Ефективно представяне на имейли: Как да привлечем вниманието на медиите по професионален начин

Email Pitch все още е царят на комуникацията в бизнеса. Но да достигне вашето съдържание до медиите и влиятелните личности е трудно. То не само трябва да се хареса на целевата ви аудитория, да е с определено ниво на качество и да е готово в точното време, но и да бъде подбрано от правилния човек. Когато става въпрос за предлагане на вашето съдържание по електронна поща на журналисти, съществува пряка зависимост между авторитета на журналиста, с когото се надявате да си сътрудничите, и броя на електронните писма, които той ще получава в пощенската си кутия всеки ден. Имайки предвид това, определено си струва да научите как да направите така, че имейлът ви да се откроява от тълпата. Затова нека открием тези прости съвети за написване на ефективен имейл pitch.

Замисляли ли сте се някога за специални трикове, с които да накарате репортерите да прочетат и публикуват вашите новини?
Всеки знае, че е доста трудно съобщението ви за пресата да бъде забелязано от медиите и да пробие стената на пренебрежението. Но ако знаете някои вътрешни кукички, можете да обърнете посоката. В предишната ни публикация разгледахме най-често срещаните начини за намиране на имейли на журналисти и изпращане на вашето съобщение за пресата в правилните ръце.

В днешната публикация в блога ще конкретизираме най-ефективните предложения за подаване на съобщения, за да привлечете вниманието на медиите и да получите известна сигурност, че вашето съобщение за пресата ще излезе.

Какво се крие зад едно електронно предложение?

„Пич имейл“ е лично писмо, съдържащо кратка информация за продукт или компания, с цел привличане на внимание и по-нататъшно публикуване на материала.

„Пич“ имейл на марката е имейл, който изпращате на някого с цел да работите заедно.

Основната цел на този имейл е да представите компанията си, да започнете разговор и да разпространите съдържанието си. Медийните питчове се изпращат до журналисти или редактори на медия, вестник, списание, блог по имейл, за да предизвикат интерес към съдържанието на компанията, като ги питат дали биха искали да напишат статия за него. Не е необходимо да пишете многословен, подробен и сложен имейл. Необходимо е само да поставите ключовата информация за вашето събитие, стартирането на нов проект или обновяването на компанията.

Имейлът ви трябва да съдържа:

• да бъдат кратки и убедителни;
• да бъде персонализиран;
• издигнете интереса.

Това електронно писмо има функция на примамка. Имейлът за примамка е един от най-добрите начини за взаимодействие с медиите.

Каква е целта на използването на Pitch Email?

Основната цел е да се привлекат хора към компанията и марката. Pitch имейлът е чудесен за установяване на връзка с потенциален клиент. Сред целите са също така да доставите новини, да повишите доверието между вас и получателя, да общувате директно, да реализирате плановете си и да привлечете клиенти към бизнеса си.

Тяхната основна функция е привличането на интереса на целевата аудитория и на първо място на журналистите към марката и стоките. Резултатът от това действие е продажба.

Пичът на електронната поща има въздействаща, провокативна, комуникативна и регулаторна функция.

Адекватно съставеният имейл отразява информация за продукта, личностни качества и причини, поради които човек трябва да се заинтересува от съобщението. При това не съществува единен образец за създаване.

Какъв е критерият за ефективност на мотивационното писмо?

Масово таргетиране. Това е фокусиране на съобщението върху масов получател. Това са издатели, журналисти и други целеви аудитории.

Релевантност. Това е навременното разглеждане на важни, значими и актуални въпроси. 

Отзивчивост. Това е навременността на получената информация. Тя включва и нейната обработка от съответните хора и канали.

Прецизност. Важна роля играят малкият обем данни, простите изречения и лесните конструкции.

Кредитиране. Това е препратка към официални източници на информация за създаване на положителен имидж на марката/фирмата и т.н.

10 ключови съвета за написване на ефективна оферта по имейл

Най-важното е да привлечете вниманието на журналиста, като създадете персонализиран имейл pitch, който трябва да бъде написан по неефективен и професионален PR начин.

Написването на висококачествен имейл е от съществено значение за ефективното осъществяване на контакт с получателя. Стандартната структура е линия на темата, приветстваща част, тяло на имейла и призив за действие. Придържайте се към тези съвети, за да постигнете желаните резултати:

Напишете изключителен текст на темата

Значи стресиращо, нали?

Редакторите на публикации и журналистите получават толкова много предложения за съдържание на ден, че ако не разпознаят името ви и ако не създадете привлекателна тема, имейлът ви може изобщо да не бъде видян и отворен.

Помислете за момент: Какво би ви накарало да обърнете внимание на имейл от човек, когото не познавате? Задължително трябва да имате грабваща вниманието тема. Тема, която се отличава от останалите неотворени имейли. Линията на темата ви трябва да е насочена право към целта и да предлага лично послание на получателя. Да е ясна и кратка за това, което изисквате. Не трябва да изглежда като спам.

Поздравленията са важни

Това е основен етикет и проява на уважение към човека. Той създава приятелска атмосфера и развива отношения с потенциалния клиент. Споменете няколко интересни факта. Може би вече се познавате и имате нещо общо помежду си. Основното в тази част е да създадете топли отношения с клиента. И ако това се получи, ще имате добро отношение и интерес още преди да го запознаете с вашите услуги или стоки.

Прибавете предложение за стойност

Това е основата на всеки успешен бизнес. Вашето стойностно предложение определя дали можете да получите повече клиенти и да останете конкурентоспособни. С правилно оформено стойностно предложение потенциалните ви клиенти разбират с какво се различавате от конкурентите си. То представлява обобщение на основната полза, която клиентът получава от използването на вашия продукт или услуга. Причината, поради която клиентът се връща при вас. Стойностното предложение показва на потенциалния клиент кои сте вие, какво правите и каква е разликата ви от другите марки.

Призовете целевите си получатели към действие

Поставете го в края на имейла си. Призивите за действие могат да бъдат мощен инструмент при представянето на имейли. Те често служат на единствената цел на имейла – да накарат получателя да предприеме определено действие. Добрият призив трябва да бъде убедителен и мотивиращ. Такъв инструмент насърчава хората да направят покупка, да се абонират, да ви се обадят и т.н.

Брежизмът е душата на остроумието

Имейлите ви трябва да са кратки и информативни. Колкото повече текст изпращате, толкова по-скучно е за получателя да го чете. Направете предложението си кратко и ценно. Включете най-важната информация за компанията, продукта или услугата.

С три-четири изречения обяснете какво искате да им предложите и как можете да го направите. Предложете подробна информация за цените (от ниски до високи) и защо си заслужава да напишете вашето съдържание. Персонализирайте това колкото се може повече, за да не излезе изчерпателно и нелицеприятно.

Привлекателни визуални материали

Това също е съществена част. Потърсете готови шаблони за имейл питчове, които просто трябва да попълните с информация и да редактирате за вашите нужди. Също така е чудесно да добавите изображения и видеоклипове. Видимостта насърчава бъдещите клиенти да предприемат действия.

Проверете граматиката си

Това е просто правило, но често се подценява. Грешките в думите и изреченията съсипват връзката и впечатлението за вас. Проверявайте текста и използвайте програми за проверка на граматиката.

Предайте историята и мисията си

Нека бъдем реалисти: Вашата компания не е толкова интересна за читателя от другата страна на имейла ви, поне в началото на бизнес пътя ви. Журналистите или инфлуенсърите вероятно ще получат още стотина имейла от компания, която представя своя продукт/услуга, някои от които подобни на вашите. И така – коя е вашата уникална характеристика? Не историята на вашата компания. Каква е мисията зад вашата марка и защо правите това? Предоставете лични факти и лични истории във вашия pitch имейл, с които читателят може да се свърже. Бъдете честни и прозрачни относно плановете и желанието си да станете доставчик на тази компания и какви предимства ще имате и двамата.

Направете го лично, но не бъдете прекалено

Важно: ако изпратите имейл до стотици компании с един и същ шаблон на имейла, няма да постигнете резултати.

При проучването на изданието трябва да откриете името на редактора на раздела, на когото ще представите своята новина. Ако не успеете да се обърнете без името на редактора, това е нелюбезно и е сигнал, че бихте могли да изпратите този имейл на сляпо на всеки редактор или издание.

Фокусът при персонализацията е да позволите на целевата група да разбере, че сте прочели работата й и че изпращате този имейл по някаква причина, а не просто защото имейл адресът му е включен в платената база данни.

Не трябва да правите справка в личните им профили във Facebook, за да видите къде обичат да се хранят, и да споменавате това. И накрая, това е бизнес имейл, така че ако не пишат за котката, не споменавайте котката.

Осигуряване на социално доказателство

Има два варианта за използване на социално доказателство във вашата презентация, единият от които е по-директен от другия.

Първото, по-леко и определено силно препоръчително нещо е да споменете в подписа си връзка към най-използваната и най-подходящата за вас социална мрежа. Ако използвате Twitter само за лични цели, можете да я пропуснете и вместо нея да използвате LinkedIn.

Друга добра стъпка би била да се свържете и да общувате с журналиста в социалната мрежа, преди да изпратите своя pitch. По този начин те ще видят, че действително познавате работата им и се интересувате от това, което имат да кажат. Просто не следвайте последващата реакция с pitch в рамките на няколко секунди.

Що се отнася до втория начин за използване на социално доказателство: можете да решите да споменете скорошен резултат, който сте постигнали с публикация или важен етап, но за някои това ще изглежда твърде натрапчиво и неприятно, затова внимавайте как го използвате.

Знайте кога да изпратите електронната си поща

Кога е най-подходящото време да изпратите имейл, който може да популяризира вашия проект? Въпреки че няма точно определено време, най-доброто време за получаване на отговор би било да изпращате имейлите си във вторник, сряда или четвъртък, между 10:00 и 15:00 ч. Това правило работи най-добре, ако привличате компании с работно време от 9 до 5. Хората проверяват имейлите си преди да започнат да обядват и когато се върнат, за да видят какво са пропуснали.

Няколко примера за имейли с предложения

Погледнете някои примери за това как можете да пишете имейли за представяне. Както споменахме, можете да ги разредите със снимки, GIF файлове и т.н.

Допълнително включете връзка към съобщението за пресата, в случай че репортерът иска да прочете цялата история. Не забравяйте да му предоставите връзки към акаунтите на вашата компания в социалните мрежи, за да може журналистът да научи повече за вашия бизнес. 

Достигнете целта – изпращане на съобщения за пресата до журналисти

Може да прекарате часове в мислене за информация, която да заслужава внимание, за запомнящо се заглавие или за подходяща структура на вашето съобщение за пресата, но ако новината ви не попадне в правилните ръце, всичките ви усилия ще бъдат пропилени. Публикуването на вашето съобщение за пресата е ключов момент в процеса на работа. След като завършите писането на съобщението за пресата, следващата стъпка е да определите как да намерите необходимите имейли на журналистите за успешното му публикуване. Честно казано, това е доста трудоемка задача, но без нея няма как да продължите напред.

Да проследим следните начини, които ви помагат да получавате имейлите на журналистите:

Познайте целевата си аудитория 

Помислете за възможните партньори и журналисти за вашия продукт и услуга. Започнете с изготвянето на списък от 10 до 20 компании и хора, които могат да прочетат вашия имейл. Колкото и да ви се иска известни личности да са в списъка, нека бъдем реалисти: Дори и да имате неговия/нейния имейл, вярвате ли, че той/тя чете вашето съобщение за студено повикване и ще ви отговори? Времето е от ключово значение; не го губете. Нека отложим знаменитостите като цел за 12 до 18 месеца и да се върнем към достигането до журналисти, които действително проверяват имейлите си.

Контакт с репортерите

Безспорно би било чудесно, ако можете да изпратите имейла с препратка към лице, което журналистът познава. По този начин имейлът ви никога няма да бъде пренебрегнат. Или пък да се обадите на редактора, когото може би познавате. Опитайте се да изградите внимателни отношения с хората от медиите; това винаги работи във ваша полза.

Намерете блог на журналист

Можете да намерите контакти на журналисти, като прегледате страниците на профилите им, както и да изпратите покана за връзка в LinkedIn или друга социална мрежа. Проверете секцията с коментари, където може да намерите и имейл адрес. Или пък може да намерите някой, който е готов да ви даде имейл адреса на журналиста.

Използвайте Google

Ако няма да купувате директории сами, можете да използвате търсачката на Google, като напишете „media lists“ и да намерите необходимите имена.

Работа с вашите контакти

Един от най-добрите резултати от това да имаш страхотен имейл е да можеш да кажеш: „Знам, че си работил…“. Познаването на хората и техния опит може бързо да промени резултата от вашия имейл – от студено обаждане в топъл разговор.

Разбира се, това невинаги може да е така, така че преди да изпратите имейл на този човек, опитайте се да намерите публична информация за него и го потърсете онлайн. Използвайте картата „Прочетох ваша статия онлайн“ или „Аз съм ваш последовател в Twitter и харесвам публикацията за…“. Всичко, което би могло да привлече вниманието му/й и да разчупи леда на това, че сте напълно непознат в пощенската му кутия.

PRNEWS.io

Ако искате да спестите време и пари, PRNEWS.io е най-добрият вариант да се справите с това предизвикателство. Като най-надеждната и лесна за използване платформа, PRNEWS.io предлага да създавате, публикувате и разпространявате вашите прессъобщения само с няколко кликвания. Освен това можете да изберете качествени сайтове на новинарски медии за поставяне на всички необходими PR материали. Нашата услуга ви помага да изберете онези конкретни уебсайтове, които постоянно се наблюдават от вашите потенциални клиенти, партньори/съдружници и инвеститори. По този начин можете лесно да публикувате своето съобщение за пресата и да достигнете до целевата си аудитория.

Както виждате, има много начини за намиране на имейли на журналисти. Кой от тях е най-полезен и подходящ за вас, зависи от вашия бюджет, PR и маркетингови изисквания.

Задължително проследявайте

Не си мислете, че повечето имейли ще останат непрочетени или незабелязани. Те биха могли да бъдат прочетени бързо и маркирани за последващи действия, но хората често са заети и забравят да се върнат към писмото ви. Тук е мястото да излезете с кратко напомняне, че бихте искали да разговаряте за първоначалното си писмо.

Последващите действия са от ключово значение в процеса на подаване на предложения. Дръжте се простичко и точно по същество. В имейла за последващи действия посочете, че бихте искали да имате възможност да разговаряте с тях в кратък 10-15-минутен разговор, за да обсъдите всички въпроси или притеснения, които може да имат. Както и при темите, трябва да тествате и да намерите най-добрата последователност от имейли. Никога не предприемайте последващи действия в рамките на 48 часа. Дайте на потенциалния си клиент време да се свърже с вас. Обикновено около 50% от редакторите предпочитат последващ имейл след една седмица.

„Не“ не означава „Не“ 

Това ще се случва по-често, отколкото очакваме. Това обаче е нормално; то е част от процеса на учене в областта на промотирането и PR. Не всички ще се съгласят или дори ще реагират. Ако видите имейл от някого, който казва, че не се интересува, отговорете, като му благодарите, че е отговорил, и го помолите да ви има предвид, ако нещо се промени. Възможно е много от журналистите, които отговарят, да имат лек интерес, но да работят с друга марка или да разполагат с ограничен бюджет. Това, че са отговорили, ви дава възможност и отваря вратата за бъдеща кореспонденция. Не подценявайте силата на „не“. Понякога „не“ сега може да означава „да“ по-късно.

Но ако за вас е сложно да получите отказ, може да делегирате работата с медиите. Използвайте надеждна услуга „всичко в едно“ PRnews, която ще напише, ще предложи на медиите и ще разпространи вашите истории на фиксирана цена за публикуване. С огромния си опит и големия си екип те знаят как да направят имейл пичовете така, че да бъдат привлекателни, запомнящи се и завладяващи с желания от вас резултат.

Обобщаване

Получаването на голямо медийно отразяване е чудесно средство за привличане на вниманието и за генериране на потенциален трафик за вашия бизнес. Преди да започнете, знайте, че има ефективна система, вместо да изпращате случайни имейли; можете да реализирате печалба в замяна на това, че сте написали ефективен имейл сигнал.

Тайната на получаването на отговор на студено електронно писмо, и то положителен и заинтересован, е да се обърнете към правилния човек, в точното време, със съдържание, от което той е особено заинтересован, или да си сътрудничите с правилния партньор, който да свърши цялата тази работа вместо вас. Имате много шансове, но това няма да се случва винаги и не е това, което трябва да очаквате.

Смерете да предложите стойност на потенциалните си клиенти – в края на краищата сте ги избрали по основателна причина: те може би искат това, което имате вие. Всичко, което трябва да направите сега, е да ги осведомите в подходящ формат и за този факт. Време е за Pitch (или да го делегирате)!

Най-подходящите инструменти са рекламата, съобщенията за пресата и информационните бюлетини. Услугата PRNEWS.io ви отнема само няколко минути, за да организирате всичките си неща, за да сте готови да публикувате успешно своите прессъобщения.