendrás una imagen con su nivel de autoridad que te mostrará dónde se encuentran en tu producto.

Paso 4 Planificar la comunicación

En esta fase, elabore un plan sobre cómo va a tratar a los distintos actores. Aquí es donde puedes estar al frente de cualquier conflicto. Intente responder a las siguientes preguntas

¿Cuál es su canal de comunicación preferido?

¿Cómo deben saberlo?

¿Con qué frecuencia quieren que se les consulte?

Ahí es donde encontrará las respuestas para construir la táctica adecuada. Además, te ayudará a encontrar áreas en las que puedes ajustar tu plan de juego para adaptarte a ellos. Si cambian de función, reevalúe sus hipótesis para adelantarse a los riesgos y conflictos.

Reglas de oro para implicar eficazmente a las partes interesadas

Sea cual sea su producto, la clave está en conseguir su aceptación. Además, hay que saber qué informar y con qué frecuencia. Una alta participación es crucial. Una vez realizado el análisis de las partes interesadas, no perderá el pulso del éxito. ¿Quiere aumentar sus posibilidades de aceptación? Asegúrese de seguir los siguientes principios clave.

• Ofrezca valor. Concéntrese en las necesidades de las partes interesadas. Las necesidades pueden cambiar en distintas fases del plan, y hay que estar preparado para satisfacerlas.
• Menos es más. Siempre que quiera conectar con los actores, ofrezca la información pertinente. Es su mejor apuesta.
• Adáptate a las preferencias de tus jugadores. Utilice los canales adecuados. Llamadas, grabaciones de vídeo o cuadros de mando interactivos; lo que usted quiera.
• Muestre los resultados utilizando software de gestión de productos. Facilite a los jugadores la búsqueda de datos.

Para evitar errores comunes, asegúrese de que

• Llega a tiempo con el análisis de las partes interesadas;
• tiene a todos los actores clave en la lista
• satisfacer las necesidades o motivaciones de las partes interesadas
• reevaluar sus hipótesis de vez en cuando.

Conclusión

La diferencia entre el éxito y el fracaso puede estar simplemente en saber cómo comunicarse y cómo no comunicarse con los miembros del equipo de producto. Se trata de una estrategia inteligente para utilizar desde el principio del lanzamiento del producto. Con un plan directo en marcha, tienes la oportunidad de superar los obstáculos que impiden el éxito.