Une campagne de relations publiques efficace est le résultat d’un bon plan stratégique. Cela commence par la création d’un plan pour le contenu gagné et le contenu de marque, ainsi que pour les échéances, les événements marquants et les événements sectoriels. La planification est essentielle pour obtenir de bons résultats en matière de relations publiques, et le calendrier des relations publiques en est un élément essentiel. C’est d’ailleurs l’arme secrète de nombreuses agences de relations publiques et de leurs responsables.
Considérez-le comme votre feuille de route en matière de contenu, qui garantit un flux régulier de couverture médiatique, même si vous n’êtes pas encore au courant des principales annonces. Le créer n’est pas quelque chose de tape-à-l’œil ou de créatif, mais c’est très important pour un calendrier de placement média solide. Dans cet article, vous découvrirez pourquoi vous devez commencer à utiliser un calendrier de relations publiques et comment il peut stimuler les résultats des médias gagnés, suivre les objectifs et maintenir l’alignement de tous les éléments d’un plan de relations publiques.
Qu’est-ce qu’un calendrier de relations publiques ?
Un calendrier des relations publiques est un calendrier ou un plan de votre projet ou de votre campagne qui montre toutes les parties principales nécessaires pour présenter et assurer les relations publiques ou la couverture médiatique. Il peut également les mettre en évidence par rapport à vos autres campagnes de marketing et événements commerciaux importants, afin que vous puissiez suivre l’alignement de votre calendrier de relations publiques sur le reste du plan d’entreprise.
Il est important de noter que le calendrier des relations publiques n’est pas un simple tableau indiquant les dates de publication ou les échéances finales. Il décompose les différentes parties du processus et toutes les tâches qui y sont associées en un calendrier pratique.
Toutes les échéances mineures, les réunions et les rendez-vous liés aux tâches, les demandes de visuels de la part de l’équipe de conception et de contenu de la part des cadres doivent y figurer. Toutes les tâches et activités auxquelles vous pouvez penser à l’avance sont nécessaires pour assurer une bonne couverture.
Pourquoi avez-vous besoin d’un calendrier de relations publiques ?
Vous connaissez probablement déjà les calendriers d’entreprise, les calendriers de contenu, les calendriers de marketing et bien d’autres choses encore. Pourquoi les calendriers de relations publiques doivent-ils être utilisés également, et pourquoi vous et votre entreprise devez-vous en avoir un ? S’agit-il simplement de rester plus organisé ? Oui, et non. Il peut vous apporter bien plus qu’un simple endroit où déposer toutes vos pensées et tous vos projets.
C’est de cela qu’il s’agit :
Il vous aidera à voir plus clairement ce que vous faites et quand. Vous aurez une vue rapide des points sur lesquels vous devez vous concentrer à court et à long terme. Cela signifie que vous pouvez consacrer tout votre temps et vos efforts aux activités qui ont besoin de votre aide et qui vous aideront à atteindre les objectifs de votre marque et à cibler les bons publics de manière plus efficace.
Un calendrier des relations publiques sera utile pour coordonner les relations publiques avec les autres activités de l’entreprise. Imaginez que les différents calendriers de votre agenda Google représentent les différentes parties de vos plans de relations publiques et de votre marketing. Chacun d’entre eux vous offre une vision distincte, mais en les fusionnant, vous obtiendrez une vue d’ensemble. Le calendrier général de l’entreprise est la partie principale sur laquelle tout le reste doit se baser. Le calendrier marketing constitue la deuxième partie : il s’agit de la manière dont vous présentez votre calendrier principal à vos clients ou à vos responsables, par le biais de lancements et de campagnes, par exemple. Le calendrier des relations publiques peut être la troisième partie, qui montre les activités que vous utiliserez pour mettre en œuvre votre stratégie de relations publiques et des campagnes particulières.
Il permet de planifier les relations publiques en fonction des fêtes et des événements. Le calendrier des relations publiques permet également d’améliorer le travail de l’ensemble de l’équipe en préparant à l’avance les fêtes ou événements saisonniers auxquels votre équipe pourrait vouloir participer afin d’accroître la portée, la notoriété et l’image de votre entreprise. Des milliers d’événements et de fêtes pourraient attirer l’attention sur votre entreprise grâce à une promotion collective. N’oubliez cependant pas d’utiliser les activités pertinentes. Ces activités importantes et sensibles au facteur temps peuvent vous surprendre à un mauvais moment, lorsque vous n’êtes pas prêt à les affronter. Par conséquent, le travail de préparation qui doit être planifié à l’avance devient crucial.
En attirant l’attention sur les dates propres à votre marque (comme le lancement de nouveaux produits ou de nouvelles collections, ou encore les initiatives ou les anniversaires de la marque), vous pourrez mieux planifier, aligner et programmer les activités destinées à les promouvoir. Vous saurez ainsi qui sont vos cibles et combien de semaines ou de mois à l’avance vous devez les contacter pour les informer de vos prochaines nouveautés, ce qui vous donnera tout le temps nécessaire pour commencer à planifier le discours parfait.
Il est également utile de mettre en place des partenaires internes et externes plus faciles à contacter. Lorsque vous travaillez en partenariat, comme l’exigent les relations publiques, vous devez rendre des comptes à de nombreuses personnes : collaborateurs externes, comme les journalistes et les éditeurs, collègues et collaborateurs directs, et indépendants qui collaborent avec votre marque. Un calendrier des relations publiques vous aidera donc à éviter les retards, les dépassements de budget, etc.
Un calendrier de relations publiques créera un flux régulier d’activités qui seront beaucoup plus fructueuses que des coups de relations publiques ponctuels. Des efforts constants en matière de relations publiques peuvent sembler fatigants, mais le fait de les poursuivre vous permettra de rester visible et pertinent. Plus vous aurez d’activités, plus vous obtiendrez de couverture et la partagerez avec vos followers, vos clients et votre réseau médiatique.
Comment créer un calendrier de relations publiques ?
Si vous n’obtenez pas la notoriété escomptée ou si vous avez l’impression d’avoir fait tout ce que vous pouviez mais que vos efforts restent invisibles, il est temps de recréer votre stratégie et de choisir les stratégies appropriées.
Une fois votre plan établi, il est temps de créer un calendrier de relations publiques. Par où commencer ? Voici comment procéder :
1. Choisissez votre format
Créez une feuille de calcul Excel. Vous pouvez également utiliser Word ou un autre programme, mais beaucoup de gens trouvent Excel pratique à utiliser et utile pour pouvoir modifier les choses et les relier plus visuellement.
Vos événements, posts et autres activités seront listés dans une colonne les uns en dessous des autres (voir les exemples à la fin de l’article). Les mois de l’année sont listés dans les colonnes de gauche à droite.
2. Décidez de vos types de contenu
Une fois que vous avez choisi l’endroit où vous remplirez votre calendrier de relations publiques, il est temps de commencer à créer vos campagnes et les processus qui les accompagnent. L’une des premières étapes consiste à identifier les types de contenu dont vous aurez besoin pour mettre en œuvre et amplifier votre contenu et votre couverture RP.
Les sujets à inclure sont les suivants :
Les détails de ce que vous devez inclure dans votre calendrier de relations publiques dépendront, bien sûr, de votre entreprise, et vous devrez faire quelques recherches avant de décider de ce qui est pertinent. Un plan mensuel ou annuel réussi comporte un certain nombre de travaux préliminaires avant que vous ne commenciez à inscrire les détails sur le calendrier. Faites un brainstorming avec votre équipe et recherchez les éléments. Voici quelques idées pour vous aider à commencer à réfléchir aux types d’activités à envisager et à inclure :
- Les dates à retenir sont le début et la fin de l’exercice financier, les échéances budgétaires, les lancements de produits prévus, l’anniversaire de l’entreprise et les principaux événements annuels.
- Mettez en évidence les expositions auxquelles l’entreprise prévoit de participer, ainsi que les conférences et les possibilités d’intervention. L’entreprise participe-t-elle à une conférence commerciale, à un séminaire annuel de réflexion ou à un exercice de renforcement de l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise ?
- Communiqués de presse : nouveaux produits, services, initiatives et collaborations.
- Dates limites de remise des prix.
- Sujet/thème des principales publications.
- Journées/semaines de sensibilisation.
- Événements annuels, le cas échéant (par exemple, le budget).
- Événements saisonniers (Pâques, Halloween, Nouvel An, Noël, été, rentrée scolaire, période d’examens).
- Événements – vous les accueillerez ou y participerez.
- Possibilités d’intervention – pour vous présenter.
- Placement d’un article de fond.
- Blogs en tant qu’invité.
- Révision/mise à jour du matériel.
- Révision/mise à jour du site web.
- Bulletin d’information, en version papier ou numérique.
- Blog.
- Suivi des concurrents et des nouvelles.
- Messages sur les médias sociaux.
- Garder le contact avec les principaux blogueurs, influenceurs et contacts avec les médias.
En planifiant vos activités de relations publiques de cette manière, vous pouvez maintenir et garder le contact avec d’autres personnes. L’élaboration du calendrier s’accompagne d’un travail de recherche pour chaque partie – pour trouver les bonnes opportunités et pour trouver des contacts spécifiques avec lesquels collaborer. Trouver les bons contacts médiatiques qui seront intéressés par un partenariat avec vous et savoir comment les intéresser est un élément clé de votre stratégie de relations publiques. Pour vous faciliter la tâche, découvrez le service PRNEWS.IO.
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3. Organiser les éléments mobiles
Enfin, vous devez présenter le calendrier à votre équipe, l’utiliser et le tenir à jour. Cela semble évident, mais vérifier le calendrier des relations publiques lorsque vous commencez à travailler chaque jour est une nouvelle habitude que vous devriez prendre.
Voici quelques moyens de faciliter la mise en place de cette routine :
- Établissez un code de couleurs pour que les informations soient facilement perceptibles lors des « vérifications rapides ».
- Réservez du temps pour mettre à jour le calendrier chaque semaine.
- Utilisez le calendrier lors des réunions d’équipe (ou directement après).
Exemples de calendriers de relations publiques
Même la stratégie la plus élémentaire s’avérera inestimable à long terme. La création d’un calendrier de relations publiques est une étape simple qui suit l’élaboration de votre stratégie. Suivez les étapes suivantes pour mener à bien cette tâche. Créez une feuille de décompte dans Excel. Vous pourriez utiliser Word ou une application similaire, mais je pense que la flexibilité d’Excel et la facilité avec laquelle je peux établir des liens visuels entre les différentes sections en font mon programme de prédilection. Tout ce que vous faites sera présenté proprement dans une seule colonne. Les colonnes seront étiquetées de gauche à droite en fonction des mois de l’année. Enfin, votre propre calendrier des relations publiques est prêt à être consulté. Il est plus facile de soutenir des activités avec d’autres en les planifiant soigneusement.
Jessica, Manager chez iBoysoft
Voici les modèles pour une meilleure compréhension, mais, bien sûr, celui qui a été conçu par vous sera le plus parfait.
Source: Hootsuite
Source: DemandMetric
Experts de l’industrie sur le calendrier des RP
Victoria Miville de OpenHousePublicRelations.com
D’excellentes idées dans votre article de blog original ! Un ajout opportun pourrait être la surveillance des mots-clés et des sujets tendance connexes. Cela pourrait s’inscrire dans le cadre de votre point #2, tout comme la surveillance des concurrents et des articles d’actualité.
La surveillance des sujets et des mots-clés en vogue permet d’élaborer des présentations opportunes qui ne nécessitent pas de nouveau produit ou service. En outre, la plupart des médias intègrent dans leur modèle d’entreprise des gains liés au référencement ou à l’affiliation, de sorte que le fait d’étayer un argumentaire par des faits ou des statistiques de commerce électronique en vogue ajoute un attrait supplémentaire à l’argumentaire.
Nikolay Krastev, spécialiste SEO indépendant de Nikolaykrastev.com
Commencez par fixer des objectifs pour vos activités de relations publiques. Cela vous aidera à déterminer les événements, les nouvelles et les autres éléments que vous souhaitez inclure dans votre calendrier.
Tenez compte du calendrier de vos événements et de vos nouvelles. Par exemple, si vous faites la promotion d’un nouveau produit, vous pouvez prévoir un communiqué de presse et un contact avec les médias quelques semaines avant le lancement du produit.
Veillez à vous coordonner avec d’autres services, tels que le marketing et les ventes, afin d’éviter les conflits et de vous assurer que vos efforts en matière de relations publiques sont conformes aux objectifs généraux de l’entreprise.
Utilisez diverses tactiques pour atteindre votre public cible, notamment des communiqués de presse, des interviews avec les médias et des campagnes dans les médias sociaux.
Surveillez et suivez le succès de vos efforts de relations publiques et utilisez ces informations pour ajuster votre calendrier et vos tactiques si nécessaire.
Soyez flexible et prêt à vous adapter à des circonstances changeantes. Par exemple, si un événement majeur se produit dans votre secteur d’activité, vous devrez peut-être adapter votre calendrier en conséquence.
Dans l’ensemble, la clé de la réussite d’un calendrier de relations publiques réside dans une stratégie claire, la coordination avec les autres services et la souplesse et l’adaptabilité.
Thomas Niemczewski, PDG et fondateur de Dream Chasers
L’un des conseils les plus importants pour créer un calendrier de relations publiques réussi est de commencer à planifier longtemps à l’avance. La planification permet aux entreprises de profiter des opportunités à long terme et de s’assurer qu’elles disposent de suffisamment de temps pour préparer des événements ou des campagnes.
S’il est important de planifier à l’avance, il est également important de laisser de la place à la flexibilité dans votre calendrier. Quel que soit le degré de planification du calendrier des relations publiques, des événements ou des opportunités inattendus peuvent survenir et nécessiter une réponse rapide. En prévoyant une certaine marge de manœuvre, les entreprises peuvent tirer parti de ces opportunités.
Une autre clé de la réussite d’un calendrier de relations publiques consiste à intégrer plusieurs médias dans vos plans. De la télévision à la radio, en passant par le numérique et l’imprimé, il existe de nombreux moyens de faire passer votre message au public. L’utilisation de différents médias peut vous aider à faire en sorte que votre message soit entendu par un grand nombre de personnes.
Lors de l’élaboration d’un calendrier de relations publiques, il est important de tirer parti de toutes les ressources disponibles. Qu’il s’agisse du personnel interne, des agences externes ou des fournisseurs, veillez à inclure toutes les personnes susceptibles de vous aider dans la planification et l’exécution de vos activités. L’utilisation de vos ressources peut contribuer à la réussite de toute campagne ou initiative.
Enfin, il est important de suivre vos progrès et de revoir votre calendrier régulièrement. Cela permet de s’assurer que les campagnes et les initiatives sont exécutées à temps et au mieux de leurs capacités. Cela permet également d’identifier les points à améliorer.
Jimmy Huh, CEO and Founder | JH SEO
Le premier conseil est de planifier à l’avance. Veillez à vous donner suffisamment de temps pour planifier et exécuter correctement vos activités de relations publiques. Établissez un calendrier, un budget et des objectifs pour chaque activité et prévoyez suffisamment de temps pour les mener à bien. Ensuite, il faut être organisé. Gardez une trace de vos activités de relations publiques en utilisant une feuille de calcul ou un calendrier. Cela vous aidera à rester organisé et à éviter les délais non respectés ou les doubles réservations. Vous devez également faire preuve de souplesse. Si les relations publiques exigent généralement beaucoup de planification, il est important de faire preuve de souplesse lorsque cela s’avère nécessaire. Si une opportunité médiatique se présente ou si un calendrier doit être modifié, n’ayez pas peur d’adapter votre calendrier de relations publiques. En outre, restez simple. Tenez-vous-en à l’essentiel et concentrez-vous sur quelques activités clés que vous savez pouvoir mener à bien. Enfin, mesurez votre succès. Veillez à suivre le succès de vos activités de relations publiques. Cela vous aidera à comprendre ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public
Utilisez le calendrier des relations publiques comme outil pour développer des idées de présentation aux médias. Les jours, semaines et mois de sensibilisation spéciale sont souvent utilisés par les médias pour les aider à se concentrer sur un sujet ou une tendance.
Les calendriers vous permettent de prédire l’avenir. Chaque année, nous savons que les médias feront des articles sur le vendredi noir, ce qui signifie qu’ils veulent s’entretenir avec les détaillants. Le 15 avril, nous savons qu’ils voudront parler aux comptables pour leur donner des conseils fiscaux de dernière minute.
Le fait de savoir que les médias seront attentifs à un sujet signifie également que la concurrence pour obtenir une couverture sera plus difficile. Avec un calendrier et des alertes établis longtemps à l’avance, les nouvelles listes de médias, les communiqués de presse, les données et les présentations peuvent être préparés longtemps à l’avance pour devancer la concurrence. Il est également important de savoir que les médias peuvent être tellement inondés de propositions qu’il n’est pas opportun de les contacter, mais plutôt de pivoter et d’éviter de proposer un sujet pendant l’une de ces journées. Par exemple, le Mardi de la générosité a reçu beaucoup d’attention et de nombreuses organisations caritatives cherchent à collecter des fonds et à s’assurer de la publicité ce jour-là. Il y a tellement de gens qui cherchent à attirer l’attention que plus de gens sont déçus que ceux qui parviennent à partager leur message.
Chaque mois de l’année, développez un thème où un sujet spécifique sera au centre de l’attention. Ces thèmes peuvent être liés à des fêtes ou à des semaines de sensibilisation, mais en général, ils permettent d’attirer l’attention sur un sujet et sur l’expertise ou les connaissances d’une entreprise dans ce domaine.
Obtenez les calendriers éditoriaux des principales publications et superposez-les à votre calendrier de relations publiques.
Les calendriers sont excellents et très utiles. Toutefois, ne vous contentez pas de travailler uniquement sur les éléments qui figurent dans votre calendrier. Utilisez cette planification comme base pour vos efforts de relations publiques. Cependant, ne manquez pas les dernières nouvelles et les autres opportunités qui se présentent chaque semaine. Prévoyez du temps dans votre agenda pour traiter les questions du jour, si le besoin s’en fait sentir. Le fait d’avoir un calendrier génère du travail, mais il doit aussi permettre une certaine flexibilité.
Ne le surchargez pas. Utilisez votre calendrier de relations publiques pour répartir le travail sur l’ensemble de l’année.
David W. Craig, associé directeur et fondateur de Craig, Kelley & Faultless LLC
Pour créer notre calendrier de relations publiques, nous commençons par ajouter les jours fériés et les occasions spéciales qui ne peuvent être changés ou remplacés, afin d’élaborer notre emploi du temps en fonction de ces jours. Ces jours spécifiques nous donnent un point de départ que nous pouvons utiliser pour créer un calendrier de relations publiques efficace et percutant.
Ces jours incluent les fêtes importantes comme Noël, le Nouvel An, Thanksgiving, etc.
Ensuite, nous complétons le calendrier avec des occasions spéciales qui s’intègrent dans notre calendrier éditorial, comme le Mois des fiertés, le Mois de l’histoire des Noirs, etc.
Ces fêtes et occasions spéciales nous donnent un point de départ et peuvent nous aider à trouver des idées pour nos campagnes de relations publiques.
Nous commençons ensuite à remplir le reste de l’année et à créer un calendrier de relations publiques stratégiquement planifié et régulièrement espacé, afin de prendre les meilleures décisions tout au long de l’année et de disposer de suffisamment de temps pour planifier correctement chaque étape.
C’est ainsi que nous créons notre calendrier de relations publiques chaque année et nous commençons actuellement à planifier l’année 2023. Cette première étape facile nous permet de partir du bon pied et s’avère efficace pour nous.
Simon Bacher, cofondateur de la start-up Simya Solutions, créateur de l’application Ling
Reprendre les détails clés des relations publiques
La plupart des calendriers de relations publiques ne comportent que le titre ou une très courte description de l’activité ou du projet de relations publiques. Comme les calendriers de RP sont généralement placés sur des feuilles Excel ou d’autres présentations visuelles numériques, je recommande de découper les détails clés afin d’économiser du temps et des efforts en faisant des allers-retours entre le calendrier et les plans du projet de RP. Tous les membres des équipes de relations publiques, de marketing et autres équipes concernées peuvent accéder rapidement au calendrier sans avoir à poser de questions supplémentaires, car les détails sont déjà tracés.
Mika Tomada, spécialiste des relations publiques chez Pearl Lemon PR
Connaître et se familiariser avec l’outil de calendrier que vous utilisez est un conseil que je vous encourage vivement à suivre. Cela facilitera grandement les autres processus, et si vous connaissez suffisamment bien l’outil que vous utilisez, vos chances d’obtenir un résultat efficace et créatif sont élevées.
En outre, il est très utile d’analyser votre marché et de générer des idées de relations publiques avec votre équipe afin d’identifier les stratégies les plus efficaces. De la même manière que les idées de contenu sont générées, ce processus de brainstorming produit des concepts.
Le fait de classer vos idées en plusieurs catégories vous aidera à rester organisé et à gagner du temps dans votre réflexion.
Carla Diaz, cofondatrice de Broadband
Les calendriers de relations publiques sont un excellent moyen de fixer des objectifs clairs pour une période donnée. Plutôt que d’improviser – ce qui vous donnera probablement des résultats médiocres – l’utilisation d’un calendrier de relations publiques vous aidera à identifier les principaux besoins des clients tout au long de l’année, à créer du contenu et à gérer les relations publiques de manière plus efficace. Je conseille à tous ceux qui envisagent de créer un calendrier de relations publiques d’aligner leur contenu sur leurs objectifs pour l’année. Bien que vous puissiez simplement créer différents contenus pour gérer vos relations publiques, il est préférable d’avoir un objectif clair pour les différents moments de l’année. Cela vous aidera à créer un thème général pour votre stratégie de relations publiques tout au long de l’année et donnera ainsi à votre public une expérience plus cohérente avec votre entreprise. La cohérence peut faire une grande différence dans la manière dont vos clients souhaitent interagir avec votre marque. C’est donc un excellent moyen d’augmenter les conversions et de gérer votre entreprise et votre réputation.
Le mot de la fin
Un calendrier de relations publiques permet d’alléger la pression et l’accablement liés à la gestion de plusieurs projets en plusieurs étapes. Toutefois, ce n’est qu’en l’utilisant que vous atteindrez vos objectifs en matière de relations publiques et que vous accomplirez les tâches planifiées dans les délais impartis, dans toute la mesure du possible. Si vous n’avez pas encore de calendrier, il est temps d’en créer un et de le présenter à votre équipe.
