Hatékony e-mail küldés: Hogyan hívjuk fel a média figyelmét professzionális módon?

–>

Az e-mail Pitch még mindig a kommunikáció királya az üzleti életben. De a tartalmaidat eljuttatni a médiumokhoz és az influencerekhez nehéz feladat. Nem elég, hogy a célközönségednek kell megjelennie, egy bizonyos minőségi szintet kell elérnie, és a megfelelő időben kell elkészülnie, de még a megfelelő embernek is fel kell vennie. Amikor a tartalmait e-mailben kell újságíróknak elküldenie, közvetlen függés van a között, hogy az újságíró, akivel reméli, hogy együttműködik, mekkora tekintélye van, és hány e-mailt kap naponta a postaládájába. Ezt szem előtt tartva mindenképpen érdemes megtanulni, hogyan lehet az e-mailt kiemelni a tömegből. Ismerjük meg tehát ezeket az egyszerű tippeket a hatékony email pitch megírásához.

Gondolkodott már különleges trükkökön, amelyekkel elérheti, hogy a riporterek elolvassák és közzétegyék a híreit?
Mindenki tudja, hogy meglehetősen nehéz elérni, hogy a sajtóközleményét észrevegye a média, és áttörje a mellőzés falát. De ha ismersz néhány belső horgot, akkor megfordíthatod a sarkon. Korábban megjelent bejegyzésünkben áttekintettük a leggyakoribb módszereket, amelyekkel megtalálhatod az újságírók e-mail címeit, és sajtóközleményedet a megfelelő kezekbe juttathatod.

A mai blogbejegyzésben a leghatékonyabb pitchelési javaslatokat fogjuk konkretizálni, amelyekkel felhívhatod a média figyelmét, és némi biztosítékot kapsz arra, hogy a sajtóközleményed megjelenik.

Mi áll egy email-pitch mögött?

A „pitch email” egy személyes levél, amely rövid információkat tartalmaz egy termékről vagy cégről, hogy felhívja magára a figyelmet és az anyag további közzétételét.

A márka e-mail pitch egy olyan e-mail, amelyet valakinek küldesz azzal a céllal, hogy együtt dolgozzanak.

Az email fő célja, hogy bemutassa a cégét, beszélgetést kezdeményezzen és terjessze a tartalmát. A média pitcheket egy médium, újság, folyóirat, blog újságíróinak vagy szerkesztőinek küldik e-mailben, hogy felkeltsék az érdeklődést a cég tartalma iránt, és megkérdezzék, hogy szeretnének-e cikket írni róla. Nem kell terjedelmes, részletes, összetett e-mailt írni. Csak a legfontosabb információkat kell beleírnia az eseményéről, az új projekt elindításáról vagy a cég frissítéséről.

Az e-mail hangmagasságának a következőkre van szüksége:

• legyen rövid és meggyőző;
• legyen személyre szabott;
• megjeleníti az érdeklődést.

Ez az e-mail csalogató funkcióval rendelkezik. A pitch email az egyik legjobb módja a médiával való interakciónak.

Mi a célja a Pitch Email használatának?

A fő cél az, hogy az embereket a vállalat és a márka számára vonzóvá tegye. A pitch email kiválóan alkalmas arra, hogy kapcsolatot teremtsen egy potenciális ügyféllel. A célok között szerepel még a hírek közlése, a bizalom növelése Ön és a címzett között, a közvetlen kommunikáció, a tervek megvalósítása és az ügyfelek bevonzása a vállalkozásába.

A fő jellemzőjük a célközönség érdeklődésének felkeltése, és elsősorban az újságírók érdeklődésének felkeltése a márka és az áruk iránt. Ennek az akciónak az eredménye az eladás.

A Pitch e-mail befolyásoló, provokatív, kommunikációs és szabályozó funkciókkal rendelkezik.

Egy megfelelően megkomponált e-mail tükrözi a termékkel kapcsolatos információkat, a személyiséget és az okokat, amiért az illetőnek érdeklődnie kell az üzenet iránt. Ennek ellenére nincs egyetlen minta az elkészítésre.

Mi jelzi a Pitch Letter hatékonyságát?

Masszacélzás. Ez az üzenet tömeges címzettre való összpontosítása. Ezek a kiadók, újságírók és más célközönségek.

Relevancia. A fontos, jelentőségteljes és releváns témák időszerű kezelése. 

Relevancia. Ez a kapott információk időszerűsége. Magában foglalja annak megfelelő személyek és csatornák általi feldolgozását is.

Konszenzusosság. Fontos szerepet játszik a kis adatmennyiség, az egyszerű mondatok és a könnyű szerkezetek.

Hitelesség. Hivatalos információforrásokra való hivatkozás a márkáról/cégről kialakított pozitív kép megteremtése érdekében, stb.

10 kulcsfontosságú tipp a hatékony email-pitch megírásához

A legfontosabb, hogy az újságíró figyelmét egy személyre szabott email pitch megalkotásával keltsük fel, amelyet hatástalan és profi PR módon kell megírni.

A magas minőségű e-mail megírása elengedhetetlen a címzett hatékony megkereséséhez. A szabványos felépítés a tárgysor, a köszöntő rész, az e-mail törzse és a cselekvésre való felhívás. Tartsa be ezeket a tippeket a kívánt eredmények eléréséhez:

Írd meg a kiemelkedő tárgysorodat

Feszültségesen hangzik, igaz?

A kiadványszerkesztők és újságírók naponta annyi tartalmi pályázatot kapnak, hogy ha nem ismerik fel a nevedet, és ha nem készítesz egy fülbemászó tárgysort, akkor előfordulhat, hogy az e-mailedet meg sem látják és meg sem nyitják.

Gondolj bele egy pillanatra: Mi késztetne arra, hogy odafigyelj egy olyan ember e-mailjére, akit nem ismersz? Egy figyelemfelkeltő tárgysor elengedhetetlen. Egy olyan tárgysor, amely kiemelkedik a többi fel nem bontott e-mail közül. A tárgysorodnak egyenesen a lényegre kell térnie, és személyes üzenetet kell nyújtania a címzettnek. Világos és tömör legyen, hogy mit kér. Ne tűnjön spamnek.

Az üdvözlet fontos

Ez alapvető etikett és a személy iránti tisztelet kifejezése. Barátságos légkört teremt, és kapcsolatot alakít ki a leendő ügyféllel. Említsen meg néhány érdekességet. Talán már ismeritek egymást, és van valami közös bennetek. A legfontosabb ebben a részben az, hogy meleg kapcsolatot alakítson ki az ügyféllel. És ha ez sikerül, akkor már azelőtt jó hozzáállása és érdeklődése lesz, hogy bemutatnád neki a szolgáltatásaidat vagy áruidat.

Adj hozzá egy értékajánlatot

Ez minden sikeres vállalkozás alapja. Az értékajánlatod határozza meg, hogy több ügyfelet tudsz-e szerezni és versenyképes maradsz-e. Egy megfelelően kialakított értéktétellel a potenciális ügyfelei megértik, hogy miben különbözik Ön a versenytársaitól. Ez annak a fő előnynek az összefoglalása, amelyet az ügyfél a terméked vagy szolgáltatásod igénybevételével kap. Az ok, amiért az ügyfél visszatér Önhöz. Az értékajánlat megmutatja a potenciális ügyfélnek, hogy ki vagy, mit csinálsz, és miben különbözöl más márkáktól.

Hívja cselekvésre a megcélzott címzetteket

Tegye az e-mailje végére. A cselekvésre való felhívás hatékony eszköz lehet az e-mailek elküldésében. Gyakran az email egyetlen célját szolgálják – rávenni a címzettet egy bizonyos cselekvésre. A jó felhívásnak meggyőzőnek és motiválónak kell lennie. Egy ilyen eszköz arra ösztönzi az embereket, hogy vásároljanak, iratkozzanak fel, hívják fel Önt stb.

A szellemesség lelke a szellemesség

Az e-maileknek rövidnek és informatívnak kell lenniük. Minél több szöveget küld, annál unalmasabb a címzett számára az olvasás. Legyen az ajánlatod rövid és értékes. Tartalmazza a legfontosabb információkat a cégről, a termékről vagy a szolgáltatásról.

Három-négy mondatban magyarázd el, hogy mit szeretnél kínálni nekik, és hogyan tudod ezt megtenni. Ajánlj fel árképzési részleteket (alacsony és magas) és azt, hogy miért érdemes megírni a tartalmaidat. Személyesítsd ezt minél jobban, hogy ne tűnjön átfogónak és nem hízelgőnek.

Attraktív vizuális eszközök

Ez is egy lényeges rész. Keressen kész email pitch sablonokat, amelyeket csak ki kell töltenie az információkkal, és a saját igényei szerint szerkesztenie kell. Emellett nagyszerű, ha képeket és videókat is hozzáadsz. A láthatóság cselekvésre ösztönzi a leendő ügyfeleket.

Elnézze a nyelvtanát

Ez egy egyszerű szabály, de gyakran alábecsülik. A szó- és mondathibák tönkreteszik a kapcsolatot és a rólad kialakult benyomást. Olvassa le a szöveget és használja a nyelvtani ellenőrző programokat.

Pitch Your Story and Mission

Legyünk reálisak: a céged nem annyira érdekes az olvasó számára az e-mailed másik végén, legalábbis az üzleti utad elején. Az újságírók vagy influencerek valószínűleg száznál több e-mailt kapnak olyan cégtől, amely a terméküket/szolgáltatásukat ajánlja, némelyik hasonló a tiédhez. Szóval – mi a te egyediséged? Nem a céged története. Mi a küldetés a márkád mögött, és miért csinálod ezt? Adjon személyes tényeket és személyes történeteket a pitch emailjében, amelyekkel az olvasó azonosulni tud. Legyen őszinte és átlátható a terveiről és a vágyáról, hogy ennek a vállalatnak az eladójává váljon, valamint arról, hogy milyen előnyökkel jár majd mindkettőjük számára.

Tegye személyessé, de ne legyen túl személyes

Egy figyelmeztető szó: ha több száz cégnek küldöd el ugyanazt az e-mail sablont, nem fogsz eredményeket elérni.

A kiadvány kutatásakor meg kell találnod annak a rovatszerkesztőnek a nevét, akinek a híredet elküldöd. A szerkesztő neve nélküli címzés udvariatlanság, és azt jelzi, hogy vakon is elküldhette volna ezt az e-mailt bármelyik szerkesztőnek vagy kiadványnak.

A személyre szabással az a cél, hogy a célpontod megértse, hogy olvastad a munkáját, és hogy okkal küldöd ezt az e-mailt, nem csak azért, mert az e-mail címe bekerült a fizetős adatbázisba.

Nem szabad a személyes Facebook-profiljukra hivatkoznia, hogy megnézze, hol szeretnek enni, és ezt megemlítse. Végül, ez egy üzleti e-mail, tehát hacsak nem a macskáról írnak, ne említsd meg a macskát.

Társadalmi bizonyíték nyújtása

Két lehetőség van arra, hogy a társadalmi bizonyítékot használd a pályázatodban, az egyik közvetlenebb, mint a másik.

Az első, enyhébb, de mindenképpen erősen javasolt dolog, hogy az aláírásodban megemlíted a leggyakrabban használt és legrelevánsabb közösségi hálózatod linkjét. Ha a Twittert csak személyes célokra használod, akkor elhagyhatod, és helyette a LinkedInt használhatod.

Egy másik jó lépés lenne, ha a pályázatod elküldése előtt felvennéd a kapcsolatot és kommunikálnál egy újságíróval a közösségi oldalakon. Így láthatják, hogy valóban ismered a munkájukat, és érdekel a mondanivalójuk. Csak ne kövesse a nyomon követést másodperceken belül egy pitch.

A második módja a társadalmi bizonyíték felhasználásának: választhatod, hogy megemlítesz egy közelmúltbeli eredményt, amit egy poszttal vagy mérföldkővel értél el, azonban egyesek számára ez túl tolakodónak és ellenszenvesnek fog tűnni, ezért légy óvatos, hogyan használod ki.

Mivel?

Tudja, hogy mikor küldje el az e-mailt

Mikor van a tökéletes időzítés arra, hogy elküldje azt az e-mailt, amely népszerűsítheti a projektjét? Bár nincs pontos időpont, de a legjobb időpont a válaszadáshoz az lenne, ha kedden, szerdán vagy csütörtökön, délelőtt 10 és délután 3 óra között küldenéd el az e-maileket. Ez a szabály akkor működik a legjobban, ha 9-től 5-ig tartó munkaidőben vonzod a cégeket. Az emberek az ebéd előtt ellenőrzik az e-maileket, és amikor visszajönnek, megnézik, miről maradtak le.

Néhány pitch email példa

Nézz meg néhány példát arra, hogyan írhatsz pitch e-mailt. Mint említettük, felhígíthatod őket képekkel, GIF-ekkel stb.

Mellékletként csatoljon egy linket a sajtóközleményére, ha a riporter el szeretné olvasni a teljes sztorit. Ne felejtsd el megadni neki a közösségi médián keresztül a céged fiókjainak linkjeit, hogy az újságíró többet tudjon meg a vállalkozásodról. 

Érje el a célpontot – Sajtóközlemények küldése újságíróknak

Tölthet órákat azzal, hogy kitalálja a hírértékű információkat, a fülbemászó főcímet vagy a sajtóközlemény megfelelő felépítését, de ha a hír nem jut el a megfelelő kezekbe, minden erőfeszítése kárba vész. Sajtóközleményének közzététele a munkafolyamat kulcsfontosságú pontja. A sajtóközlemény megírása után a következő lépés annak meghatározása, hogyan találja meg a sikeres közzétételhez szükséges újságírói e-maileket. Az igazat megvallva, ez egy meglehetősen időigényes feladat, de enélkül nem juthatsz tovább.

Vizsgáljuk meg a következő módszereket, amelyek segítenek abban, hogy megkapd az újságírók e-mailjeit:

Érd meg a célközönségedet 

Gondolj a terméked és szolgáltatásod lehetséges partnereire és újságíróira. Kezdje azzal, hogy összeállít egy listát 10-20 cégről és emberről, akik olvashatják az e-maileket. Bármennyire is szeretnéd, hogy hírességek is szerepeljenek a listán, legyünk reálisak: még ha meg is van az e-mail címe, hiszed-e, hogy olvassa a hideghívó üzenetedet, és válaszol neked? Az idő kulcsfontosságú; ne pazarolja el. Halasszuk el a hírességeket 12-18 hónapos célként, és térjünk vissza ahhoz, hogy olyan újságírókat keressünk meg, akik valóban ellenőrzik az e-mailjeiket.

A riporterek megkeresése

Nagyszerű lenne, ha az e-mailt a hivatkozással együtt olyan személynek tudnád elküldeni, akit az újságíró ismer. Így az e-mailt soha nem fogják figyelmen kívül hagyni. Vagy hívd fel a szerkesztőt, akit esetleg ismersz. Próbálj meg előzékeny kapcsolatot kiépíteni a médiában dolgozó emberekkel; ez mindig a te előnyödre válik.

Újságíró blogjának keresése

Újságírók elérhetőségeit megtalálhatja a profiloldalaik böngészésével, valamint meghívást küldhet a LinkedIn-en vagy bármely más közösségi hálózaton történő kapcsolatfelvételre. Nézd meg a hozzászólások szekcióját, ahol megtalálhatod az e-mail címet is. Vagy találhatsz valakit, aki hajlandó megadni az újságíró e-mail címét.

Használja a Google-t

Ha nem akarsz magadnak könyvtárakat vásárolni, használhatod a Google keresőt a „médialisták” beírásával, és megtalálod a szükséges neveket.

Munka a kapcsolataiddal

Az egyik legjobb eredménye annak, hogy egy remek e-mail dobásod van, ha azt mondhatod: „Tudom, hogy dolgoztál…”. Az emberek és hátterük ismerete gyorsan megváltoztathatja az email eredményét – hideg hívásból meleg beszélgetéssé válhat.

Az persze nem biztos, hogy ez mindig így van, ezért mielőtt e-mailt küldenél az adott személynek, próbálj meg keresni nyilvános információkat róluk, és nézz utána az interneten. Használd a „olvastam a cikkét online” kártyát, vagy a „Twitteren követem a cikkét, és tetszett a posztja a…”. Bármi, ami felkeltheti a figyelmét, és megtörheti a jeget, hogy egy teljesen idegen ember a postaládájában.

PRNEWS.io

Ha időt és pénzt szeretne spórolni, a PRNEWS.io a legjobb megoldás erre a kihívásra. A PRNEWS.io a legmegbízhatóbb és legfelhasználóbarátabb platformként néhány kattintással létrehozhatja, közzéteheti és terjesztheti sajtóközleményeit. Emellett minőségi hírközlő weboldalakat választhat az összes szükséges PR-anyag elhelyezéséhez. Szolgáltatásunk segít kiválasztani azokat a bizonyos weboldalakat, amelyeket folyamatosan figyelemmel kísérnek az Ön potenciális ügyfelei, partnerei/kapcsolattartói és befektetői. Így könnyedén közzéteheti sajtóközleményét, és elérheti célközönségét.

Amint láthatja, az újságírók e-mail címének megtalálására számos lehetőség van. Hogy melyik a leghasznosabb és legmegfelelőbb az Ön számára, az a költségvetésétől, a PR- és marketingigényeitől függ.

Gondoskodjon a nyomon követésről

Ne gondolja, hogy a legtöbb e-mail olvasatlanul vagy észrevétlenül marad. Lehet, hogy gyorsan elolvassák őket, és megjelölik a nyomon követésre, de az emberek gyakran elfoglaltak, és elfelejtenek visszatérni a leveledre. Itt jön egy rövid emlékeztető, hogy szeretnél beszélgetni az eredeti e-mailről.

A nyomon követés kulcsfontosságú a pitching folyamatában. Tartsd egyszerűnek és a lényegre törőnek. A nyomon követő e-mailben jelezze, hogy szeretne lehetőséget kapni egy rövid 10-15 perces telefonbeszélgetésre, hogy megbeszélhessük az esetleges kérdéseket vagy aggályokat. A tárgysorokhoz hasonlóan érdemes tesztelni és megtalálni a legjobban működő e-mail sorrendet. 48 órán belül soha ne kövesse nyomon az üzenetet. Adjon időt az érdeklődőnek, hogy visszahívja Önt. Általában a szerkesztők körülbelül 50%-a egy hét után szeretne egy követő e-mailt.

A „nem” nem jelent „nem” 

Ez gyakrabban fog előfordulni, mint azt várnánk. De semmi gond; ez a promóció és a PR tanulási folyamatának része. Nem mindenki fog egyetérteni vagy egyáltalán reagálni. Ha valakitől olyan e-mailt látsz, amelyben azt írja, hogy nem érdekli, válaszul köszönd meg neki, hogy válaszolt, és kérd meg, hogy tartson szem előtt, ha bármi változik. Lehetséges, hogy sok újságíró, aki válaszol, érdeklődik egy kicsit, de lehet, hogy egy másik márkával dolgozik, vagy épp a költségvetésből gazdálkodik. Ha válaszolnak, az lehetőséget ad Önnek, és megnyitja az ajtót a jövőbeli levelezéshez. Ne becsülje alá a nemleges válasz erejét. Néha a mostani „nem” később igent jelenthet.

De ha bonyolult számodra az elutasítás, akkor delegálhatod a média pitchinget. Vegyen igénybe egy hiteles, mindenre kiterjedő szolgáltatást PRnews, amely megírja, megadja a médiaszerepléseket, és fix áron terjeszti a történeteit a közzétételhez. Hatalmas tapasztalatukkal és nagy csapatukkal tudják, hogyan kell az e-mail pitcheket úgy elkészíteni, hogy azok vonzóak, fülbemászóak és magával ragadóak legyenek, és elérjék a kívánt eredményt.

Becsomagolás

A jelentős médiamegjelenések megszerzése nagyszerű figyelemfelkeltő és forgalmat generáló tényező a vállalkozásod számára. Mielőtt belevágna, tudnia kell, hogy létezik egy hatékony rendszer a véletlenszerű e-mailek kiküldése helyett; a hatékony e-mail pitch megírásáért cserébe profitot is szerezhet.

A titok, hogy választ kapj egy hideg e-mailre, méghozzá pozitív és érdeklődő választ, az, hogy pontosan a megfelelő személyt, pontosan a megfelelő időben, az őt különösen érdeklő tartalommal keresd meg, vagy együttműködj a megfelelő partnerrel, aki mindezt a munkát elvégzi helyetted. Erre sok esélyed van, de ez nem mindig fog megtörténni, és nem is erre kell számítanod.

Célod, hogy értéket kínálj az érdeklődőidnek – elvégre jó okkal választottad ki őket: lehet, hogy nekik is az kell, ami neked van. Most már csak annyit kell tenned, hogy ezt a tényt is megfelelő formában tudatosítod bennük. Ideje Pitchelni (vagy delegálni)!

A legmegfelelőbb eszközök a reklám, a sajtóközlemények és a hírlevelek. A PRNEWS.io szolgáltatással mindössze néhány pillanat alatt megszervezheted az összes anyagodat, hogy készen állj a sajtóközlemények sikeres közzétételére.