Si vous ne parvenez pas à obtenir l’adhésion des parties prenantes, tout le travail que vous avez accompli sur votre produit aura été vain. Vous disposez de toutes les ressources nécessaires pour le réaliser, mais il vous manque encore une étape : l’approbation des parties prenantes.
L’objectif de ce processus est de garantir la réussite de votre projet. Il a plus de chances de réussir s’il commence bien. Bien que vos intentions soient bonnes, l’approbation semble souvent être un obstacle au progrès. C’est là que l’analyse des parties prenantes vous aide à résoudre ces problèmes.
En tant que professionnel des relations publiques, vous utilisez différents outils pour atteindre vos objectifs de gestion. L’analyse des parties prenantes est l’un de ces outils à utiliser avec précaution. Elle vous permet d’identifier, d’évaluer et de classer par ordre de priorité les personnes qui seront affectées par votre plan d’action.
Qu’est-ce qu’une analyse des parties prenantes ?
Avant de passer à l’analyse, il est judicieux de se faire une idée de ce qu’est une partie prenante. Quelle influence ont-elles sur votre projet ? Directe.
En général, ce terme désigne toute personne qui bénéficie de votre produit et qui y participe activement. La manière dont ils prennent part à la stratégie peut en affecter le résultat.
Lorsque vous démarrez une entreprise, une organisation, il y a une équipe de personnes internes et externes qui sont impliquées dans le projet. Il s’agit d’identifier tous les acteurs clés avant que le jeu ne commence.
L’étape suivante consiste à les regrouper en fonction de leurs objectifs et de leurs projets, de leurs intérêts ou de leur influence. Souvent, ces personnes changent ou leur intérêt pour le jeu change à différents stades du projet. Disons qu’il s’agit d’exigences techniques qui doivent être stables. Sinon, le projet en pâtira.
Si vous débutez, posez les trois questions suivantes pour démarrer.
Qui est intéressé par votre projet ?
Comment ces personnes peuvent-elles influencer ma capacité à obtenir un impact ?
Qui est concerné ?
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble, vous savez qui est le mieux impliqué et comment interagir avec chacun.
Pourquoi l’analyse des parties prenantes est-elle importante ?
Alors, pourquoi utiliser cette méthode ? Quelle que soit l’entreprise, elle a ses défis et ses attentes. Pour obtenir des chiffres, il faut évaluer le rôle de chaque participant. Qu’ils soient perdants ou gagnants, impliqués ou exclus des processus de prise de décision, etc.
C’est souvent un large éventail de personnes aux intérêts variés et souvent contradictoires qu’il faut gérer. Les satisfaire est un défi. Plus concrètement, en étant informé et en s’impliquant, chaque joueur fera avancer votre stratégie.
En d’autres termes, il s’agit des risques et des bénéfices d’un projet.
Vous avez besoin d’autres raisons ? Voici comment la méthode vous aide à.. :
- révéler l’intérêt des acteurs clés pour les problèmes que l’entreprise vise à résoudre ou à couvrir ;
- obtenir de nouvelles informations sur un produit en l’écoutant sous différents angles et perspectives ;
- détecter les conflits/intérêts entre les participants, ce qui influencera la décision et le risque d’obtenir les fonds nécessaires ;
- réduire les risques ;
- apprendre les relations entre une coalition de parties prenantes (parrainage, propriété, coopération) ;
- établir la confiance avec les parties prenantes (les enjeux sont importants, jusqu’à 56 % de perte) ;
- économiser du temps et de l’argent, ce qui augmente les chances de réussite de l’entreprise dans le respect du budget ;
- déterminer le niveau d’implication de chaque acteur aux différentes étapes du cycle du plan de match.
Et maintenant, quand le faire ?
Au tout début du projet. Cette méthode est axée sur le dialogue, l’éducation et la visibilité, ainsi que sur l’alignement stratégique. Considérez-la comme la première étape de la défense des intérêts dont vous avez besoin pour prouver le contraire.
Vous pouvez commencer par une ébauche et continuer à travailler dessus, en l’actualisant périodiquement. Il est normal que des personnes entrent et sortent de l’entreprise ou des programmes. Pour vous, cela signifie qu’il faut suivre tous les mouvements. Analysez les nouveaux arrivants et réanalysez les autres au fur et à mesure des changements.
Lorsque cette étude est réalisée à un stade précoce, elle augmente les chances d’obtenir le soutien de ces participants clés. Réunissez ces personnes, invitez-les à des réunions préliminaires et faites-leur part de vos plans et de vos objectifs.
Comment réaliser l’analyse des parties prenantes ?
La liste des participants à votre projet varie. Elle diffère d’un cas à l’autre. Pour sélectionner la vôtre, procédez à une analyse des parties prenantes.
Étape 1 Identifier
Pour commencer, il est préférable de répondre aux questions suivantes.
Qui sont les acteurs clés ?
Quel est leur intérêt ?
Comment vous aideront-ils à façonner votre produit ?
Quel est l’acteur le plus faible ?
Étape 2 Analyser
Vous disposez à présent d’un projet contenant les noms des acteurs concernés. En outre, vous devez le compléter avec leurs exigences, leurs objectifs et leurs besoins. Vous disposez ainsi des données nécessaires à l’élaboration d’un plan de communication de base. Analysez leur rôle dans votre projet. Apprenez ce qui les motive et ce qui les ennuie.
Étape 3 Établir des priorités
Approfondissez vos connaissances pour préparer un plan d’engagement ou une carte. Ils sont tous différents, avec des degrés d’attention et des canaux de communication différents. Votre tâche consiste à satisfaire tout le monde. Les parties prenantes sont souvent regroupées en quatre catégories.
Divisez les acteurs en fonction de leur influence et de leur intérêt pour votre stratégie. Vous obtenez ainsi un tableau avec leur niveau d’autorité qui montre où ils se situent par rapport à votre produit.
Étape 4 Planifier la communication
À ce stade, élaborez un plan sur la manière dont vous allez gérer les différents acteurs. C’est à ce stade que vous pouvez être en première ligne en cas de conflit. Essayez de répondre aux questions suivantes.
Quel est leur canal de communication préféré ?
Comment doivent-ils être informés ?
À quelle fréquence veulent-ils être consultés ?
C’est là que vous trouverez les réponses qui vous permettront d’élaborer la bonne tactique. Cela vous aidera également à trouver les domaines dans lesquels vous pouvez ajuster votre plan de match pour les satisfaire. S’ils changent de rôle, réévaluez vos hypothèses pour éviter les risques et les conflits.
Règles d’or pour impliquer efficacement les parties prenantes
Quel que soit le sujet de votre produit, l’essentiel est d’obtenir l’adhésion. En outre, vous devez savoir ce qu’il faut informer et à quelle fréquence. Une forte implication est cruciale. Avec l’analyse des parties prenantes en place, vous gardez le doigt sur le pouls du succès. Vous voulez augmenter vos chances d’obtenir l’adhésion des parties prenantes ? Veillez à respecter les principes clés ci-dessous.
- Apportez une valeur ajoutée à l’offre. Concentrez-vous sur les besoins des parties prenantes. Les besoins peuvent changer à différents stades du plan et vous devez être prêt à y répondre.
- Le moins est le mieux. Chaque fois que vous souhaitez entrer en contact avec les acteurs, fournissez les informations pertinentes. C’est votre meilleur atout.
- Adaptez-vous aux préférences de vos joueurs. Utilisez les bons canaux. Appels, enregistrements vidéo, tableaux de bord interactifs, etc.
- Montrez les résultats à l’aide d’un logiciel de gestion de produits. Facilitez la recherche de données pour les joueurs.
Pour éviter les écueils les plus fréquents, assurez-vous que vous
- que l’analyse des parties prenantes est réalisée à temps
- que tous les acteurs clés figurent sur la liste
- de répondre aux besoins ou aux motivations des parties prenantes
- réévaluer vos hypothèses de temps à autre.
Conclusion
La différence entre le succès et l’échec peut résider dans le simple fait de savoir comment communiquer ou non avec les membres de l’équipe produit. C’est une stratégie intelligente à utiliser dès le début du lancement du produit. Avec un plan direct en place, vous avez une chance de surmonter les obstacles à la réussite.
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