m eficaz Campanha de relações públicas é o resultado de um bom plano estratégico. Este começa com a criação de um plano para conteúdos ganhos e de marca, bem como prazos, eventos de marcos e eventos industriais. O planeamento é crucial para o sucesso dos resultados de RP, e um calendário de RP é um elemento essencial. E é uma arma secreta de muitos Agências de relações públicas e Gestores de relações públicas.
Pense nisso como o seu roteiro de conteúdo que garante um fluxo constante de cobertura mediáticamesmo que ainda não conheça os principais anúncios de notícias. Criá-lo não é algo vistoso ou criativo, mas é muito importante para um forte programa de colocação nos media. Aqui, neste post, descobrirá porque precisa de começar a usar um calendário de relações públicas e como pode impulsionar os resultados dos meios de comunicação social merecidos, seguir objectivos, e manter todos os componentes de um plano de relações públicas alinhados.
O que é um RP Сalendar?
Um calendário de relações públicas é um calendário ou plano do seu projecto ou campanha que mostra todas as partes principais necessárias para apresentar e garantir a cobertura das relações públicas ou da comunicação social. Pode também realçá-los em relação às suas outras campanhas de marketing e eventos empresariais importantes, para que possa acompanhar a forma como o seu calendário de relações públicas se alinha com o resto do plano de negócios.
Uma nota importante sobre um calendário de relações públicas é que não é apenas uma tabela com datas de publicação ou prazos finais. Ele decompõe as diferentes partes do processo e todas as tarefas a ele associadas numa útil linha temporal.
Todos os prazos menores, reuniões e nomeações relacionadas com tarefas, e pedidos de visuais da equipa de design e conteúdo dos executivos devem estar presentes. Todas as tarefas e actividades em que se possa pensar com antecedência são necessárias para proporcionar uma grande cobertura.
Porque precisa de um calendário de relações públicas?
Provavelmente já conhece e tem calendários de negócios, calendários de conteúdo, calendários de marketing, e muito mais. Porque é que os calendários de relações públicas também precisam de ser utilizados, e porque é que você e a sua empresa devem ter um? Será apenas para se manterem mais organizados? Sim, e não. É capaz de lhe dar muito mais, do que apenas um lugar para aterrar todos os seus pensamentos e planos.
É mais ou menos:
Ajudá-lo-á a ver mais claramente o que está a fazer e quando. Terá uma visão rápida de onde tem de se concentrar, tanto a curto como a longo prazo. Isto significa que poderá dedicar todo o seu tempo e esforços a actividades que necessitem da sua ajuda e que o ajudará a atingir os objectivos da sua marca e a atingir os públicos certos de forma mais eficaz.
Um calendário de relações públicas será útil para coordenar as relações públicas com outras actividades empresariais. Imagine os diferentes calendários no seu Calendário Google como diferentes partes dos seus planos de relações públicas e marketing. Cada um deles proporciona-lhe uma visão separada, mas ao fundi-los, poderá obter o quadro completo. O calendário geral de negócios é a parte principal em que tudo o resto se deve basear. O calendário de marketing é a segunda parte – como apresenta o seu calendário principal aos seus clientes ou gestores através de coisas como lançamentos e campanhas. O calendário de relações públicas pode ser a terceira parte que mostra que actividades irá utilizar para executar a sua estratégia de relações públicas e campanhas particulares.
Ajudará no planeamento de relações públicas em torno de férias e eventos. Outra forma de um calendário de RP melhorar o trabalho de toda a sua equipa é através da capacidade de estar preparada com antecedência para quaisquer férias ou eventos sazonais em que a sua equipa possa querer participar para um maior alcance, consciência e uma imagem mais forte. Milhares de eventos e feriados poderão trazer alguma atenção ao seu negócio com promoção colectiva, por isso, assegure-se de que olha para além das suas actividades normais. Lembre-se, no entanto, de utilizar as actividades relevantes. Essas actividades importantes e sensíveis ao tempo podem apanhá-lo numa má altura, quando não estiver preparado para elas. Como resultado, o trabalho de preparação que deve ser planeado antes do tempo torna-se crítico.
Chamando a atenção para as datas específicas da sua marca (tais como lançamentos de novos produtos, colecções, ou iniciativas ou aniversários de marcas) irá ajudá-lo a planear, alinhar, e programar actividades para os promover. Demonstrar-lhe-á quem são os seus alvos e com quantas semanas ou meses de antecedência precisa de os alcançar sobre as suas próximas notícias – dando-lhe muito tempo para começar a planear aquele passo perfeito.
É útil para criar parceiros internos e externos mais fáceis também. Quando se está a estabelecer parcerias tanto quanto as relações públicas exigem, há muitos indivíduos diferentes perante os quais é responsável: colaboradores externos, como repórteres e editores, colegas e colegas de trabalho, e freelancers que colaboram com a sua marca. Assim, um calendário de relações públicas ajudá-lo-á a evitar atrasos, orçamentos excedidos, e muito mais.
Um calendário de relações públicas criará um fluxo constante de actividades que são muito mais bem sucedidas do que os êxitos de relações públicas ‘pontuais’. O esforço constante de relações públicas pode ser cansativo, mas continuar a fazê-lo irá mantê-lo visível e relevante. Quanto mais actividades tiver, mais cobertura poderá adquirir e partilhar com os seus seguidores, clientes, e rede de comunicação social.
Como criar um calendário de relações públicas?
Se não estiver a ter a consciência que planeou ou se sentir que fez tudo o que podia mas os seus esforços ainda são invisíveis, então é altura de recriar a sua estratégia e escolher as estratégias apropriadas.
Uma vez terminado o seu plano, é altura de criar um calendário de relações públicas. Por onde se começa? Aqui está como fazê-lo:
1. Escolha o seu formato
Criar uma folha de cálculo Excel. Também se pode usar o Word ou outro programa, mas muitas pessoas acham o Excel útil para usar e útil para ser capaz de mudar as coisas à volta e ligar as coisas mais visualmente.
Os seus eventos, posts e outras actividades serão listados numa coluna abaixo uns dos outros (veja os exemplos no final do artigo). Os meses do ano serão listados nas colunas da esquerda para a direita.
2. Decidir sobre os seus tipos de conteúdo
Uma vez escolhido o local onde vai cumprir o seu calendário de relações públicas, é altura de começar a criar as suas campanhas e os processos que as acompanham. Um dos primeiros passos que terá de dar é detectar os tipos de conteúdo que terá de implementar e ampliar o seu conteúdo e cobertura de relações públicas.
Os tópicos a incluir são:
Os detalhes do que precisa de colocar no seu calendário de relações públicas dependerá, naturalmente, do seu negócio, e terá de fazer alguma investigação antes de decidir o que é relevante. Um plano mensal ou anual bem sucedido contém bastante trabalho preliminar antes de começar a preencher os detalhes do calendário. Faça uma tempestade de ideias com a sua equipa, e pesquise os elementos. Aqui estão algumas ideias para o ajudar a começar com os tipos de actividades a considerar e a incluir:
- As datas de alto nível a incluir aqui podem ser o início e o fim do exercício financeiro, prazos orçamentais, lançamentos de produtos planeados, aniversário da empresa, e grandes eventos anuais.
- Destacar as exposições a que a empresa pretende assistir, bem como conferências e oportunidades de oradores. A empresa participa numa conferência de vendas, numa reflexão anual, ou num exercício de constituição de equipa empresarial?
- Comunicados de imprensa: novos produtos, serviços, iniciativas, e colaborações.
- Prazos de entrega de prémios.
- Tópico/tema em foco para publicações chave.
- Dias/semanas de consciencialização.
- Acontecimentos anuais quando relevante (por exemplo, o orçamento).
- Eventos sazonais (Páscoa, Halloween, Ano Novo, NatalVerão, início das aulas, hora do exame).
- Eventos – será o anfitrião ou participante nos mesmos.
- Oportunidades de orador – para se apresentar a si próprio.
- Colocação de artigos em destaque.
- Blogging de convidados.
- Revisão/actualização de materiais.
- Revisão/actualização do website.
- Boletim informativo, em papel ou em formato digital.
- Blog.
- Acompanhamento de concorrentes e de notícias.
- Postos nos meios de comunicação social.
- Manter-se em contacto com bloggers chave, influenciadores e contactos com os media.
Pode manter e manter-se em contacto com outras pessoas se planear as suas actividades de relações públicas desta forma. A montagem do calendário é feita juntamente com a realização de algumas pesquisas para cada parte – para encontrar as oportunidades certas e também para encontrar contactos específicos com quem colaborar. Encontrar os contactos certos dos meios de comunicação social que estarão interessados em estabelecer uma parceria consigo, e como os fazer interessar é uma parte fundamental da sua estratégia de relações públicas. Se quiser tornar o seu trabalho mais fácil, consulte o PRNEWS.IO serviço.
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3. Manter as peças em movimento organizadas
Finalmente, é necessário apresentar o calendário à sua equipa, utilizá-lo, e mantê-lo. Parece óbvio, mas verificar o calendário de RP quando se começa a trabalhar todos os dias é um novo hábito que se deve obter.
Aqui estão algumas formas de tornar mais fácil uma construção dessa rotina:
- Definir directrizes de codificação por cores para que a informação seja facilmente percebida para “verificações rápidas”.
- Bloquear o tempo para actualizar o calendário todas as semanas.
- Utilizar o calendário em reuniões de equipa (ou directamente depois).
Exemplos de Calendário de RP
MESMO A ESTRATÉGIA MAIS BÁSICA PROVARÁ SER INESTIMÁVEL A LONGO PRAZO. A CRIAÇÃO DE UMA AGENDA DE RELAÇÕES PÚBLICAS É UM SIMPLES PASSO SEGUINTE APÓS O DESENVOLVIMENTO DA SUA ESTRATÉGIA. SIGA ESTES PASSOS PARA COMPLETAR A TAREFA COM SUCESSO. FAÇA UMA FOLHA DE CÁLCULO EM EXCEL. PODE USAR O WORD OU UMA APLICAÇÃO SEMELHANTE, MAS SINTO QUE A FLEXIBILIDADE DO EXCEL E A FACILIDADE COM QUE POSSO FAZER LIGAÇÕES VISUAIS ENTRE DIFERENTES SECÇÕES FAZEM DELE O MEU PROGRAMA DE ELEIÇÃO. TUDO O QUE FIZER SERÁ DISPOSTO DE FORMA CLARA NUMA ÚNICA COLUNA. AS COLUNAS SERÃO ETIQUETADAS DA ESQUERDA PARA A DIREITA, DE ACORDO COM OS MESES DO ANO. E AGORA, FINALMENTE, O SEU PRÓPRIO CALENDÁRIO PR ESTÁ COMPLETO E PRONTO PARA A SUA LEITURA. O APOIO A EIXOS DE ACTIVIDADE COM OUTROS É FACILITADO COM UM PLANEAMENTO CUIDADOSO.
JESSICA, GERENTE EM IBOYSOF
Aqui estão os modelos para uma melhor compreensão, mas, claro, aquele que foi criado por si será o perfeito.
Fonte: Hootsuite
Fonte: DemandMetric
Peritos da indústria sobre Calendário de relações públicas
Victoria Miville a partir de OpenHousePublicRelations.com
Grandes ideias no seu post original no blogue! Uma adição oportuna poderia ser a monitorização de palavras-chave e tópicos de tendências relacionados. Isto poderia caber no seu ponto #2 juntamente com a monitorização de concorrentes e histórias de notícias.
A monitorização de tópicos de tendências e palavras-chave proporciona uma oportunidade de desenvolver campos de tendência oportunos que não requerem um novo produto/serviço. Além disso, a maioria dos meios de comunicação social têm SEO ou ganhos de afiliação incorporados no seu modelo de negócio, pelo que o apoio a uma apresentação com factos de tendências ou estatísticas de comércio electrónico de tendências acrescenta mais apelo à apresentação.
Nikolay Krastev um especialista em SEO freelance de Nikolaykrastev.com
Comece por estabelecer objectivos para os seus esforços de relações públicas. Isto irá ajudá-lo a determinar que eventos, notícias, e outros itens que deseja incluir no seu calendário.
Considere o calendário dos seus eventos e notícias. Por exemplo, se estiver a promover um novo produto, poderá querer agendar um comunicado de imprensa e uma divulgação mediática algumas semanas antes do lançamento do produto.
Certifique-se de coordenar com outros departamentos, tais como marketing e vendas, para evitar conflitos e assegurar que os seus esforços de relações públicas se alinham com os objectivos gerais da empresa.
Use uma variedade de tácticas para atingir o seu público alvo, incluindo comunicados de imprensa, entrevistas nos meios de comunicação, e campanhas nos meios de comunicação social.
Monitorize e acompanhe o sucesso dos seus esforços de relações públicas, e use esta informação para ajustar o seu calendário e tácticas conforme necessário.
Ser flexível e disposto a adaptar-se à evolução das circunstâncias. Por exemplo, se ocorrer um evento noticioso importante que seja relevante para a sua indústria, poderá ter de ajustar o seu calendário para o abordar.
Globalmente, a chave do sucesso com um calendário de relações públicas é ter uma estratégia clara, coordenar com outros departamentos, e ser flexível e adaptável.
Thomas Niemczewski, CEO e Fundador em Caçadores de sonhos
Uma das dicas mais importantes para criar um calendário de relações públicas bem sucedido é começar a planear com bastante antecedência. O planeamento com antecedência permite às empresas tirar partido de oportunidades a longo prazo e garantir que têm tempo suficiente para se prepararem para eventos ou campanhas.
Embora planear com antecedência seja importante, é também importante criar espaço para a flexibilidade no seu calendário. Por muito que se planeie um calendário de relações públicas, podem surgir eventos ou oportunidades inesperadas que precisem de ser abordadas rapidamente. Ao permitir algum espaço de flexibilidade, as empresas podem tirar partido destas oportunidades.
Outra chave para ter um calendário de relações públicas bem sucedido é incorporar múltiplos meios de comunicação social nos seus planos. Da televisão e rádio ao digital e à imprensa, existem múltiplas formas de levar a sua mensagem ao público. A utilização de diferentes meios de comunicação pode ajudar a assegurar que a sua mensagem seja ouvida por uma grande variedade de pessoas.
Ao criar um calendário de relações públicas, é importante aproveitar todos os seus recursos disponíveis. Desde pessoal interno a agências e vendedores externos, certifique-se de incluir todos os que possam ajudar no seu planeamento e execução. A utilização dos seus recursos pode ajudar a garantir o sucesso de quaisquer campanhas ou iniciativas.
Finalmente, é importante acompanhar o seu progresso e rever o seu calendário regularmente. Isto pode ajudar a assegurar que as campanhas e iniciativas sejam executadas a tempo e na medida das suas capacidades. Pode também ajudar a identificar quaisquer áreas de melhoria que necessitem de ser abordadas.
Jimmy Huh, CEO e Fundador | JH SEO
A primeira dica é de planear com antecedência. Certifique-se de dar a si próprio tempo suficiente para planear e executar correctamente as suas actividades de relações públicas. Estabeleça um cronograma, orçamento e objectivos para cada actividade e conceda tempo suficiente para a completar com sucesso. A próxima é ser organizado. Mantenha-se a par das suas actividades de RP usando uma folha de cálculo ou calendário. Isto irá ajudá-lo a manter-se organizado e evitar quaisquer prazos em falta ou reservas duplas. Também precisa de ser flexível. Embora as relações públicas normalmente exijam muito planeamento, é importante ser flexível quando necessário. Se surgir uma oportunidade mediática ou se uma linha temporal precisar de ser ajustada, não tenha medo de ajustar o seu calendário de relações públicas. Além disso, mantenha-o simples. Mantenha-se fiel ao básico e concentre-se em algumas actividades chave que sabe que pode concluir com sucesso. Finalmente, é medir o seu sucesso. Assegure-se de acompanhar o sucesso das suas actividades de relações públicas. Isto irá ajudá-lo a compreender o que está a funcionar e o que precisa de ser melhorado.
Bill Corbett, Jr., Corbett Relações Públicas Público
Alavancar o calendário de relações públicas como ferramenta para desenvolver ideias de media pitch. Dias, semanas e meses especiais de sensibilização são frequentemente utilizados pelos meios de comunicação social para os ajudar a concentrarem-se num tópico ou tendência.
Os calendários permitem-lhe prever o futuro. Todos os anos sabemos que os meios de comunicação social vão fazer histórias negras de sexta-feira, o que significa que querem falar com os retalhistas. Na Cyber Monday querem falar com empresas de comércio electrónico e, a 15 de Abril, sabemos que vão querer falar com contabilistas com dicas fiscais de última hora.
Saber também que os meios de comunicação social estarão atentos a um tópico significa que a competição para obter cobertura será também mais desafiante. Com um calendário e alertas estabelecidos com bastante antecedência, novas listas de meios de comunicação, comunicados de imprensa, dados e lançamentos podem ser reduzidos com bastante antecedência para vencer a competição. É também importante saber que os meios de comunicação social podem estar tão inundados de campos que não é uma boa altura para os contactar, em vez disso, pivotar e ficar longe de lançar um tópico num destes dias. Por exemplo, Dar Terça-feira tem recebido muita atenção e muitas instituições de caridade procuram angariar fundos e assegurar publicidade neste dia. Há tantos que procuram mais atenção do que aqueles que conseguem partilhar a sua mensagem.
Cada mês do ano desenvolve um tema onde um tópico ou assunto específico será o centro das atenções. Estes temas podem relacionar-se com férias e semanas de sensibilização, mas em geral permitem que se preste atenção a um tópico, bem como à perícia ou conhecimentos de uma empresa nesta área.
Calendários editoriais seguros para as principais publicações e sobrelotados com o seu calendário de relações públicas.
Os calendários são óptimos e muito úteis. No entanto, não fique bloqueado a trabalhar apenas em artigos que estão no seu calendário. Use este planeamento como base e base para os seus esforços de relações públicas. Contudo, não perca as notícias de última hora e outras oportunidades que se apresentam todas as semanas. Deixe algum tempo no seu calendário para abordar as questões do dia, se houver necessidade. Ter um calendário irá gerar trabalho, deve também permitir flexibilidade.
Não faça uma reserva excessiva do seu calendário. Use o seu calendário de relações públicas para distribuir o trabalho durante todo o ano.
David W. Craig, Sócio Fundador e Gerente da Craig, Kelley & Faultless LLC
Começamos a criar o nosso Calendário de Relações Públicas, acrescentando primeiro em feriados e ocasiões especiais que não podem ser alteradas ou substituídas para que possamos elaborar a nossa agenda por esses dias. Estes dias específicos dão-nos um ponto de partida que podemos utilizar para criar um calendário de relações públicas impactante e eficaz.
Estes dias incluem feriados importantes como o Natal, Ano Novo, Acção de Graças, e muito mais.
Depois, preenchemos o calendário com ocasiões especiais que se enquadrarão no nosso calendário editorial, como o Mês do Orgulho, o Mês da História Negra, e muito mais.
Estas férias e ocasiões especiais dão-nos um ponto de partida e podem ajudar-nos a encontrar ideias para as nossas campanhas de relações públicas.
Depois começamos a preencher o resto do ano e criamos um calendário de relações públicas estrategicamente planeado e uniformemente espaçado para assegurar que estamos a tomar as melhores decisões ao longo do ano e que temos tempo suficiente para planear adequadamente cada passo.
É assim que criamos o nosso calendário de relações públicas todos os anos e estamos actualmente a começar a planear 2023. Este primeiro passo fácil permite-nos começar com o pé direito e é eficaz para nós.
Simon Bacher, Co-Fundador da empresa start-up Simya Solutions
Detalhes do Lote A chave PR
A maioria dos calendários de relações públicas inclui apenas o título ou uma descrição muito curta da actividade ou projecto de relações públicas. Como os calendários de relações públicas são normalmente colocados em folhas de Excel ou outras apresentações visuais digitais, recomendo recortar os detalhes chave para poupar tempo e esforço entre o calendário e os planos do projecto de relações públicas. Todas as pessoas nas relações públicas, marketing e outras equipas relacionadas podem aceder rapidamente ao calendário sem tantas perguntas de seguimento, porque os detalhes já estão traçados.
Mika Tomada, especialista em relações públicas em Pearl Lemon PR
Conhecer e ficar confortável com a ferramenta de calendário que utiliza é uma dica que o encorajo vivamente a seguir. Isto ajudará a tornar os outros processos muito mais fáceis, e se tiver conhecimentos suficientes sobre a ferramenta que está a utilizar, as suas hipóteses de ter um resultado eficaz e criativo são elevadas.
Além disso, é altamente benéfico analisar o seu mercado e gerar ideias de RP juntamente com a sua equipa, a fim de identificar as estratégias mais bem sucedidas. Semelhante à forma como as ideias de conteúdo são geradas, este processo de brainstorming produz conceitos.
Classificar as suas ideias em várias categorias ajudá-lo-á a manter-se organizado e a reduzir o tempo que pensa.
Carla Diaz, Co-fundadora de Banda Larga
Os calendários de relações públicas são uma óptima forma de estabelecer objectivos claros para um determinado período de tempo. Em vez de apenas improvisar – o que provavelmente lhe trará resultados medíocres – a utilização de um calendário de relações públicas ajudá-lo-á a identificar as principais necessidades dos clientes ao longo do ano e a criar conteúdos e a gerir as relações públicas de forma mais eficaz. O meu conselho para quem planeia criar um calendário de relações públicas é que precisa de alinhar o seu conteúdo com os seus objectivos para o ano. Embora possa simplesmente criar diferentes conteúdos para sair e gerir as suas relações públicas, é melhor ter um objectivo claro para diferentes pontos no tempo. Isto irá ajudá-lo a criar um tema geral para a sua estratégia de RP ao longo do ano e, assim, dar ao seu público uma experiência mais consistente com o seu negócio. A coerência pode fazer uma grande diferença na forma como os seus clientes querem interagir com a sua marca, pelo que esta é uma óptima forma de aumentar as conversões e gerir o seu negócio e reputação.
Palavras finais
Um calendário de relações públicas aliviará a tensão e a sobrecarga de malabarismo de múltiplos projectos em múltiplas etapas. Contudo, só quando o utiliza, é que atinge os seus objectivos de RP e completa as suas tarefas planeadas a tempo e na medida do possível. Se ainda não tiver um calendário, é altura de começar a construí-lo e apresentá-lo à sua equipa agora.
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