Efektivní e-mailová prezentace: Jak profesionálně upoutat pozornost médií?

Email Pitch je stále králem komunikace v podnikání. Dostat svůj obsah před média a influencery je ale těžké. Nejenže se musí líbit vaší cílové skupině, mít určitou úroveň kvality a být připraven ve správný čas, ale také ho musí zachytit ten správný člověk. Pokud jde o předkládání obsahu prostřednictvím e-mailu novinářům, existuje přímá závislost mezi autoritou novináře, s nímž doufáte spolupracovat, a počtem e-mailů, které mu každý den přijdou do schránky. S ohledem na to se rozhodně vyplatí naučit se, jak svůj e-mail odlišit od ostatních. Pojďme se tedy seznámit s těmito jednoduchými tipy, jak napsat účinný e-mailový pitch.

Přemýšleli jste někdy o speciálních tricích, jak přimět novináře, aby si vaši zprávu přečetli a zveřejnili ji?
Každý ví, že je poměrně obtížné dosáhnout toho, aby si média všimla vaší tiskové zprávy a prorazila hradbu přehlížení. Pokud však znáte několik interních háčků, můžete s nimi zatočit. V našem dříve publikovaném příspěvku jsme si prošli nejčastější způsoby, jak zjistit e-mailové adresy novinářů a poslat svou tiskovou zprávu do správných rukou.

V dnešním příspěvku na blogu si upřesníme návrhy nejúčinnějších podání, která přitáhnou pozornost médií a získají jistotu, že vaše tisková zpráva vyjde.

Co se skrývá za e-mailovým pitchem?

„Pitch email“ je osobní dopis obsahující stručné informace o produktu nebo společnosti s cílem přilákat pozornost a další zveřejnění materiálu.

„pitch“ e-mail o značce je e-mail, který někomu posíláte za účelem spolupráce.

Hlavním cílem tohoto e-mailu je představit vaši společnost, zahájit konverzaci a distribuovat váš obsah. Media pitches se zasílají novinářům nebo redaktorům média, novin, časopisu, blogu prostřednictvím e-mailu s cílem vzbudit zájem o obsah společnosti a požádat je, zda by o něm nechtěli napsat článek. Nemusíte psát heslovitý, podrobný a složitý e-mail. Stačí, když do něj vložíte klíčové informace o vaší akci, spuštění nového projektu nebo aktualizaci společnosti.

Vaše e-mailové sdělení musí obsahovat:

• být stručný a přesvědčivý;
• být personalizovaný;
• vyvolat zájem.

Tento e-mail má funkci návnady. Pitch e-mail je jedním z nejlepších způsobů interakce s médii.

Jaký je účel použití pitch e-mailu?

Hlavním cílem je přilákat lidi k firmě a značce. Pitch e-mail je skvělý pro navázání kontaktu s potenciálním zákazníkem. Mezi účely patří také doručení novinek, zvýšení důvěry mezi vámi a příjemcem, přímá komunikace, realizace vašich plánů a přilákání zákazníků k vaší firmě.

Jejich hlavní funkcí je přilákání zájmu cílové skupiny a především novinářů ke značce a zboží. Výsledkem této akce je prodej.

Pitch e-mail má funkci ovlivňovací, provokativní, komunikační a regulační.

Vhodně sestavený e-mail odráží informace o produktu, osobnosti a důvody, proč by se měl člověk o zprávu zajímat. Přitom neexistuje jediný vzor pro tvorbu.

Jaká je značka efektivity nabídkového dopisu?

Masové zacílení. Jedná se o zaměření sdělení na masového příjemce. Jedná se o vydavatele, novináře a další cílové skupiny.

Relevance. Jedná se o včasné řešení důležitých, smysluplných a relevantních otázek. 

Strong>.

Responzivita. Jedná se o včasnost obdržených informací. Zahrnuje také její zpracování příslušnými osobami a kanály.

Přesnost. Důležitou roli hraje malý objem dat, jednoduché věty a jednoduché konstrukce.

Důvěryhodnost. Jedná se o odkaz na oficiální zdroje informací, které vytvářejí pozitivní image značky/firmy apod.

10 klíčových tipů pro napsání efektivní e-mailové nabídky

Nejdůležitější je upoutat pozornost novináře vytvořením personalizovaného e-mailového pitche, který musí být napsán neefektivně a profesionálně PR způsobem.

Napsání kvalitního e-mailu je pro efektivní oslovení příjemce zásadní. Standardní strukturu tvoří předmět, uvítací část, tělo e-mailu a výzva k akci. Držte se těchto tipů, abyste dosáhli požadovaných výsledků:

Napište vynikající předmět

Zní to stresující, že?

Publikační redaktoři a novináři dostávají denně tolik nabídek obsahu, že pokud nepoznají vaše jméno a pokud nevytvoříte chytlavý předmět, váš e-mail nemusí vůbec vidět a otevřít.

Zamyslete se na chvíli: Co by vás přimělo věnovat pozornost e-mailu od někoho, koho neznáte? Pozornost přitahující předmět je nutností. Předmět, který se odlišuje od ostatních neotevřených e-mailů. Řádek předmětu by měl být přímo k věci a nabízet příjemci osobní sdělení. Jasný a stručný vzhledem k tomu, co požadujete. Neměl by vypadat jako spam.

Pozdravy jsou důležité

Je to základní etiketa a projev úcty k dané osobě. Navozuje přátelskou atmosféru a rozvíjí vztah s potenciálním klientem. Zmíníte několik zajímavých skutečností. Možná se již znáte a máte něco společného. V této části jde především o to, abyste s klientem navázali vřelý vztah. A pokud se to podaří, získáte dobrý přístup a zájem ještě předtím, než mu představíte své služby nebo zboží.

Přidejte nabídku hodnoty

Je to základ každého úspěšného podnikání. Vaše hodnotová nabídka rozhoduje o tom, zda dokážete získat více zákazníků a zůstat konkurenceschopní. Díky správně vytvořené hodnotové nabídce vaši potenciální zákazníci pochopí, čím se lišíte od konkurence. Jedná se o shrnutí hlavního přínosu, který zákazník získá z používání vašeho produktu nebo služby. Je důvodem, proč se k vám klient vrací. Hodnotová propozice ukazuje potenciálnímu zákazníkovi, kdo jste, co děláte a čím se lišíte od ostatních značek.

Vyzvěte cílové příjemce k akci

Umístěte jej na konec e-mailu. Výzvy k akci mohou být mocným nástrojem při rozesílání e-mailů. Často slouží jedinému účelu e-mailu – přimět příjemce k určité akci. Dobrá výzva by měla být přesvědčivá a motivující. Takový nástroj vybízí k nákupu, přihlášení k odběru, zavolání apod.

Brevita je duší důvtipu

Vaše e-maily by měly být krátké a informativní. Čím více textu pošlete, tím nudnější je pro příjemce jeho čtení. Snažte se, aby vaše nabídka byla krátká a hodnotná. Uveďte nejdůležitější informace o společnosti, produktu nebo službě.

Ve třech až čtyřech větách vysvětlete, co jim chcete nabídnout a jak to můžete udělat. Nabídněte podrobnosti o cenách (od nejnižších po nejvyšší) a proč se vyplatí psát váš obsah. Přizpůsobte si to co nejvíce, aby to nepůsobilo obsáhle a nelichotivě.

Atraktivní vizuály

Je to také podstatná součást. Poohlédněte se po hotových šablonách e-mailových podání, které stačí jen doplnit informacemi a upravit pro své potřeby. Také je skvělé přidat obrázky a videa. Zviditelnění povzbudí budoucí klienty k akci.

Zkontrolujte si gramatiku

Jedná se o jednoduché, ale často podceňované pravidlo. Chyby ve slovech a větách ničí vztah a dojem z vás. Proveďte korekturu textu a používejte programy na kontrolu gramatiky.

Představte svůj příběh a poslání

Buďme realisté: Vaše společnost není pro čtenáře na druhém konci e-mailu tak zajímavá, alespoň na začátku vaší obchodní cesty. Novináři nebo influenceři pravděpodobně dostanou stovky dalších e-mailů od společnosti, která jim představí svůj produkt/službu, některé podobné těm vašim. Takže – jaká je vaše jedinečná vlastnost? Ne příběh vaší společnosti. Jaké je poslání vaší značky a proč to děláte? Uveďte ve svém pitch e-mailu osobní fakta a osobní příběhy, se kterými se čtenář může ztotožnit. Buďte upřímní a transparentní ohledně svých plánů a touhy stát se dodavatelem této společnosti a jakých výhod budete oba mít.

Udělejte to osobní, ale nebuďte příliš osobní

Varování: pokud pošlete stovkám firem stejnou šablonu e-mailu, nedosáhnete výsledků.

Při průzkumu publikace byste měli zjistit jméno redaktora sekce, kterému předkládáte svou novinku. Neoslovení bez uvedení jména redaktora je nezdvořilé a signalizuje, že jste tento e-mail mohli poslat naslepo kterémukoli redaktorovi nebo publikaci.

Při personalizaci se zaměřte na to, aby váš cíl pochopil, že jste četli jeho práci a že tento e-mail posíláte z nějakého důvodu, ne jen proto, že jeho e-mailová adresa byla zařazena do placené databáze.

Neměli byste odkazovat na jejich osobní profily na Facebooku, abyste zjistili, kde rádi jedí, a zmiňovat to. A konečně, jedná se o obchodní e-mail, takže pokud nepíšou o kočce, nezmiňujte se o kočce.

Poskytněte sociální důkaz

Existují dvě možnosti, jak použít sociální důkaz ve vašem podání, jedna přímější než druhá.

První, mírnější a rozhodně velmi doporučovaná věc je uvést odkaz na vaši nejpoužívanější a nejrelevantnější sociální síť ve vašem podpisu. Pokud Twitter používáte pouze pro osobní účely, můžete jej vynechat a místo něj použít LinkedIn.

Dalším dobrým krokem by bylo kontaktovat novináře na sociální síti a komunikovat s ním ještě před odesláním pitchingu. Tak uvidí, že jejich práci skutečně znáte a zajímáte se o to, co mají na srdci. Jen nenásledujte následnou reakci s pitchem během několika sekund.

Co se týče druhého způsobu využití sociálního důkazu: můžete se rozhodnout zmínit nedávný výsledek, kterého jste dosáhli díky nějakému příspěvku nebo milníku, nicméně na některé to bude působit příliš vlezle a nepříjemně, takže si dejte pozor, jak to využijete.

Víte, kdy poslat e-mail

Kdy je ideální čas na odeslání e-mailu, který by mohl propagovat váš projekt? Přesný čas sice neexistuje, ale nejlepší čas pro získání odpovědi by bylo odeslat e-maily v úterý, ve středu nebo ve čtvrtek mezi 10:00 a 15:00. Toto pravidlo funguje nejlépe, pokud lákáte firmy v pracovní době od 9:00 do 17:00. Lidé kontrolují e-maily před začátkem oběda a po návratu se podívají, co zmeškali.

Několik příkladů e-mailových nabídek

Podívejte se na několik příkladů, jak můžete psát pitch e-maily. Jak již bylo zmíněno, můžete je rozředit obrázky, GIFy apod.

Dodatečně uveďte odkaz na tiskovou zprávu pro případ, že by si novinář chtěl přečíst celý článek. Nezapomeňte mu poskytnout odkazy na účty vaší společnosti na sociálních sítích, aby se novinář mohl dozvědět více o vaší firmě. 

Zasažení cíle – zasílání tiskových zpráv novinářům

Můžete strávit hodiny vymýšlením informací hodných pozornosti, chytlavého titulku nebo vhodné struktury tiskové zprávy, ale pokud se vaše zpráva nedostane do správných rukou, přijde veškeré vaše úsilí vniveč. Zveřejnění vaší tiskové zprávy je klíčovým bodem v pracovním procesu. Po dokončení psaní tiskové zprávy je dalším krokem určit, jak najít potřebné e-maily novinářů pro její úspěšné zveřejnění. Abychom byli spravedliví, je to poměrně časově náročný úkol, ale bez něj se nedostanete dál.

Vyhledejme následující způsoby, které vám pomohou získat e-maily novinářů:

Poznejte svou cílovou skupinu 

Přemýšlejte o možných partnerech a novinářích pro váš produkt a službu. Začněte s přípravou seznamu 10 až 20 společností a lidí, kteří by mohli číst váš e-mail. I když si přejete, aby na seznamu byly i známé osobnosti, buďme realisté: I když máte jeho/její e-mail, věříte, že si přečte váš cold-call a odpoví vám? Čas je klíčový; nepromarněte ho. Odložme celebrity jako cíl na 12 až 18 měsíců a vraťme se k oslovování novinářů, kteří si skutečně kontrolují e-maily.

Kontaktování novinářů

Bylo by skvělé, kdybyste mohli poslat e-mail s odkazem na osobu, kterou novinář zná. Tímto způsobem váš e-mail nikdy nebude ignorován. Nebo zavolejte redaktorovi, kterého možná znáte. Snažte se budovat ohleduplné vztahy s lidmi v médiích; vždy to působí ve váš prospěch.

Najděte blog novináře

Kontakty na novináře můžete najít procházením jejich profilových stránek a také zasláním pozvánky ke spojení na LinkedIn nebo jiné sociální síti. Podívejte se do sekce komentářů, kde můžete najít i e-mailovou adresu. Nebo můžete najít někoho, kdo vám bude ochoten poskytnout e-mailovou adresu novináře.

Použijte Google

Pokud se nechystáte sami nakupovat adresáře, můžete použít vyhledávání Google zadáním „media lists“ a najít potřebné názvy.

Práce s kontakty

Jedním z nejlepších výsledků skvělého e-mailového podání je možnost říct: „Vím, že jste pracovali…“. Znalost lidí a jejich zázemí může rychle změnit výsledek vašeho e-mailu – ze studeného hovoru na vřelý rozhovor.

To ovšem nemusí platit vždy, takže než této osobě pošlete e-mail, zkuste si o ní vyhledat veřejné informace a vyhledat si ji na internetu. Použijte kartu „četl jsem váš článek na internetu“ nebo „sleduji vás na Twitteru a líbí se mi příspěvek o…“. Cokoli, co by mohlo oslovit jeho/její pozornost a prolomit ledy toho, že je v jeho/její schránce úplně cizí člověk.

PRNEWS.io

Pokud chcete ušetřit svůj čas a peníze, PRNEWS.io je nejlepší možností, jak se s tímto úkolem vypořádat. Jako nejspolehlivější a uživatelsky nejpřívětivější platforma nabízí PRNEWS.io vytvoření, zveřejnění a distribuci tiskových zpráv na několik kliknutí. Navíc si můžete vybrat kvalitní webové stránky zpravodajských médií pro umístění všech potřebných PR materiálů. Naše služba vám pomůže vybrat ty konkrétní webové stránky, které jsou neustále sledovány vašimi potenciálními zákazníky, partnery/přidruženými společnostmi a investory. Tímto způsobem můžete snadno zveřejnit svou tiskovou zprávu a oslovit cílové publikum.

Jak vidíte, existuje mnoho způsobů, jak najít e-maily novinářů. Který z nich je pro vás nejužitečnější a nejvhodnější, závisí na vašem rozpočtu, PR a marketingových požadavcích.

Ujistěte se, že navazujete

Nemyslete si, že většina e-mailů zůstane nepřečtena nebo nepovšimnuta. Mohly by být rychle přečteny a označeny k následné kontrole, ale lidé jsou často zaneprázdněni a zapomenou se k vašemu dopisu vrátit. Právě zde přicházíte s krátkou připomínkou, že byste si rádi popovídali o vašem původním e-mailu.

Pokračování je v procesu pitchingu klíčové. Udržujte je jednoduché a přímo k věci. V následném e-mailu uveďte, že byste s nimi rádi probrali případné dotazy nebo obavy v krátkém 10 až 15minutovém hovoru. Stejně jako u předmětů byste měli testovat a najít sekvenci e-mailů, která funguje nejlépe. Nikdy neprovádějte další kroky do 48 hodin. Dejte svému potenciálnímu zákazníkovi čas, aby se vám ozval. Obvykle asi 50 % redaktorů dává přednost následnému e-mailu po jednom týdnu.

„Ne“ neznamená „ne“ 

To se stane častěji, než bychom čekali. Je to však v pořádku; je to součást procesu učení se v oblasti propagace a PR. Ne každý bude souhlasit nebo dokonce reagovat. Pokud vám někdo napíše, že nemá zájem, odpovězte mu tak, že mu poděkujete za odpověď a požádáte ho, aby na vás pamatoval, kdyby se něco změnilo. Je možné, že mnoho novinářů, kteří odpoví, má mírný zájem, ale mohou pracovat s jinou značkou nebo mít omezený rozpočet. Jejich odpověď vám dává příležitost a otevírá dveře pro budoucí korespondenci. Nepodceňujte sílu odmítnutí. Někdy může „ne“ nyní znamenat „ano“ později.

Jestliže je pro vás odmítnutí komplikované, můžete mediální pitching delegovat. Využijte důvěryhodnou službu typu „vše v jednom“ PRnews, která za pevnou cenu napíše, navrhne média a distribuuje vaše články ke zveřejnění. Díky svým obrovským zkušenostem a velkému týmu vědí, jak vytvořit e-mailové pitches tak, aby byly atraktivní, chytlavé a poutavé s výsledkem, který chcete.

Závěr

Získání významného mediálního pokrytí je skvělé pro generování pozornosti a návštěvnosti pro vaše podnikání. Než začnete, vězte, že místo rozesílání náhodných e-mailů existuje účinný systém; za napsání účinného e-mailového podání můžete získat zisk.

Tajemství, jak získat odpověď na studený e-mail, a to pozitivní a zainteresovanou, spočívá v oslovení správné osoby, v přesně stanovený čas, s obsahem, který ji obzvláště zajímá, nebo ve spolupráci se správným partnerem, který celou tuto práci udělá za vás. Šancí máte mnoho, ale ne vždy se to podaří, a to byste neměli očekávat.

Snažte se svým potenciálním zákazníkům nabídnout hodnotu – koneckonců jste si je vybrali z dobrého důvodu: mohli by chtít to, co máte vy. Jediné, co teď musíte udělat, je upozornit je správnou formou i na tuto skutečnost. Je čas na Pitch (nebo ho delegovat)!

Nejvhodnějšími nástroji jsou reklama, tiskové zprávy a newslettery. PRNEWS.io služba vám zabere jen pár chvil, abyste si uspořádali všechny věci a byli připraveni úspěšně publikovat tiskové zprávy.