CRM Public Relations: 7 fordele ved at bruge CRM for journalister og PR

Customer Relationship Management eller CRM, som det er almindeligt kendt, har taget verden med storm. CRM-værktøjer har revolutioneret den måde, vi arbejder på; de anvendes i vid udstrækning til salg, kundeservice, talentindsamling og markedsføring blandt andet. CRM tilbyder mange fordele for brugerne, såsom brug af forskellige kommunikationskanaler som f.eks. messengers, herunder WhatsApp for Business, til at fremme produktivitet og samarbejde mellem teams.

Men mange PR-fagfolk har været bagud og bruger stadig arkaiske løsninger med usammenhængende arbejdsgange og regneark til at administrere oplysninger om reportere, sende medieoplæg og spore fremskridt generelt. Det er interessant, at ifølge nyere undersøgelser bruger mere end60 % af PR-fagfolk stadig regneark som et vigtigt arbejdsredskab.

Men hvordan kan CRM helt præcist hjælpe PR-professionelle med ovenstående problemer? Her er hvordan.

Hvad ligger der bag CRM for Public Relations?

Kernen i Customer Relationship Management (CRM) fremgår tydeligt af afkodningen af det. Det er et system, der hjælper med at føre registre over kunder og ordrer, analysere virksomhedens produktivitet, styre personalet og kontrollere virksomhedens økonomi, spore købernes forespørgsler og have adgang til deres personlige oplysninger. Alle disse funktioner er nødvendige for at øge konverteringer og yde kundeservice af høj kvalitet.

Det er et softwareprogram, hvorigennem iværksættere interagerer med kunderne. Det er dybest set den eneste kundedatabase, der giver detaljerede oplysninger om hver person, der interagerer med din virksomhed.

Forestil dig, hvor nemt det er: Personalet kan til enhver tid få oplysninger om en kunde. Desuden kan du selv administrere systemet og om nødvendigt åbne eller begrænse adgangen.

CRM har disse funktioner:

kommunikation med kunder,
analyse af resultater,
udarbejdelse af rapporter osv.

Afhængigt af den valgte PR CRM-software vil du have visse specifikke funktioner, hvormed det er lettere at organisere arbejdet med kunderne.

Customer Relationship Management (CRM) er en teknologi og en strategi. CRM-systemer gør det muligt for organisationer at fokusere udelukkende på deres relationer til de enkelte mennesker – som kan være en gruppe af kunder, kolleger, servicebrugere eller leverandører. Selv om CRM som værktøj i høj grad anvendes til salg, er dets anvendelsesmuligheder ikke begrænsede og kan anvendes i forskellige sektorer som f.eks. HR, kundeservice, supply chain management og PR-indsats.

Hvorfor er PR CRM vigtigt og et musthave?

CRM hjælper med at automatisere salgsprocessen, opbygge en kundebase og styre kommunikationen. Software forenkler virksomhedens arbejde og gør det mere bekvemt ved at udføre rutineopgaver. Lederne behøver ikke at huske og skrive i deres notesbøger masser af standardopgaver. Systemet minder dem om dette. CRM reducerer også risikoen for fejl ved uagtsomhed og giver mere tid til at udføre andre opgaver.

Denne software er nødvendig i enhver virksomhed, og det gælder især for internethandel. De vigtigste fordele ved CRM er som følger:

samling af en kundebase,
oprettelse af kundens profil,
interaktion med køberen og lagring af kommunikationshistorikken,
udsendelse af e-mails,
analyse af virksomhedens arbejde,
behandlingstiden fremskyndes,
øge antallet af salg,
øge kundeloyaliteten,
forbedring af servicekvaliteten,
lettelse af de processer, som lederne beskæftiger sig med.

Fordele ved at bruge CRM til journalister/PR

Et CRM til medierelationer eller PR, som ofte er kendt som PRM (Public Relations Management), eliminerer brugen af Post-it Notes, regneark og andre værktøjer, som traditionelt bruges til at holde journalister organiseret.

Her er syv måder, hvorpå en journalist eller en PR-profil kan drage fordel af at bruge et CRM:

Lagre og administrere mediekontakter

Et CRM-system giver dig mulighed for at gemme og administrere alle dine mediekontakter i en enkelt database. Et sådant system eliminerer afhængigheden af flere Excel-regneark og andre værktøjer til at gemme oplysninger som e-mail-korrespondance, håndtag på sociale medier, konversationshistorik, dokumenter, betalinger og fakturaer, opfølgende påmindelser og alt andet, der vedrører en bestemt journalist eller en influent, under ét tag.

De fleste CRM-systemer giver også en funktion til at organisere dine mediekontakter med tilpassede tags. Dette gør det lettere for brugerne at filtrere kontakterne ud på baggrund af deres behov.

Spørg efter mediekontakter med henblik på opfølgning

Opfølgning af journalister og influencers er en vigtig, men tidskrævende opgave. CRM’er giver brugerne mulighed for at automatisere de fleste af de banale opgaver med at planlægge opfølgninger eller sende opfølgningsmails. Dette eliminerer den lange kæde af e-mails mellem dig og din kontaktperson og udnytter CRM-platformens potentiale fuldt ud til at pitche relevante mediesamarbejder.

Spørg efter vigtige data og KPI’er

En datadrevet PR er ikke noget nyt.

Alle forretningsaktiviteter har altid været afhængige af data for at forstå markedet, spore målinger og skabe resultater. Ved at bruge et CRM-system får man et væld af oplysninger, når man skal analysere dataene. Det hjælper dig med at afsløre og holde styr på alle vigtige målinger og KPI’er for løbende at forbedre korrespondancer og finde relevante influencers, der er interesserede i din virksomhed eller tjenesteydelse. Du kan f.eks. spore, om nogen har læst din e-mail, om nogen har besøgt dit websted via kampagnen eller bounce-raten for din e-mailkampagne. Dette giver dig mulighed for at forbedre dine kampagner og din opsøgende indsats, inden den næste e-mail sendes ud.

CRM’er giver også dashboards med en kraftfuld indsigt i kampagnens resultater, journalisternes engagement og opsøgende indsatsers effektivitet, som nemt kan deles som rapporter med dit team og dine kunder.

Integrer flere værktøjer med et enkelt system

Salgs-CRM-systemer har ofte integrationer med flere værktøjer til at spore salgsaktiviteter på forskellige platforme. På samme måde tilbyder PR CRM-systemer integrationer med værktøjer som Google Analytics og Gmail for at spore og korrelere PR-aktiviteter med forretningsresultater. Det betyder, at brugerne ikke behøver at holde styr på målinger på forskellige platforme, men kan se det samme på et enkelt dashboard for at træffe datadrevne beslutninger.

Samarbejder nemt med teams

Hvis du har flere PR-teams, der arbejder tæt sammen under en virksomhed, ved du måske ikke altid, hvem der pitcher medieforespørgsler til hvilken journalist, eller om folk allerede har henvendt sig to gange til den samme person. Med kontinuerlige og usammenhængende kampagner, der skal administreres, bliver dette et PR-mareridt.

CRM’er giver brugerne mulighed for nemt at organisere alle deres samtaler med deres mediekontakter i én software. Du kan samarbejde med teams og integrere med kommunikationssoftware for at holde dit team informeret om de seneste opdateringer.

Mulighed for at overvåge nyheder

Social lytning er vigtig for at finde nye PR-muligheder. PR CRM’er kan nu spore og overvåge sociale nyheder, samtaler og omtaler om din virksomhed eller om dine konkurrenter for at identificere relevante PR-muligheder. Dette hjælper med at opbygge meningsfulde og produktive relationer med journalister og indflydelsesrige personer i branchen.

Udvikle bedre personlige relationer med indsigt

PR-profiler måler deres succes på de vellykkede og meningsfulde relationer, de opbygger med deres kontakter. Dette kan omfatte deres kolleger, kunder, andre medierepræsentanter og indflydelsesrige personer. Et CRM-system til public relations viser mere personlige data om dine mediekontakter, som omfatter deres interesser i film, deres foretrukne musikgenre og meget mere. Denne form for personlige oplysninger er vigtige, når du skal sende relevante medieoplæg ud og give dig mulighed for at skabe kontakt med dem på et personligt niveau. Dette reducerer over- eller under-pitching.

Content Marketing Platform

100,000+ media publications;
get backlinks to your product;
scale work with content distribution.

CRM Public Relations: Grundlæggende typer

Operationel. Det er systemer, der løser opgaverne i forbindelse med interaktion med kunderne. Programmet indsamler oplysninger om brugerne, systematiserer dem og stiller dem til rådighed for medarbejderne i en praktisk form. Regelmæssig operationel CRM tager servicekvaliteten til det næste niveau.

Sådan PR CRM-software fungerer direkte under kontakten med kunden. De:

registrerer og gemmer historikken for kommunikationen med kunden,
registrere indkommende kundehenvendelser,
automatisere arbejdet med dokumenter,
må du kunne fastsætte opgaver og fordele byrden på medarbejderne,
minde medarbejderne om planlagte opgaver.

Analytisk. De indsamler data om kunder og bruger dem til at udarbejde rapporter. Med deres hjælp vil du vide, hvor succesfuldt dit salg er, hvad rentabiliteten af kampagner er, og hvad du bør gøre for at øge indkomsten.

Analytiske CRM’er optimerer salgsprocessen og interne virksomhedsmekanismer. De identificerer det mest loyale publikum, samt:

opdele kontaktbasen efter type,
bestemme omkostningerne og værdien af anmodningen,
forudsige sandsynligheden for, at salget bliver til en aftale.

Samarbejde. Denne CRM-type er sjælden, da den er nødvendig for virksomheder med flere afdelinger. Hovedfunktionen er at levere og forenkle processen for kommunikation med kunden. De giver dig mulighed for at modtage feedback. Disse oplysninger er med til at udforme og justere tilbuddet.

Kombineret. En sådan CRM-promovering udfører funktionerne fra flere CRM-typer på samme tid. Oftest er det en blanding af operationelle og analytiske systemer. Sådanne programmer gør det muligt at holde en detaljeret kundebase og opbygge simple rapporter om den uden dybdegående analyser.

Hvorfor har en virksomhed brug for et PR CRM?

Jo længere din virksomhed har været i gang og har en højere vækstrate, jo mere sandsynligt er det, at du har brug for CRM-software. En virksomhed har brug for at implementere et automatiseret system, hvis:

du mister potentielle kunder,
du finder det vanskeligt at evaluere og overvåge effektiviteten af dit arbejde,
det er svært at analysere effektiviteten af din virksomhed,
du har brug for en fælles datakilde om alle kunder,
Din kundeservice er ineffektiv,
du ønsker at forbedre kommunikationen med køberne,
du ønsker at opbygge langsigtede relationer med kunder, medarbejdere og andre deltagere i arbejdsprocessen.

Hvordan vælger man en effektiv PR CRM-software?

Der findes mange gode CRM’er på markedet, men det ville være en fejl at vælge den første, man finder. Forstå, hvilken type du har brug for, deres funktioner, og hvad der er fordelene ved hver enkelt software. Når du er sikker på dit valg, kan du starte en CRM-installation.

Lad os finde ud af, hvad du skal fokusere på, når du vælger et. Så hvis du arbejder i en specifik niche, som f.eks. turistbranchen, så skal programmet have et specifikt sæt funktioner. Det vedrører enhver sfære, så overvej de specifikke forhold. Beslut også, på hvilken måde du vil køre CRM.

Fokuser på følgende:

Installations- og betjeningsvenlighed. Vælg et overskueligt system uden komplekse funktioner, hvis du selv driver softwaren. Kontakt support eller se videoanmeldelser for at få flere oplysninger.
Integration med andre apps. Systemet skal kunne integreres med de programmer, der bruges i arbejdet. Det kan være en leveringstjeneste, en mailingliste og så videre.
Funktioner. Her skal du tænke fremad. Systemet skal fungere for dig ikke kun nu, men også om seks måneder eller et år. Og med tiden vil listen over krav blive længere. Vurder, om du kan implementere dem, så du ikke behøver at tænke på at implementere et nyt CRM snart.

Pris. Du skal ikke spare på systemet. Begrænsede muligheder får du ikke noget ud af. Udvalget på markedet er så stort, at du kan finde den bedste balance mellem funktioner og omkostninger.

Opslag

En PR CRM kan i øvrigt gøre meget mere end det, der er beskrevet ovenfor. Det er en robust platform, der giver dig mulighed for at forbedre PR-pitches, overvåge mediekontakter, spore social lytning og forbedre relationsstyringen – alt sammen i ét enkelt system.

Moderne virksomheder kræver automatisering af forskellige processer, hvilket i høj grad forenkler arbejdet. Det er allerede svært at forestille sig en virksomhed i aktiv udvikling uden konfigurerede lager- eller regnskabssystemer samt brug af specialsoftware. Et sådant værktøj hjælper i PR, fordi det er en bro mellem at tiltrække kunder og din virksomhed. Nu skal du vælge den nødvendige PR CRM-software og implementere den i din virksomhed.