Basın bülteni, bir halkla ilişkiler uzmanı tarafından yazılan ve hedeflenen medya mensuplarına gönderilen kısa, ilgi çekici bir haberdir. Basın bülteninin amacı, bir gazetecinin veya yayının ilgisini çekmektir. Basın bülteni, gazetecinin kendi hikayesini kolayca üretebilmesi için gerekli tüm bilgileri (kim? ne? nerede? ne zaman? nasıl? ve en önemlisi neden?) içermelidir.
Google’a “Basın bülteni nasıl yazılır?” yazdığınızda karşınıza binlerce sonuç çıkıyor. Bunda şaşılacak bir şey yok. İşletmeniz için medyada yer almak istiyorsanız, basın bülteninin nasıl yazılacağını bilmek çok önemli bir beceridir.
Peki bir basın bülteni neleri içermelidir? Bir basın bülteni nasıl sonlandırılır? Peki ya basın bülteni formatı? Neyse ki tüm cevaplar bizde.
Bir basın bülteni yazmak için haber açılarından basın bülteni yapısına kadar her şeyi kapsayan belirli yönergeler vardır. Tüm bunları, uzman yorumlarıyla birlikte, dikkat çeken (ve sonuç veren!) basın bültenlerinin nasıl yazılacağına ilişkin eksiksiz kılavuzumuzda bulabilirsiniz.
Adım adım basın bülteni nasıl yazılır
Adım 1: Hedef kitle
Asıl basın bülteni yazımına geçmeden önce, başlamanız gereken en önemli şey hedef kitleniz için önemli olan açıyı seçmektir.
Unutmayın ki uzman bir derginin okuyucularının ilgisini çekecek açı (başka bir deyişle hikayenin alacağı perspektif) yerel bir gazeteden çok farklı olacaktır. Aslında, hedeflediğiniz farklı kitleler için bülteninizin farklı versiyonlarını yazmalısınız.
Yalnızca potansiyel okuyucuları değil, gazetecileri de hedeflediğinizi unutmayın. Araştırmanızı yapmaz ve yanlış gazetecileri hedeflerseniz, iyi basın bültenleri yazmak sizi hiçbir yere götürmez.
PRNEWS.IO gibi PR araçlarıyla yalnızca bir milyondan fazla kişiyi içeren bir Medya Veritabanına erişmekle kalmaz, aynı zamanda basın bültenlerinizin içeriğine dayalı akıllı önerileri de kullanabilirsiniz. Bu şekilde, her zaman hikayenizle ilgilenmesi muhtemel ilgili gazetecilere ulaşırsınız.
Adım 2: Basın bülteni yapısı
Başarılı bir basın bülteni yazabilmek için basın bülteni yapısını da anlamak gerekir.
Başlık: Bir balığa sahip olmak için önce onu yakalamanız gerekir
Her şeyden önce, basın bülteninizin başarılı olabilmesi için akılda kalıcı bir başlığa sahip olması gerekir. İnsanların okuyacağı ilk şey budur ve buna dayanarak, tamamını okumak isteyip istemediklerine karar vereceklerdir.
Kısa tutmaya çalışın. Bu şekilde okunması daha kolay olur, daha çekici görünür ve 110 karakterden fazla olmadığı sürece insanlar bu konuda tweet bile atabilir. Tüm karar verme süreci yaklaşık 3 saniye sürdüğü için yeni, haber değeri taşıyan ve ilgi çekici olmasını sağlayın.
Liderlik:
Bir basın bülteni yazmanın en önemli ikinci kısmı giriş bölümünü oluşturmaktır. Sabırsız olanlar, beş W’yi de içeren en önemli soruların yanıtlarını tam olarak burada bulacaktır: haberin ne hakkında olduğu, kimin dahil olduğu, ne zaman ve nerede olduğu ve neden önemli olduğu.
Bu bölümü yazarken “mini etek kuralına” uyduğunuzdan emin olun, yani girişiniz temel konuları kapsayacak kadar uzun, ancak ilgi çekici olmaya devam edecek kadar kısa olmalıdır. Gazetecinin zamanını boşa harcamayın; meraklarını uyandırmanız gerekir, tüm ayrıntıları bir kerede vermeniz değil.
Kaynak: güvenilirliğinizi kanıtlayın
Basın bülteninizi dış kaynaklara dayandırıyorsanız, onlardan alıntı yaptığınızdan emin olun. Bu şekilde hedef kitlenizin gözünde daha inandırıcı olursunuz. Bağlantı verdiğiniz her şeyin meşru olduğundan ve sahte haber olmadığından emin olmanız çok önemlidir.
Basın bültenlerinizin altında kaynaklarınıza atıfta bulunmadığınız sürece URL’nin tamamını göstermenizi önermiyoruz. Bağlantılarınızın daha doğal görünmesini sağlamak için bağlantı metni kullanın.
Temel unsurlar: güzellik ayrıntılarda gizlidir
Okuyucularınıza temel ayrıntıları verin. Ayrıntılar derken, bu basın bülteninin neden haber değeri taşıdığını anlamak için gerekli olan temel bilgileri kastediyoruz. Bir roman yazmak istemezsiniz, sadece kısa bir açıklama yapın ve muhabirlerin hakkında yazacakları bir şey için heyecanlanmalarını sağlayın.
Alıntılar: başkalarının bakış açısını gösterin
Basın bülteni alıntıları her zaman memnuniyetle karşılanır. Neden mi? Metne başka bir bakış açısı getirir ve onu daha çeşitli hale getirir. Alıntılar metninizi kolayca daha ilginç ve daha okunabilir hale getirebilir, bu da onları basın bülteninize dahil etmek için yeterince iyi nedenler olmalıdır.
Ek veriler: Eklemeniz gereken başka bir şey var mı?
Eğer varsa, aşırıya kaçmadan bunu yapmanın tam zamanıdır. Unutmayın, bazen daha azı daha çoktur ve iyi bir basın bülteni yazmak söz konusu olduğunda durum kesinlikle böyledir.
İletişim bilgileri: kendinizi tanıtın
İletişim bilgilerini eklemeyi unutmayın, böylece gazeteciler size veya iletişime geçmeye değer başka birine nasıl ulaşacaklarını bileceklerdir. Bu önemlidir çünkü haberle ilgili bazı ek sorular sormak isteyebilirler. Bu kısmı unutursanız, bülteninizin yayınlanma şansı yok denecek kadar azdır.
Boilerplate: bir basın bültenini bitirmenin mükemmel yolu
Eğer kendinize bir basın bültenini nasıl bitireceğinizi soruyorsanız, işte cevabınız: bir özetiniz olsun. Gazetecilerin dikkatini çektiyseniz ve buraya kadar okumaya devam ettilerse, büyük olasılıkla sizin hakkınızda daha fazla bilgi edinmek istiyorlardır. Şirketiniz ya da sizinle ilgili ek bilgileri bulacakları yer tam da bu bölümdür. Eğlenceli ve ilgi çekici hale getirin – kartvizitiniz gibi çalışır ve kendinizi iyi tanıtmak istersiniz.
Adım 3: Basın bülteni formatı
Basın bülteni yapısını ele aldığımıza göre, şimdi de basın bülteni formatına odaklanalım. Basın bültenleri söz konusu olduğunda, aslında harika bir yemek ya da harika bir hediye ile aynı şey söz konusudur – olağanüstü olsa bile kötü bir ambalajla sunulduğunda değerini kaybeder. Sonuçta çoğumuz görsel olarak uyarılırız ve bu yüzden ilk izlenim gerçekten önemlidir.
O halde bir basın bülteni nasıl biçimlendirilir? Bir basın bültenini dağıtmanın pek çok yolu vardır, ancak biz şimdilik faks, salyangoz posta veya posta güvercinlerini bir kenara bırakıp sadece en yaygın kullanılanlara odaklanacağız. İşte, göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz basın bülteni formatları:
PDF
Basın bültenlerini PDF dosyaları halinde göndermek birkaç yıl önce çok popülerdi. Her cihazda aynı görünmelerine rağmen, oldukça sorunludurlar – ağırdırlar, bazen bilgileri kopyalamak zordur ve gazeteciler bu formu pek sevmiyor gibi görünmektedir. Birçok şirket bültenlerini hala bu formatta yayınladığından, bir şekilde standart olarak kabul ediliyor, ancak okuyucular için çok sorunlu olan bir şeye alışmak akıllıca bir hareket değil.
Avantajlı:
Neredeyse her cihazla uyumludur
Dezavantajları:
- Ağırdır ve hiçbir gazeteci posta kutusunun bloke edilmesinden hoşlanmaz (oldukça can sıkıcıdır ve başarı oranınızı düşürür)
- Kopyalamak zordur. Bir gazeteci çok fazla düzenleme yapmak istemese bile, yine de kopyalama veya yeniden yazma zahmetine katlanmak zorundadır. Düzenlemesi zor bir dosya gönderdiğinizde, onların zamanına saygı duymadığınıza dair açık bir mesaj göndermiş olursunuz (elde etmek istediğiniz şey bu değil, değil mi?)
- Ölçmesi zordur – gerçekte kaç kişinin okuduğunu bilemezsiniz
Düz metin
Dikkate alınması gereken bir sonraki basın bülteni formatı düz metindir. Kesinlikle güvenli bir seçimdir, ancak aynı zamanda son derece basittir. İyi bir basın bülteninin ana fikri, gazetecilerin bu konuda yazmak isteyecekleri kadar ilginç/yenilikçi/paylaşmaya değer olmasıdır. Eğer bülten o gün okudukları diğer tüm e-postalara benziyorsa, büyük olasılıkla hatırlanmayacaktır.
Avantajlar:
- Kopyalaması ve düzenlemesi kolay
- Hafiftir ve posta kutusunu engellemez, bu da onu kesinlikle daha gazeteci dostu yapar
Dezavantajları:
- Sıkıcı görünüyor ve okumayı teşvik etmiyor
- Bazı cihazlarda kötü görünme ihtimali var
- PDF’lere benzer şekilde, basın bültenini gerçekte kimin gördüğünü bulmak zordur
İnteraktif basın bülteni
Büyük olasılıkla piyasadaki en yeni basın bülteni formatıdır. Gazeteciler başlangıçta biraz tereddüt etseler de, kesinlikle hatırlayacaklardır. Bu aynı zamanda en kullanıcı dostu formdur – kopyalanması, indirilmesi kolaydır ve unutulması zordur.
Avantajlar:
- Düz metni kopyalamanızı sağlayan özel bir düğme sayesinde kopyalaması ve düzenlemesi kolaydır
- Her cihazda iyi görünüyor
- Etkileşimli: sosyal medya paylaşım düğmeleri eklemek ve çeşitli öğeleri sürükleyip bırakmak mümkündür
- Analitik panel sayesinde her bir basın bültenini kontrol etmek ve tam olarak kimlerin gördüğünü görmek mümkündür
- Tüm eklerin tek tıkla kolayca indirilmesi
- Okuyucularınız her zaman en güncel versiyona sahip olacaklar (önemli bir şeyi eklemeyi unuttuğunuzu veya daha kötüsü hata yaptığınızı söyleyerek takip etmek zorunda kalmayacaksınız)
Dezavantajlar:
- Bazı gazeteciler henüz alışkın olmayabilir, bu da hem avantaj hem de dezavantaj olabilir (ilk kez gördüklerinde kafaları karışabilir, ancak aynı zamanda sevebilirler)
- İyi bir basın bülteni yazarken, zamanın değiştiğini ve birkaç yıl önce bir gazeteciyi ‘etkileyebilecek’ bir şeyin bugün onları etkilemeyeceğini unutmayın. Gelecek yıl neyin trend olacağını düşünün ve bunu şimdi uygulayın. Unutmayın, ertelerseniz kaybedersiniz.
Basın bülteni yazarken sık yapılan hatalar
Hikaye aslında haber değeri taşımıyor
Her şey sırayla. Hikâyeniz gerçekten bir hikâye mi? Yeni ya da ilginç mi? Kuruluşunuzun dışındaki insanlar bunu gerçekten önemseyecek mi? Bu soruların yanıtı evet ise, o zaman bir şeyler yakalamış olabilirsiniz. Yeni değilse, ilginç değilse ve kimsenin gerçekten umursayacağından emin değilseniz, başka bir şey bulmak iyi bir fikir olabilir.
Lafı dolandırıyorsunuz
Hikayeyi ilk birkaç cümlede anlatın: gerçekleri hızlı ve öz bir şekilde anlattığınızda bir basın bülteninin gelen kutusundan editoryal toplantıya ulaşma şansı önemli ölçüde artacaktır. Gazeteciler her zamankinden daha fazla zamana ihtiyaç duyuyor, bu nedenle bir basın bülteninin ilk birkaç satırında hikayenin ana hatlarını anlatmak hayati önem taşıyor. Muhtemelen tamamını okuyacak zamanları olmayacaktır, bu nedenle ne kadar çabuk konuya girerseniz o kadar iyi olur.
Basın bülteni alıntıları gerçekçi görünmüyor
İster bir çıraklık eğitimi aldığı için ne kadar mutlu olduğundan bahseden bir genç olsun, ister en son finansal sonuçları analiz eden bir CEO olsun, basın bülteninde alıntılanan kişilerin gerçek gibi görünmesini sağlamak akıllıca bir fikirdir. Örneğin, söz konusu genç kişinin anlamak için sözlüğe ihtiyaç duyacağınız kelimeler kullanması pek olası değildir, bu nedenle hikayenizin gerçekçi hissettirmesini sağlamayı unutmayın. Öyle olsalar bile ‘memnun’ olmadıklarından emin olmaya çalışın.
