CRM Δημόσιες Σχέσεις: Δημοσιογράφοι & Δημόσιες Σχέσεις: 7 οφέλη από τη χρήση του CRM για δημοσιογράφους & δημόσιες σχέσεις

Η Διαχείριση Σχέσεων με τους Πελάτες ή CRM, όπως είναι ευρέως γνωστό, έχει κατακτήσει τον κόσμο με καταιγιστικό ρυθμό. Τα εργαλεία CRM έχουν φέρει επανάσταση στον τρόπο που εργαζόμαστε- χρησιμοποιούνται εκτενώς για τις πωλήσεις, την εξυπηρέτηση πελατών, την απόκτηση ταλέντων και το μάρκετινγκ μεταξύ άλλων. Το CRM προσφέρει πολλά οφέλη στους χρήστες του, όπως η χρήση διαφόρων καναλιών επικοινωνίας, όπως οι αγγελιοφόροι, συμπεριλαμβανομένου του WhatsApp for Business, για την προώθηση της παραγωγικότητας και της συνεργασίας μεταξύ των ομάδων.

Πάντως, πολλοί επαγγελματίες του κλάδου των δημοσίων σχέσεων έχουν μείνει πίσω και εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αρχαϊκές λύσεις με αποσπασματικές ροές εργασίας και λογιστικά φύλλα για τη διαχείριση των πληροφοριών των δημοσιογράφων, την αποστολή των media pitches και την παρακολούθηση της προόδου γενικότερα. Είναι ενδιαφέρον ότι, σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες, πάνω από το 60% των επαγγελματιών δημοσίων σχέσεων εξακολουθούν να χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα ως σημαντικό εργαλείο της δουλειάς τους.

Μα πώς ακριβώς μπορεί το CRM να βοηθήσει τους επαγγελματίες των δημοσίων σχέσεων στα παραπάνω ζητήματα; Να πώς.

Τι κρύβεται πίσω από το CRM για τις δημόσιες σχέσεις;

Η ουσία της Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM) είναι σαφής από την αποκωδικοποίησή της. Πρόκειται για ένα σύστημα που βοηθά στην τήρηση αρχείων πελατών και παραγγελιών, στην ανάλυση της παραγωγικότητας της εταιρείας, στη διαχείριση του προσωπικού και στον έλεγχο των οικονομικών της εταιρείας, στην παρακολούθηση των αιτημάτων των αγοραστών και στην πρόσβαση στις προσωπικές τους πληροφορίες. Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά είναι απαραίτητα για την αύξηση των μετατροπών και την παροχή υψηλής ποιότητας εξυπηρέτησης πελατών.

Είναι ένα πρόγραμμα λογισμικού μέσω του οποίου οι επιχειρηματίες αλληλεπιδρούν με τους πελάτες. Είναι ουσιαστικά η μόνη βάση δεδομένων πελατών που παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για κάθε άτομο που αλληλεπιδρά με την εταιρεία σας.

Φανταστείτε πόσο εύκολο είναι: το προσωπικό μπορεί να πάρει πληροφορίες για έναν πελάτη ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, μπορείτε να διαχειρίζεστε εσείς οι ίδιοι το σύστημα και, αν χρειαστεί, να ανοίξετε ή να περιορίσετε την πρόσβαση.

ΤοCRM διαθέτει τα εξής χαρακτηριστικά:

επικοινωνία με τους πελάτες,
ανάλυση των αποτελεσμάτων,
η δημιουργία αναφορών κ.λπ.

Ανάλογα με το επιλεγμένο λογισμικό PR CRM θα έχετε ορισμένες συγκεκριμένες λειτουργίες, με τις οποίες είναι ευκολότερη η οργάνωση της εργασίας με τους πελάτες.

Η διαχείριση σχέσεων με τους πελάτες (CRM) είναι μια τεχνολογία και μια στρατηγική. Τα συστήματα CRM επιτρέπουν στους οργανισμούς να εστιάζουν αποκλειστικά στις σχέσεις τους με μεμονωμένα άτομα – τα οποία μπορεί να είναι μια ομάδα πελατών, συναδέλφων, χρηστών υπηρεσιών ή προμηθευτών. Παρόλο που ως εργαλείο το CRM χρησιμοποιείται σε μεγάλο βαθμό για τις πωλήσεις, οι εφαρμογές του δεν περιορίζονται και μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ποικίλους τομείς, όπως η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, οι υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών, η διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού και η προβολή δημοσίων σχέσεων.

Γιατί το PR CRM είναι απαραίτητο και must-have;

Το CRM βοηθά στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας πωλήσεων, στη δημιουργία πελατειακής βάσης και στη διαχείριση της επικοινωνίας. Το λογισμικό απλοποιεί τις εργασίες της επιχείρησης και τις κάνει πιο εύχρηστες εκτελώντας εργασίες ρουτίνας. Οι διευθυντές δεν χρειάζεται να θυμούνται και να γράφουν στο σημειωματάριό τους πολλές τυπικές εργασίες. Το σύστημα τους το υπενθυμίζει. Επίσης, το CRM μειώνει τον κίνδυνο λαθών από αμέλεια και δίνει περισσότερο χρόνο για την εκτέλεση άλλων καθηκόντων.

Αυτό το λογισμικό είναι απαραίτητο σε κάθε επιχείρηση και αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το διαδικτυακό εμπόριο. Τα κύρια οφέλη του CRM είναι τα εξής:

συγκέντρωση πελατειακής βάσης,
δημιουργία του προφίλ του πελάτη,
αλληλεπίδραση με τον αγοραστή και αποθήκευση του ιστορικού της επικοινωνίας,
αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
ανάλυση του έργου της εταιρείας,
ο χρόνος επεξεργασίας επιταχύνεται,
αυξάνει τον αριθμό των πωλήσεων,
αύξηση της πιστότητας των πελατών,
βελτίωση της ποιότητας των υπηρεσιών,
διευκολύνει τις διαδικασίες με τις οποίες ασχολούνται οι διευθυντές.

Οφέλη από τη χρήση του CRM για τους δημοσιογράφους/PR

Ένα CRM για τις σχέσεις με τα ΜΜΕ ή τις δημόσιες σχέσεις, το οποίο είναι συχνά γνωστό ως PRM (Public Relations Management), εξαλείφει τη χρήση Post-it Notes, λογιστικών φύλλων και άλλων εργαλείων που παραδοσιακά χρησιμοποιούνται για να κρατούν τους δημοσιογράφους οργανωμένους.

Ακολουθούν επτά τρόποι με τους οποίους ένας δημοσιογράφος ή ένας επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση ενός CRM:

Αποθήκευση και διαχείριση των επαφών με τα μέσα ενημέρωσης

Ένα σύστημα CRM σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε όλες τις επαφές των μέσων ενημέρωσης σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Ένα τέτοιο σύστημα εξαλείφει την εξάρτηση από πολλαπλά φύλλα Excel και άλλα εργαλεία για την αποθήκευση πληροφοριών όπως η αλληλογραφία μέσω email, τα social media handles, το ιστορικό συνομιλιών, τα έγγραφα, οι πληρωμές και τα τιμολόγια, οι υπενθυμίσεις παρακολούθησης και οτιδήποτε άλλο αφορά έναν συγκεκριμένο δημοσιογράφο ή έναν influencer κάτω από μία στέγη.

Τα περισσότερα CRM παρέχουν επίσης τη δυνατότητα οργάνωσης των επαφών σας με τα μέσα ενημέρωσης με προσαρμοσμένες ετικέτες. Αυτό διευκολύνει τους χρήστες να φιλτράρουν τις επαφές με βάση τις ανάγκες τους.

Εντοπισμός επαφών μέσων ενημέρωσης για παρακολούθηση

Η παρακολούθηση των δημοσιογράφων και των φορέων επιρροής είναι μια σημαντική αλλά χρονοβόρα εργασία. Τα CRM επιτρέπουν στους χρήστες να αυτοματοποιήσουν τις περισσότερες από τις πεζές εργασίες του προγραμματισμού των επακόλουθων επαφών ή της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολούθησης. Έτσι, εξαλείφεται η μακρά αλυσίδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ εσάς και της επαφής σας, αξιοποιώντας πλήρως τις δυνατότητες της πλατφόρμας CRM για την προώθηση σχετικών συνεργασιών με τα μέσα ενημέρωσης.

Εντοπισμός σημαντικών δεδομένων και KPIs

Οι δημόσιες σχέσεις με γνώμονα τα δεδομένα δεν είναι κάτι καινούργιο.

Κάθε επιχειρηματική λειτουργία βασιζόταν πάντα στα δεδομένα για να κατανοήσει την αγορά, να παρακολουθήσει τις μετρήσεις και να παράγει αποτελέσματα. Η χρήση ενός συστήματος CRM παρέχει έναν τόνο πληροφοριών όταν πρόκειται για την ανάλυση των δεδομένων. Σας βοηθά να αποκαλύπτετε και να παρακολουθείτε όλες τις σημαντικές μετρήσεις και τους KPIs για να βελτιώνετε συνεχώς την αλληλογραφία και να βρίσκετε σχετικούς παράγοντες επιρροής που ενδιαφέρονται για την επιχείρησή σας ή την υπηρεσία σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να παρακολουθείτε αν κάποιος διάβασε το email σας, αν κάποιος επισκέφθηκε τον ιστότοπό σας μέσω της καμπάνιας ή το ποσοστό αναπήδησης της καμπάνιας email σας. Αυτό σας επιτρέπει να βελτιώσετε τις καμπάνιες και την προσέγγισή σας πριν από την αποστολή του επόμενου email.

Τα CRM παρέχουν επίσης πίνακες οργάνων με ισχυρές πληροφορίες σχετικά με την απόδοση της καμπάνιας, τη δέσμευση των δημοσιογράφων και την αποτελεσματικότητα της προσέγγισης, οι οποίοι μπορούν εύκολα να κοινοποιηθούν ως αναφορές στην ομάδα και τους πελάτες σας.

Ενσωμάτωση πολλαπλών εργαλείων με ένα ενιαίο σύστημα

Τα συστήματα CRM πωλήσεων έχουν συχνά ενσωματώσεις με πολλαπλά εργαλεία για την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων πωλήσεων σε διαφορετικές πλατφόρμες. Παρομοίως, τα συστήματα CRM για τις δημόσιες σχέσεις παρέχουν ενσωματώσεις με εργαλεία όπως το Google Analytics και το Gmail για την παρακολούθηση και συσχέτιση των δραστηριοτήτων δημοσίων σχέσεων με τα επιχειρηματικά αποτελέσματα. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να παρακολουθούν μετρήσεις σε διαφορετικές πλατφόρμες, αλλά μπορούν να βλέπουν τα ίδια σε ένα ενιαίο ταμπλό για να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων.

Συνεργάζεστε εύκολα με ομάδες

Αν έχετε πολλές ομάδες δημοσίων σχέσεων που εργάζονται στενά στο πλαίσιο μιας εταιρείας, μπορεί να μην ξέρετε πάντα ποιος στέλνει τα αιτήματα των μέσων ενημέρωσης σε ποιον δημοσιογράφο ή να έχουν ήδη επικοινωνήσει δύο φορές με το ίδιο άτομο. Με συνεχείς και ασύνδετες εκστρατείες προς διαχείριση, αυτό γίνεται ένας εφιάλτης για τις δημόσιες σχέσεις.

Τα CRM επιτρέπουν στους χρήστες να οργανώνουν εύκολα όλες τις συνομιλίες τους με τις επαφές τους με τα μέσα ενημέρωσης σε ένα λογισμικό. Μπορείτε να συνεργαστείτε με ομάδες και να ενσωματωθείτε με λογισμικό επικοινωνίας για να ενημερώνετε την ομάδα σας για τις τελευταίες ενημερώσεις.

Δυνατότητα παρακολούθησης των ειδήσεων

Η κοινωνική ακρόαση είναι σημαντική για την εύρεση νέων ευκαιριών δημοσίων σχέσεων. Τα CRM PR μπορούν πλέον να παρακολουθούν και να παρακολουθούν τα κοινωνικά νέα, τις συζητήσεις και τις αναφορές σχετικά με την εταιρεία σας ή τους ανταγωνιστές σας, ώστε να εντοπίζουν σχετικές ευκαιρίες δημοσίων σχέσεων. Αυτό βοηθά στην οικοδόμηση ουσιαστικών και παραγωγικών σχέσεων με δημοσιογράφους και παράγοντες επιρροής στον κλάδο.

Αναπτύξτε καλύτερες προσωπικές σχέσεις με διορατικότητα

Οι επαγγελματίες του PR μετράνε την επιτυχία τους με βάση τις επιτυχημένες και ουσιαστικές σχέσεις που χτίζουν με τις επαφές τους. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν τους συναδέλφους τους, τους πελάτες τους, άλλους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης και τους φορείς επιρροής. Ένα σύστημα CRM για δημόσιες σχέσεις δείχνει πιο προσωπικά δεδομένα για τις επαφές σας με τα μέσα ενημέρωσης, τα οποία περιλαμβάνουν τα ενδιαφέροντά τους για ταινίες, το αγαπημένο τους είδος μουσικής και πολλά άλλα. Αυτού του είδους οι προσωπικές πληροφορίες είναι σημαντικές όταν στέλνετε σχετικά μηνύματα στα μέσα ενημέρωσης και σας επιτρέπουν να συνδεθείτε μαζί τους σε προσωπικό επίπεδο. Αυτό μειώνει την υπερβολική ή την ελλιπή προβολή.

Content Marketing Platform

100,000+ media publications;
get backlinks to your product;
scale work with content distribution.

CRM Δημόσιες Σχέσεις: Βασικοί τύποι

Επιχειρησιακά. Πρόκειται για συστήματα που επιλύουν τα καθήκοντα αλληλεπίδρασης με τους πελάτες. Το πρόγραμμα συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τους χρήστες, τις συστηματοποιεί και τις παρέχει στους υπαλλήλους σε βολική μορφή. Το τακτικό λειτουργικό CRM ανεβάζει την ποιότητα των υπηρεσιών στο επόμενο επίπεδο.

Το εν λόγω λογισμικό PR CRM λειτουργεί άμεσα κατά τη διάρκεια της επαφής με τον πελάτη. Είναι:

καταγράφουν και αποθηκεύουν το ιστορικό της επικοινωνίας με τον πελάτη,
καταγράφει τα εισερχόμενα αιτήματα του πελάτη,
αυτοματοποίηση της εργασίας με έγγραφα,
επιτρέπει να ορίσετε εργασίες και να κατανείμετε το φορτίο στους υπαλλήλους,
να υπενθυμίζετε στο προσωπικό τις προγραμματισμένες εργασίες.

Αναλυτική. Συγκεντρώνουν δεδομένα σχετικά με τους πελάτες και τα χρησιμοποιούν για τη δημιουργία αναφορών. Με τη βοήθειά τους θα ξέρετε πόσο επιτυχημένες είναι οι πωλήσεις σας, ποια είναι η κερδοφορία της προώθησης και τι πρέπει να κάνετε για να αυξήσετε τα έσοδα.

Τα αναλυτικά CRM βελτιστοποιούν τη διαδικασία πωλήσεων και τους εσωτερικούς μηχανισμούς της εταιρείας. Εντοπίζουν το πιο πιστό κοινό, καθώς και:

διαχωρίζουν τη βάση επαφών ανά τύπο,
καθορίστε το κόστος και την αξία του αιτήματος,
προβλέψτε την πιθανότητα οι πωλήσεις να μετατραπούν σε συμφωνία.

Συνεργατική. Αυτός ο τύπος CRM είναι σπάνιος, καθώς είναι απαραίτητος για εταιρείες με πολλά τμήματα. Η κύρια λειτουργία του είναι να παρέχει και να απλοποιεί τη διαδικασία επικοινωνίας με τον πελάτη. Σας επιτρέπουν να λαμβάνετε ανατροφοδότηση. Οι πληροφορίες αυτές βοηθούν στη διαμόρφωση και προσαρμογή της προσφοράς.

Συνδυασμένη. Ένα τέτοιο CRM δημοσίων σχέσεων εκτελεί ταυτόχρονα τις λειτουργίες πολλών τύπων CRM. Τις περισσότερες φορές πρόκειται για ένα μείγμα λειτουργικών και αναλυτικών συστημάτων. Τέτοια προγράμματα επιτρέπουν σε κάποιον να διατηρεί μια λεπτομερή πελατειακή βάση και να δημιουργεί απλές αναφορές πάνω σε αυτήν χωρίς ανάλυση σε βάθος.

Γιατί μια επιχείρηση χρειάζεται ένα CRM για τις δημόσιες σχέσεις;

Όσο περισσότερο καιρό δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας και έχει υψηλότερο ρυθμό ανάπτυξης, τόσο πιο πιθανό είναι να χρειάζεστε λογισμικό CRM. Μια επιχείρηση χρειάζεται να εφαρμόσει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα εάν:

χάνετε δυνητικούς πελάτες,
δυσκολεύεστε να αξιολογήσετε και να παρακολουθήσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας,
είναι δύσκολο να αναλύσετε την αποτελεσματικότητα της επιχείρησής σας,
χρειάζεστε μια κοινή πηγή δεδομένων για όλους τους πελάτες,
η εξυπηρέτηση πελατών σας είναι αναποτελεσματική,
θέλετε να βελτιώσετε την επικοινωνία με τους αγοραστές,
θέλετε να οικοδομήσετε μακροχρόνιες σχέσεις με πελάτες, υπαλλήλους και άλλους συμμετέχοντες στην εργασιακή διαδικασία.

Πώς να επιλέξετε ένα αποτελεσματικό λογισμικό PR CRM;

Υπάρχουν πολλά σπουδαία CRM στην αγορά, αλλά θα ήταν λάθος να επιλέξετε το πρώτο που θα βρείτε. Κατανοήστε τι τύπο χρειάζεστε, τα χαρακτηριστικά τους και ποια είναι τα πλεονεκτήματα του κάθε λογισμικού. Όταν είστε σίγουροι για την επιλογή σας, ξεκινήστε την εγκατάσταση ενός CRM.

Ας καταλάβουμε σε τι πρέπει να εστιάσουμε κατά την επιλογή. Έτσι, αν εργάζεστε σε μια συγκεκριμένη θέση, όπως η τουριστική βιομηχανία, τότε το πρόγραμμα θα πρέπει να έχει ένα συγκεκριμένο σύνολο χαρακτηριστικών. Αφορά οποιαδήποτε σφαίρα, οπότε εξετάστε τις ιδιαιτερότητες. Αποφασίστε επίσης με ποιον τρόπο θα τρέξετε το CRM.

Εστιάστε στα εξής:

Ευκολία εγκατάστασης και λειτουργίας. Επιλέξτε ένα ξεκάθαρο σύστημα χωρίς πολύπλοκα χαρακτηριστικά, αν διαχειρίζεστε μόνοι σας το λογισμικό. Επικοινωνήστε με την υποστήριξη ή παρακολουθήστε κριτικές βίντεο για περισσότερες λεπτομέρειες.
Ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές. Το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να ενσωματωθεί με τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται στην εργασία. Μπορεί να είναι μια υπηρεσία παράδοσης, μια λίστα αλληλογραφίας και ούτω καθεξής.
Χαρακτηριστικά. Εδώ πρέπει να σκεφτείτε μπροστά. Το σύστημα πρέπει να λειτουργεί για εσάς όχι μόνο τώρα, αλλά και σε έξι μήνες ή σε ένα χρόνο. Και με την πάροδο του χρόνου, ο κατάλογος των απαιτήσεων θα αυξάνεται. Αξιολογήστε αν μπορείτε να τις υλοποιήσετε, ώστε να μη χρειαστεί να σκεφτείτε σύντομα την εφαρμογή ενός νέου CRM.

Τιμή. Μην κάνετε οικονομία στο σύστημα. Οι περιορισμένες επιλογές δεν θα σας προσφέρουν τίποτα. Οι επιλογές στην αγορά είναι τόσο μεγάλες που μπορείτε να βρείτε την καλύτερη δυνατή ισορροπία μεταξύ χαρακτηριστικών και κόστους.

Καταλήγοντας

Επίσης, ένα PR CRM μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα από όσα περιγράφηκαν παραπάνω. Πρόκειται για μια ισχυρή πλατφόρμα που σας επιτρέπει να βελτιώσετε τα PR pitches, να παρακολουθείτε τις επαφές με τα μέσα ενημέρωσης, να παρακολουθείτε την κοινωνική ακρόαση και να βελτιώνετε τη διαχείριση των σχέσεων, όλα σε ένα ενιαίο σύστημα.

Οι σύγχρονες επιχειρήσεις απαιτούν την αυτοματοποίηση διαφόρων διαδικασιών, η οποία απλοποιεί σημαντικά την εργασία. Είναι ήδη δύσκολο να φανταστεί κανείς μια ενεργά αναπτυσσόμενη επιχείρηση χωρίς διαμορφωμένα συστήματα αποθήκευσης ή λογιστικής, καθώς και χωρίς τη χρήση ειδικού λογισμικού. Ένα τέτοιο εργαλείο βοηθά στις δημόσιες σχέσεις, διότι αποτελεί γέφυρα μεταξύ της προσέλκυσης πελατών και της επιχείρησής σας. Τώρα πρέπει να επιλέξετε το απαραίτητο λογισμικό PR CRM και να το εφαρμόσετε στην εταιρεία σας.